Accountantscontrole: de overeenkomst
In de overeenkomst leg je de gemaakte afspraken vast. De voorwaarden voor de overeenkomst zijn opgenomen in de aanbestedingsstukken, de eventuele conceptovereenkomst en de algemene voorwaarden dei van toepassing zijn.
Waar let de accountant op bij overeenkomsten
- Is de looptijd duidelijk gedefinieerd
- Is een verlengingsoptie(s) en andere opties die van invloed kunnen zijn op de financiële rechtmatigheid duidelijk beschreven
- Zijn verlengingopties correct toegepast
- Is er sprake van een wezenlijke wijziging (niet) wezenlijke wijziging
- Is tijdens de uitvoering voldaan aan de gestelde kernvoorwaarden
- Of op basis van de kernvoorwaarden belangrijke aandachtspunten zijn zoals: onduidelijke looptijd en/of opties tot verlenging, (niet) wezenlijke wijzigingen, meerwerk en prijs-/tariefwijzigingen
- Is de ondertekening van de overeenkomst in lijn met de mandaatregeling.
Kernvoorwaarden overeenkomst
De belangrijkste kernvoorwaarden die opgenomen dienen te worden in de overeenkomst zijn de volgende:
- de opdrachtomschrijving
- de opdrachtwaarde / financiële bedingen
- productspecificaties / de voorgestelde oplossing
- de startdatum van de opdracht
- de einddatum van de opdracht
- duidelijk gespecificeerde verlengingsopties mits van toepassing.
Looptijd overeenkomst
Voor de financiële rechtmatigheid van facturen is het van belang dat de looptijd duidelijk is gespecificeerd in de overeenkomst. Op basis van de startdatum, einddatum en eventuele opties tot verlenging kan worden beoordeeld of er nog een lopende overeenkomst ten grondslag ligt aan een binnenkomende factuur.
Verlenging looptijd
Het ontbreken van duidelijk gespecificeerde verlengingsopties in een overeenkomst kan leiden tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd en financiële onrechtmatigheid. Voor het opstellen van (stilzwijgende) verlengingsopties is het belangrijk om minimaal op te nemen:
- De looptijd van de verlengingsoptie, waardoor het duidelijk is hoe lang de verlengingsoptie de geldigheid van de overeenkomst kan verlengen.
- Het aantal keer dat er een verlengingsoptie kan worden benut, waardoor duidelijk wordt wat de maximale looptijd van de overeenkomst is.