Selecteren

• de door jou in de aankondiging van de opdracht of de selectieleidraad opgenomen procedurebepalingen;
• de uitsluitingscriteria en de geschiktheidseisen.

Het eventueel terugbrengen van het aantal gegadigden (shortlisten) vindt vervolgens plaats aan de hand van de door jou in de aankondiging van de opdracht of de selectieleidraad opgenomen selectiecriteria.

Voorafgaande handelingen

Bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure heb je onder meer beslissingen genomen over uitsluitingsgronden, minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria die je op geïnteresseerde bedrijven wilt toepassen. Je hebt deze gronden, eisen en criteria gepubliceerd in de aanbestedingsdocumenten (aankondiging en/of selectieleidraad).

Openen verzoeken tot deelneming

Wijze van indienen

De door jou als aanbestedende dienst voorgeschreven procedure van indiening van een verzoek tot deelneming moet nauwgezet worden nageleefd. Het gelijkheidsbeginsel vereist strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels. Onjuist of te laat ingediende verzoeken worden niet in behandeling genomen, maar terzijde gelegd. 

Openen

Je mag de verzoeken tot deelneming pas bekijken, nadat de termijn van aanmelden is verstreken. De verzoeken moet je vertrouwelijk behandelen. Na het verstrijken van de termijn van aanmelding komt het moment om de verzoeken van deelneming te openen. Bij schriftelijke verzoeken betekent dit enveloppen openen, het liefst met minimaal 2 personen. Het openen hoeft niet publiekelijk plaats te vinden. 

Checken of aan formele eisen voor het in behandeling nemen is voldaan

In de selectieleidraad heb je formele eisen gesteld ten aanzien van het in behandeling nemen van een verzoek tot deelname. 

Voorbeelden:   

• voorwaarde dat een verzoek tot deelneming ondertekend moet zijn door een daartoe bevoegde persoon;
• een bepaling over de sluitingstermijn, over de wijze van indiening (schriftelijk indienen, aanleveren per post of e-mail of fysiek afgeven);
• het verplicht gebruik van een bepaald format voor het indienen van een verzoek tot deelneming;
• het moeten bijvoegen van het voorgeschreven Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Je controleert of de verzoeken aan de door jou gestelde formele eisen van indiening voldoen. Een verzoek dient in beginsel volledig te zijn ingediend. Als dit niet het geval is neem je een verzoek niet in behandeling. Voor zover dit op basis van de regelgeving en jurisprudentie is toegestaan, kun je verzoekers in de gelegenheid stellen een gebrekkig verzoek te herstellen.

Toetsen uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen

Van de verzoeken tot deelneming die aan de gestelde vereisten van indiening voldoen toets je de verzoekende bedrijven (de gegadigden) aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.  

Uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet 2012 kent dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Dwingende uitsluitingsgronden zijn altijd van toepassing op een aanbesteding boven de drempels. Facultatieve uitsluitingsgronden dien je van te voren van toepassing te hebben verklaard.

Geschiktheidseisen

Je beoordeelt of de bedrijven voldoen aan de door jou gestelde minimumgeschiktheidseisen.

Controleren Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Bij Europese procedures en nationale procedures verplicht de Aanbestedingswet 2012 het gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) indien je uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen formuleert. Door middel van dit document verklaren gegadigden dat geen dwingende uitsluitingsgronden op hen van toepassing zijn respectievelijk dat zij voldoen aan gestelde minimumeisen of in het bezit zijn van gevraagde documenten waaruit een bepaalde geschiktheid blijkt.

In beginsel ga je uit van de juistheid van de informatie die een gegadigde heeft verstrekt in het UEA of andere door jou gevraagde bewijsstukken. Je controleert in de selectiefase of het UEA volledig is ingevuld, rechtsgeldig is ondertekend en vraagt eventueel bewijsmiddelen op bij degene die je wilt uitnodigen een inschrijving te doen. Als bewijsmiddel ten aanzien van uitsluitingsgronden dient over het algemeen de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). Bij zowel de niet-openbare procedure als de openbare procedure kun je op meerdere momenten het UEA controleren/verifiëren door middel van het opvragen van bewijsstukken. Je bent niet verplicht de juistheid van een UEA (en de overige door jou gevraagde bewijsstukken) direct na ontvangst daarvan te controleren als daarvoor geen aanleiding is. Maar je bent wel verplicht dit uiterlijk bij gunning van de opdracht  te doen bij degene aan wie je voornemens bent de opdracht te gunnen.

Bij twijfel over de juistheid van de verklaring adviseert PIANOo je deze zo spoedig mogelijk te controleren. Met een tijdige verificatie voorkom je dat je de inschrijver later in de aanbestedingsprocedure alsnog moet uitsluiten of dat je in de postcontractuele fase de overeenkomst moet ontbinden wegens dwaling of misleiding, voor zover dit proportioneel is. De Aanbestedingswet 2012 biedt verder een expliciete wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen.

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat je de juistheid van gegevens uit het UEA mag nagaan van degene die je wilt uitnodigen een inschrijving te doen (of bij een openbare procedure van degene aan wie je de opdracht wilt gunnen). Daarbij kun je vragen de overgelegde verklaringen en bescheiden toe te lichten en/of aan te vullen. Blijkt dat de verstrekte informatie onjuist is, dan moet je de gegadigde in kwestie alsnog uitsluiten. Wordt daarmee het aantal geselecteerde bedrijven dat overblijft lager dan vooraf is aangegeven, dan kun je alsnog een ander bedrijf selecteren dat zich heeft aangemeld en voldoet aan je gestelde geschiktheidseisen en zich niet bevindt in de omstandigheden genoemd in de opgenomen uitsluitingsgronden. Kom je er na de definitieve selectiebeslissing achter dat de verstrekte informatie niet klopt, dan kun je het betreffende bedrijf alsnog uitsluiten. Je gaat door met de resterende deelnemers.

Let wel, als een belanghebbende meent dat een gegadigde niet aan de in het UEA gestelde eisen voldoet, dan kan deze voor de rechter afdwingen dat je alsnog de juistheid van de verstrekte gegevens toetst. De Aanbestedingswet 2012 biedt ten slotte de mogelijkheid om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen.

Het UEA is als online tool en als wizard beschikbaar via TenderNed.

Meer informatie: Rechtsbescherming  

Afwijzen

Een verzoek tot deelname van een bedrijf waarop een uitsluitingsgrond van toepassing is of van een bedrijf dat niet voldoet aan de gestelde minimumgeschiktheidseisen, wordt afgewezen. Van alle resterende bedrijven worden de verzoeken tot deelname inhoudelijk verder getoetst aan de selectiecriteria. 

Vragen om nadere informatie en herstel van fouten

In beginsel moet je een onvolledige of onduidelijke aanmelding niet in behandeling nemen. Je mag echter een gegadigde om een toelichting vragen op onduidelijkheden in zijn aanmelding of de daarbij door hem aangeleverde informatie (bijvoorbeeld over het voldoen aan de gestelde minimumeisen). Heeft een gegadigde een kleine fout in zijn aanmelding gemaakt, die niet leidt tot vervalsing van de mededinging dan mag deze hersteld worden.

Je kunt dit zelf ambtshalve herstellen of je kunt de gegadigde uitnodigen om die fout te herstellen. Bijvoorbeeld door hem ontbrekende documenten alsnog, binnen een korte tijd, te laten aanleveren. Het verdient in dat geval uit oogpunt van transparantie aanbeveling om de herstelprocedure in het aanbestedingsdocument vast te leggen.

In de jurisprudentie is geen scherpe lijn te trekken in wat wel en wat niet is toegestaan. Verduidelijkingen en aanvullingen zijn in principe toegestaan. Maar een verduidelijking of aanvulling mag niet leiden tot een inhoudelijke wijziging van al verstrekte informatie of tot de acceptatie van nieuwe informatie. Een dergelijke handelwijze zou mogelijk tot een vervalsing van de mededinging leiden.

Uiteraard moet je alle gegadigden gelijk behandelen. Je moet zich realiseren dat het bieden van de mogelijkheid tot herstel aan één van de gegadigden mogelijk de concurrentiepositie van andere gegadigden benadeelt. Vanwege het gelijkheidsbeginsel moet daarom zeer terughoudend worden gehandeld.

Onder het ARW 2016 is een expliciete bepaling opgenomen met betrekking tot het herstel van fouten. Indien je het gevraagde niet binnen de daartoe gestelde hersteltermijn van 2 dagen heeft ontvangen of indien het gebrek niet door het antwoord is hersteld, komt de ondernemer niet in aanmerking voor een uitnodiging tot inschrijving.

Selecteren (shortlisten)

Bij het selecteren beperk je het aantal deelnemers in een procedure, door de meest geschikte partijen te selecteren. Dit proces wordt ook wel shortlisten genoemd.

Dat doe je door de eerder in het aanbestedingsdocument gepubliceerde selectiecriteria toe te passen op alle geschikt bevonden gegadigden. Eerst toets je dus of er uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of de gegadigden voldoen aan de geschiktheidseisen, daarna selecteer je de deelnemers. 

Scoren op selectiecriteria

Een gebruikelijke methode is om punten toe te kennen voor elk selectiecriterium. De aan gegadigden toe te kennen scores worden gecorrigeerd voor hun gewicht in het totale selectiecriterium en daarna bij elkaar opgeteld. De bedrijven die opgeteld het beste scoren worden geselecteerd. Afhankelijk van de door jou te voeren procedure selecteer je 3 - 5 gegadigden. 

Bij het toekennen van punten voor selectiecriteria kun je een methode van absoluut of relatief scoren volgen.
Bij absoluut scoren wordt de geschiktheid beoordeeld aan de hand van een puntenschaal, waarbij je punten geeft voor de mate waarin een inschrijving voldoet aan een te scoren eigenschap.
Bij relatief scoren worden bedrijven ten opzichte van elkaar gescoord. Nummer één op een bepaalde eigenschap krijgt de meeste punten, nummer twee minder enzovoort

De relatieve methode wordt in de praktijk soms als eenvoudiger ervaren, vooral door aanbestedende diensten met weinig kennis van de markt. De relatieve methode kent echter een tweetal duidelijke risico's. 

Ten eerste moet het gehele selectieproces worden overgedaan als een door jou geselecteerde gegadigde wegvalt, doordat hij zich terugtrekt of omdat je hem alsnog uitsluit (bijvoorbeeld omdat bij controle achteraf blijkt dat de eigen verklaring onjuist is). Je kunt niet zomaar de eerstvolgende (bijvoorbeeld nummer zes) uitnodigen, want het is niet zeker dat nummer zes nummer zes blijft. Zijn scores waren immers onder meer gebaseerd op de scores van de wegvallende partij. Een klein verschil in prestatie kan soms ten onrechte leiden tot een relatief groot verschil in waardering en vice versa. De rechter heeft dit al eens vastgesteld. Ten tweede heb je meer kans op manipulatie van aanmeldingen door gegadigden. 

Als een door jou geselecteerde gegadigde wegvalt, doordat hij zich terugtrekt of omdat je hem alsnog uitsluit (bijvoorbeeld omdat bij controle achteraf blijkt dat de eigen verklaring onjuist is) moet het gehele selectieproces overgedaan worden. Je kunt niet zomaar de eerstvolgende (bijvoorbeeld nummer zes) uitnodigen, want het is niet zeker dat nummer zes nummer zes blijft. Zijn scores waren immers onder meer gebaseerd op de scores van de wegvallende partij. Een klein verschil in prestatie kan soms ten onrechte leiden tot een relatief groot verschil in waardering en vice versa. De rechter heeft dit al eens vastgesteld.

Doorlooptijd

De selectiestap heeft geen voorgeschreven maximumdoorlooptijd. Je kunt zoveel tijd gebruiken als je nodig hebt. Wel is het belangrijk om de selectiewerkzaamheden voortvarend te verrichten zodat je gegadigden snel uitsluitsel kunt geven.   

Berichten van afwijzing, geselecteerd zijn en proces-verbaal

PIANOo adviseert om eerst een voorlopige selectiebeslissing te nemen, die na enige tijd wordt gevolgd door een definitieve beslissing. In de tijd tussen de voorlopige en definitieve beslissing kunnen benadeelde bedrijven bezwaar maken tegen de voorgenomen beslissing. Zij kunnen tevens expliciet aangeven dat de informatie uit een ingediende UEA onjuist is.

Je stuurt een bericht van afwijzing naar alle gegadigden die niet zijn geselecteerd. Licht in dit bericht toe waarom de gegadigde niet is geselecteerd. Het ARW 2016 stelt dat de afwijzing de reden van afwijzing dient te bevatten. Ook kun je een score geven ten opzichte van gegadigden die wel zijn geselecteerd, of een overzicht van sterke en zwakke punten.

Vermeld bij voorkeur ook in de afwijzingsbrief dat bezwaren tegen de afwijzing binnen een bepaalde termijn (bijvoorbeeld 10 kalenderdagen) kenbaar moeten zijn gemaakt. Laat een afgewezen partij de gestelde termijn verlopen, dan is er in dat geval mogelijk sprake van rechtsverwerking. Dit betekent dat de afgewezen partij in een later stadium van de procedure niet meer terug kan komen op je beslissing. Het stellen van een bezwaartermijn in een selectieprocedure is overigens niet verplicht. Je mag dus ook meteen de definitieve selectie en de afwijzingsbeslissing sturen. Het getuigt echter van goed opdrachtgeverschap als je een redelijke bezwaartermijn stelt.

Nadat een gemotiveerde afwijzing is verzonden aan alle inschrijvers en gegadigden gaat de vervaltermijn lopen voor het aanwenden van rechtsmiddelen. Na verloop van die termijn kun je een definitieve selectiebeslissing nemen. Door een selectiebeslissing goed te motiveren, verklein je de kans op een (buiten)gerechtelijke procedure.

Aan de geselecteerde gegadigden stuur je de voorgenomen selectiebeslissing en na verloop van de bezwaartermijn (vervaltermijn) de definitieve selectiebeslissing. Maar je mag, zoals gezegd, ook meteen de definitieve selectiebeslissing sturen.

Het is aan te bevelen om de niet geselecteerde gegadigden ook telefonisch of in een persoonlijk gesprek te informeren over de selectiebeslissing. Door mondeling inzicht te bieden in de motivering van de beslissing en door verbeterpunten te benoemen voor toekomstige aanmeldingen, voorkom je wellicht procedures voor de rechter. 

Informatie over afwijzing

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat je als aanbestedende dienst een afgewezen gegadigde in kennis moet stellen van de redenen voor afwijzing als deze daarom schriftelijk verzoekt. Dit dien je uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van het verzoek te doen. Het verdient aanbeveling om een afwijzingsbeslissing altijd voldoende te motiveren. Als er vragen worden gesteld over de afwijzing, kun je het proces-verbaal van selectie verstrekken.

Verplicht proces-verbaal

Volgens de Aanbestedingswet 2012 ben je verplicht om een proces-verbaal van gunning op te stellen over het verloop van de aanbesteding. Dit proces-verbaal omvat onder meer:

• namen van uitgekozen gegadigden met motivering
• namen van de afgewezen gegadigden met motivering
• namen en motivering van afgewezen inschrijvingen
• motivering voor de keuze van de beste inschrijving
• redenen voor toepassing bijzondere procedure
• redenen van eventueel niet-gunnen en afbreken van de procedure.

Je bent verplicht het proces-verbaal, of de hoofdpunten ervan, op haar verzoek aan de Europese Commissie beschikbaar te stellen.