Handreiking Beste prijs-kwaliteitverhouding: de basis
Deze handreiking bevat een stappenplan voor het toepassen van het gunningscriterium Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) tijdens (de voorbereiding op) een aanbesteding. Ook aan de orde komen de belangrijkste principes om een eenvoudige aanbesteding te kunnen doorlopen. Deze basis handreiking is bedoeld voor inkopers die op zoek zijn naar basis informatie over het toepassen van BPKV. (december 2023)
De handreiking BPKV bestaat uit 2 delen. Deel 2 is in juni 2024 gepubliceerd.
Op zoek naar basis informatie? Ga direct naar de handreiking Beste prijs-kwaliteitverhouding: Deel 1 - de basis.
Klaar voor verdieping? Ga dan naar de handreiking Beste prijs-kwaliteitverhouding Deel 2 – een verdiepingsversie (pdf).
Stappen
De handreiking licht de volgende stappen toe:
- Maak scope en doelstellingen scherp
Voordat je kunt beginnen met het opstellen van gunningscriteria, zul je moeten vaststellen wat de doelstellingen van de opdracht zijn. Daarna vertaal je deze doelstellingen naar de scope van de opdracht. - Kies tussen laagste prijs, BPKV of laagste kosten
Uit de doelstellingen en de scope van de opdracht wordt duidelijk of BPKV het meest voor hand liggende gunningscriterium is. Dit hoofdstuk licht de verschillende gunningscriteria uit de Aanbestedingswet 2012 toe en geeft een basis voor het maken van de keuze hierin. - Bepaal de gunningscriteria en werk deze uit
Vervolgens bepaal je of je de doelstellingen invult met eisen en wensen. Soms kun je nog overwegen om de aanbestedingsprocedure op een bepaalde manier in te richten, bijvoorbeeld door te werken met hele kleine percelen. Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze je de gunningscriteria nader kunt uitwerken. - Kies een gunningsmethode
Een gunningsmethode is de wijze waarop bij het gebruik van BPKV prijs en kwaliteit of alleen kwaliteit tegen elkaar worden afgezet. Er zijn verschillende gunningsmethodes. Dit hoofdstuk gaat alleen in op de Gewogen factor methode (ook wel puntenmodel genoemd). De overige methodes komen aan bod in de tweede handreiking. - Bepaal de gewichten voor elk van de gunningscriteria
Bij de gewogen factor methode, zal je aan elk gunningscriterium een percentage moeten hangen. Dit percentage bepaalt het gewicht van het gunningscriterium. - Stel de scoremethode vast
Niet alleen het bepalen welke gewichten je aan de gunningscriteria koppelt is van belang voor de totstandkoming van de eindscores. Ook de verdeling van de scores per gunningscriterium is van invloed op het belang van een criterium en daarmee de rangorde. - Bereid het beoordelingsproces voor
Al voordat je de aanbesteding publiceert, zal je na moeten denken over het beoordelingsproces. Dit hoofdstuk gaat in op welke onderwerpen je in de aanbestedingsdocumenten uit dient te werken en welke afwegingen je kunt maken.
Volgorde stappen
Ondanks de logische volgorde van de stappen, is deze niet altijd leidend bij het toepassen van BPKV. Soms zul je een stapje terug moeten doen of juist vooruit moeten kijken, om te lezen wat de consequenties kunnen zijn van bepaalde keuzes. Het stappenplan helpt om het toepassen van BPKV steeds beter in de vingers te krijgen.
Animatie praktijkvoorbeeld
Deze korte animatie legt via een praktijkvoorbeeld uit hoe je BPKV in een aanbesteding kunt toepassen. Een gemeente-inkoper zoekt een schoonmaakbedrijf. Samen met een facilitair manager doorloopt zij per stap het aanbestedingsproces.
animatie_10_bpkv_dec_2023-1b4dd4d.xml
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 42.9 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 6.6 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 25.8 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtitel:
#Beter Aanbesteden: beste prijs-kwaliteit-verhouding
VOICE-OVER: "Iedereen wil waar voor zijn geld. Logisch. Maar wat dat is en hoe je daar komt, is nog niet zo gemakkelijk. Wat versta je onder kwaliteit? Hoe beoordeel je inschrijvers consequent? En hoe zwaar weegt de prijs?
Neem Danielle. Zij is inkoper bij de gemeente en zoekt een schoonmaakbedrijf. Samen met facilitair manager Hans doorloopt zij stapsgewijs het aanbestedingsproces."
Er verschijnen 7 paarse blokjes met daarin de cijfers 1 tot en met 7.
VOICE-OVER: "1. Om te komen tot gunningscriteria, beschrijven ze eerst helder hun doelstellingen: een milieubewust schoonmaakbedrijf dat aandacht heeft voor zijn medewerkers en natuurlijk goed schoonmaakt.
2. Ze kiezen voor gunning op basis van beste prijs-kwaliteit-verhouding; de standaard.
3. Per doelstelling leggen ze vast wat daarbij komt kijken. Sommige elementen zijn eisen, andere vertalen zij naar een wens. Dit zijn de gunningscriteria.
4. Als gunningsmethode kiezen zij de breed toepasbare gewogen-factor-methode.
5. Ze bepalen welk gewicht zij de verschillende criteria toekennen.
6. Danielle en Hans creëren een beoordelingskader en per gunningscriterium de scoremethode. Zo werkt Danielle precies uit wat bijvoorbeeld onder 'matig' en 'goed' wordt verstaan. En ze bepalen hoeveel punten je krijgt, bij welke prijs. Om ongewenste verrassingen te voorkomen, voeren ze enkele simulaties uit. Zo toetsen ze de scoremethode en de effecten van de weging bij verschillende beoordelingen.
7. Als laatste bereidt Danielle het beoordelingsproces voor, instrueert ze beoordelaars en begeleidt ze het proces. Uiteindelijk ontvangt ze vijf inschrijvingen die aan de eisen voldoen. De scores liggen dicht bij elkaar. Het gunningscriterium 'duurzaamheid' geeft de doorslag.
De gemeente heeft een schoonmaakbedrijf gevonden dat de beste prijs en kwaliteit biedt.
Goed aan de slag met beste prijs-kwaliteit-verhouding? Ga naar pianoo.nl/bpkv en download de handreiking."
Beeldtekst:
Meer weten?
Ga naar onze website pianoo.nl/bpkv. PIANOo schrijf je met dubbel 'o'.
De logo's van VNG, VNO-NCW, ministerie van Economische Zaken en Klimaat, MKB Nederland en PIANOo verschijnen.
Meer informatie
Inkoopproces: Keuze gunningscriterium en opstellen (sub)gunningscriteria