Inrichten en uitvoeren van contractbeheer

Toon pagina in menu

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is. Zonder zorgvuldig contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Door contracten vast te leggen en te beheren heeft de organisatie een goed beeld van de verplichtingen die zijn aangegaan en van de momenten waarop (intensieve) monitoring nodig is. Het dwingt u te handelen wanneer een contract afloopt en helpt u te inventariseren voor welke activiteiten contracten zijn gesloten, zodat u inzicht krijgt in uw totale inkoopportfolio en u een inkoopplanning kunt maken.

De wijze van contractbeheer moet passen bij de organisatie. Als er sprake is van decentrale inkoop waarbij contracten decentraal worden afgesloten, dan kan het lastiger zijn om alle contracten centraal te beheren. Het is voor het inrichten van contractbeheer dus van belang te bedenken waar u de verantwoordelijkheid voor het beheer van contracten binnen de organisatie legt. Wilt u de contracten centraal beheren of decentraal en wordt de inkoopafdeling belast met het beheer, de financiële afdeling of de budgethouder?

Activiteiten contractbeheer

Activiteiten die vallen onder contractbeheer zijn onder meer de volgende.

Beheer contractgegevens

Alle gegevens dienen te worden geregistreerd en gedocumenteerd. Wijzigingen en aanvullingen van deze gegevens dient u bekend te maken aan diegene die er belang bij hebben, zoals de afdeling financiële zaken. Leg ook vast wie de contracteigenaar is. Het is raadzaam om periodiek een back-up te maken van deze informatie.

Archivering fysieke contracten  

Een volledig contractdossier (van aanvraag tot contract) behoort op een efficiënte wijze te worden beheerd. Tegenwoordig wordt steeds meer in digitale vorm opgeslagen. Houdt rekening met eventuele eisen uit de archiefwet.

Bewaken acties en planning

Contractbeheer dient te worden ondersteund door een contractbeheersysteem waarbij u attenderingen op data kunt genereren en activiteiten kunt bewaken zodat bekend is wanneer contracten aflopen, opgezegd, verlengd of gewijzigd moeten worden. Hierdoor kan ook het proces voor een nieuwe opdracht tijdig gestart worden.

Genereren management rapportages

Hierbij kunt u denken het genereren van gegevens als de looptijd van contracten; de kosten per contract of per afdeling; de bereikte besparingen en het signaleren van budgetoverschrijdingen.

Centraal aanspreekpunt

Het verspreiden van informatie om de interne organisatie te informeren over de contracten, leveranciersgegevens, wijzigingen enzovoorts.

Vormgeven contractbeheer

Bij het vormgeven van contractbeheer in uw organisatie moet u een aantal keuzes maken.

Welke informatie neemt u waar op?

Het verdient de voorkeur om alle informatie over contracten in één database op te slaan. Hierdoor wordt het ook eenvoudiger om te werken met een centrale database van voorwaarden en clausules voor het opstellen van contracten en is het gemakkelijker om toezicht te houden op de kwaliteit van het proces van contractmanagement.

Denk aan het vastleggen van:

  • Gegevens interne klant (contracteigenaar)
  • Einddatum
  • Opzegtermijn

Hoe richt u het proces in?

Eenduidige processen voor de gehele looptijd van een contract helpen om de efficiëntie en de transparantie te vergroten en risico’s te verkleinen. Bij het inrichten van het proces moeten er keuzes worden gemaakt met betrekking tot de volgende onderwerpen:

  • Waar en hoe worden de contracten geregistreerd
  • Wie is verantwoordelijk voor de inventarisatie, het invoeren en het bijhouden van de contracten
  • Welke gegevens met betrekking tot het contract moeten worden opgeslagen
  • Welke koppelingen met andere systemen zijn nodig

Wat voor systeem kiest u?

Inzet van de juiste technologie kan helpen om contracten op de juiste wijze te documenteren, het contractmanagement te ondersteunen met behulp van workflow, integratie met het operationele bestelsysteem te bewerkstelligen en prestaties te meten.

Optimaal contractbeheer vindt plaats in geautomatiseerde systemen. Een zogenoemd contractbeheersysteem heeft vaak raakvlakken met andere systemen, denk aan financiële systemen. Voordat u kiest voor een systeem, moet u weten met welke in de organisatie reeds aanwezige systemen raakvlakken zijn en welke gegevens al ergens worden vastgelegd. Het is raadzaam om periodiek een back-up te maken van de data.

Het inrichten van een contractbeheersysteem levert het volgende op:

  • Betere contractbewaking
  • Betere managementinformatie
  • Betere service naar de afdelingen
  • Kostenbesparing en tijdsbesparing
  • Communicatie binnen de organisatie

Communicatie binnen de organisatie

Nadat u het contractbeheersysteem hebt ingericht, zult u de organisatie moeten voorlichten over het systeem en de wijze van gebruik. Iedere medewerker die betrokken kan zijn bij een inkooptraject, behoort te weten waar het contractbeheer belegd is. Zodoende kunnen vragen tijdig bij de juiste afdeling terecht komen. Het is verstandig in de administratieve organisatie vast te leggen wie deze voorlichting op welk moment gaat verzorgen.