Inkoopprocedures en -methodieken ICT
De Europese standaardprocedures – de openbare en de niet-openbare procedure - zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van uw ICT. Daarnaast kunt u ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.
In het geval van behoefte aan innovatieve of complexe oplossingen, en/of de behoefte aan noodzakelijke aanpassingen aan (gemakkelijk) beschikbare ICT geeft de Aanbestedingswet 2012 de mogelijkheid om meer dialoog te hebben met leveranciers tijdens de aanbesteding met behulp van de specifieke procedures de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen.
Specifieke inkoopprocedures
Als u kiest voor een niet-standaard procedure vanwege een specifieke omstandigheid, moet u het bestaan van die specifieke omstandigheid kunnen aantonen.
Concurrentiegerichte dialoog
De concurrentiegerichte dialoog biedt de ruimte voor geschikte gegadigden om verschillende oplossingen aan te dragen om in uw behoefte te kunnen voorzien. U kan in de dialoog samen met de deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk bepalen welke oplossing het best in uw behoefte kan voorzien.
Mededingingsprocedure met onderhandelingen
Bij mededingingsprocedure met onderhandeling kunt u in de aanbestedingsstukken het voorwerp van de opdracht bepalen door de vereisten en de vereiste kenmerken te beschrijven en de gunningscriteria vast te leggen. U geeft daarbij aan welke elementen van de beschrijving de minimumeisen zijn waaraan alle inschrijvingen moeten voldoen. Deze minimumeisen zijn vooral materiële, functionele en juridische voorwaarden en kenmerken waaraan een inschrijving moet voldoen of die zij moet bezitten. Vervolgens kunt u op basis van de eerste inschrijvingen onderhandelen (in opeenvolgende fasen). De inschrijvingen van de gegadigden worden als gevolg van deze onderhandelingen telkens aangepast en verbeterd. Alleen over de definitieve inschrijving, die het sluitstuk van de onderhandelingen vormt, wordt niet meer onderhandeld.
Verschillen
In de dialoog worden verschillende oplossingsmogelijkheden uitgewerkt. Dat is anders dan in de mededingingsprocedure met onderhandeling, omdat de onderhandelingen in die procedure betrekking hebben op de door de geselecteerde gegadigden ingediende inschrijvingen. Met die inschrijvingen ligt de voorgestelde oplossing vast en zijn alleen de verschillende aspecten van die oplossing voorwerp van onderhandeling.
Best Value Procurement (BVP)
De Best Value Procurement (of prestatie-inkoop) methodiek wordt regelmatig toegepast bij ICT-aanbestedingen. BVP betreft een methodiek voor inkopen en is geen wettelijke procedure. Kenmerkend aan BVP is dat de opdrachtgever minder standaarden en minimumeisen voorschrijft om de kwaliteit van de opdracht te garanderen. De markt krijgt op deze manier de kans om innovatieve oplossingen aan te dragen. Vaak stelt de aanbestedende dienst een plafondbedrag.
Aandachtspunten BVP
Mocht u gebruik willen maken van de BVP-methodiek in een aanbesteding, dan is het raadzaam om rekening te houden met de volgende punten.
Principle-agent principe en vendor lock-in
Er is vanuit de inkooppraktijk ook kritiek op BVP. Het principle-agent principe ligt op de loer. Het principle-agent principe ziet op de relatie tussen principaal (opdrachtgever) en 'agent' (opdrachtnemer) waarbij de opdrachtnemer niet alleen de belangen van de opdrachtgever nastreeft bij het uitvoeren van taken voor die opdrachtgever. De opdrachtgever is niet volledig in staat om dit te controleren doordat het zelf geen verregaande uitvraagspecificatie uitvoert en daarmee bepaalde informatie niet heeft. Door de informatie- en kennisvoorsprong bij de opdrachtnemer krijgt deze ruimte om buiten of zelfs tegen het belang van de opdrachtgever het eigen belang te dienen. De opdrachtnemer is meestal de specialist en heeft door zijn positie "dichter bij het vuur" ook een kennisvoorsprong. De opdrachtnemer is weliswaar gehoorzaamheid verschuldigd aan de opdrachtgever, maar de opdrachtgever kan dit niet afdoende controleren.
Houd er rekening mee, dat met het gebruik van BVP het risico op te hoge leveranciersafhankelijkheid, een vendor lock-in, groter wordt. Kiest u voor BVP, zorg dan altijd voor voldoende inhoudelijk tegenwicht tegenover uw opdrachtnemer, bijvoorbeeld door medewerkers te betrekken bij een BVP met voldoende materiekennis.
Rapport: Mogelijkheden om afhankelijkheid van ICT-leveranciers te verminderen
Maak de opdracht voldoende bepaalbaar
Alle aanbestedingen (dus ook BVP-aanbestedingen) moeten voldoen aan het beginsel van transparantie. Dat eist (onder meer) dat de uiteindelijke beslissing zodanig wordt gemotiveerd dat inschrijvers de wijze van beoordeling kunnen toetsen en kunnen controleren of de beoordeling de gunningsbeslissing rechtvaardigt. In enkele gerechtelijke uitspraken, over een procedure waarin met behulp van de BVP-methode werd ingekocht, vond de rechter dat de aanbestedende dienst onvoldoende kon motiveren op welk punt de winnaar van de aanbesteding zich onderscheidde, of vond dat de eisen te onduidelijk (vaag) waren.
Het tussentijds laten afvallen van inschrijvers is in beginsel niet mogelijk.
Bij reguliere (Europese) aanbestedingsprocedures is het niet mogelijk om gefaseerd gegadigden af te laten vallen. BVP werkt echter vaak met een aantal filters; fasen waarin gegadigden afvallen. De basis blijft dat alle geselecteerde gegadigden een volledige inschrijving kunnen doen aan de hand waarvan de aanbesteder – op basis van het gunningscriterium – de geselecteerde inschrijver kiest.
Zorg dat interviews transparant worden verwerkt
Bij BVP wordt vaak gewerkt met interviews om vast te stellen of de sleutelfunctionarissen van de inschrijver de kansen en risico's van het project doorgronden en interessante oplossingen hebben. Om een "level playing field" te behouden en op transparante en verifieerbare wijze met interviews te kunnen werken is een aantal waarborgen nodig. Deze kunnen bijvoorbeeld bestaan uit een duidelijk protocol met:
- een vaste interviewer;
- een vooraf vastgestelde vragenlijst;
- het opnemen van het interview en dit uitwerken in een proces-verbaal dat door beide partijen wordt ondertekend. Zonder deze waarborgen is een gelijke behandeling niet gegarandeerd en vormt BVP daarmee een aanbestedingsrisico.
Het aanvullen van de inschrijving is niet toegestaan
BVP kent meestal een Pre Award-fase (deze start met het voornemen tot gunning) waarin de geselecteerde inschrijver zijn aanbieding nader moet onderbouwen en moet laten zien dat deze realistisch is. Pas nadat gebleken is dat de aanbieding goed onderbouwd en realistisch is, en geen bezwaren tegen de gunningsbeslissing zijn ingebracht binnen de termijn als bedoeld in artikel 2.127 van de Aanbestedingswet 2012, wordt de overeenkomst gesloten.
Volgens de (Europese) aanbestedingsregels mag een nadere onderbouwing echter niet meer inhouden dan het toelichten van de aanbieding en de inschrijvingsprijs. Wijzigingen aanbrengen in de inschrijving is niet toegestaan. Ook zijn meerdere uitspraken gedaan over het herstel van fouten, aanvullen aanmelding/inschrijving.