Impact met ambitie: hoe Rotterdam opdrachtgevers MVOI-vaardig maakt

Daniëlle Kleijweg is programmamanager MVOI. Ruud den Haak is afdelingshoofd bij de gemeente Rotterdam, en vertegenwoordigt de opdrachtgevers binnen het cluster Stadsbeheer. In deze rol zorgt hij ervoor dat maatschappelijk verantwoord inkopen steeds meer onderdeel wordt van de kerntaken van opdrachtgevers. Kleijweg: “MVOI krijgt steeds meer aandacht binnen onze organisatie. Door opdrachtgevers actief te betrekken en ambassadeurschap te stimuleren, maken we die duurzame verandering mogelijk.”

Den Haak vertelt over zijn aanpak als MVOI-vertegenwoordiger: “We willen zoveel mogelijk impact maken binnen onze begroting. Voor het onderhoud van onze wegen, het groen en onze rioleringen hebben wij 3 grote raamcontracten. Dit zijn contracten van tientallen miljoenen per jaar. Als deze opnieuw worden aanbesteed, haal ik in mijn rol als opdrachtgever en budgethouder onze ambities zo breed mogelijk op. Vervolgens maken we in een stuurgroep een belangenafweging.”

De belangrijkste tips:

• Net als de gemeente Rotterdam hoef je niet vanaf nul te beginnen: vind de MVOI-ambassadeurs binnen de eigen organisatie.
• De gemeente Rotterdam informeert en inspireert de interne opdrachtgevers. Dat is net zo belangrijk als procesmatige veranderingen.
• Laat aan de eigen organisatie zien wat lukt: gebruik daarvoor de ‘Handreiking monitoring MVOI-indicatoren en procesvragen.’

Ga op zoek naar MVOI-ambassadeurs

Volgens Kleijweg is de eerste stap om maatschappelijke impact te maken, MVOI-ambassadeurs vinden in de eigen organisatie. “Binnen de organisatie zijn er al programma's en functies die met MVOI-onderwerpen bezig zijn. Je hoeft dus niet vanaf nul te beginnen. Mijn advies: Ga in gesprek met de collega’s die met MVOI aan de slag willen. Bespreek wat er al gebeurt voor MVOI qua mogelijkheden. Dat verschilt per situatie en per organisatie. Er is daarom niet een eenduidig stappenplan. Vanwege de grootte van de gemeente Rotterdam was het voor ons het meest effectief om het gesprek over MVOI per afdeling of cluster te voeren.”

Ga samen op zoek naar de mogelijkheden

De rol van de programmamanager in dat gesprek is faciliterend. Kleijweg: “Ik leg geen verplichting op. Het is mijn rol om afdelingshoofden als Ruud te helpen. Zij zijn vaak intrinsiek gemotiveerd om met MVOI aan de slag te gaan. Dat is de sleutel tot verandering. Om met hen op zoek te gaan naar de mogelijkheden, gebruiken we allerlei middelen. Bijvoorbeeld onze eigen MVI-wegwijzer of het Ambitieweb, dat we intensief gebruiken. Daarnaast staat er een bestuurlijke handtekening van de gemeente Rotterdam onder het Manifest MVOI. Dat helpt als stok achter de deur om met elkaar die impact te maken.”

Formuleer een actieplan

Aan de hand van die gesprekken stelt Kleijweg een actieplan op, samen met de desbetreffende afdeling. Den Haak: “Het actieplan is een mix van procesmatige afspraken, controles en stappen om collega’s te informeren en inspireren. De procesmatige aanpak is noodzakelijk. Het cluster Stadsbeheer heeft een enorme portefeuille. Dus het is relevant om op tijd te starten met de MVOI-opgaves. Het is belangrijk dat je weet wat eraan komt, wat er nodig is voor die opgaves en welke ambities haalbaar zijn. Vanuit het programma kijken we hoe we processen kunnen inrichten om MVOI zo goed mogelijk toe te passen. Ik heb veel collega’s binnen het cluster die gemotiveerd zijn. Door structureler aan MVOI te werken, voeden we die motivatie, brengen we de collega’s samen en vergroten we onze impact”

Informeer en inspireer opdrachtgevers

Den Haak vindt het belangrijk collega’s te enthousiasmeren. “In ons actieplan staat ook veel over het informeren en inspireren van collega’s. Ik zet daar bewust op in. Organiseer informatiesessies en wakker het vuur bij al gemotiveerde collega’s verder aan. Dat is uiteindelijk hoe de ‘O’ van opdrachtgeverschap in MVOI terechtkomt. We hebben een leidraad voor het toepassen van zero emission bij aanbestedingen. Deze is door een intrinsiek gemotiveerde collega opgesteld, zonder dat het management daar om had gevraagd. In afstemming met het managementteam is dit nu een standaard die we meenemen in aanbestedingen. Aan dit voorbeeld zie je wat mogelijk is vanuit de eigen motivatie van onze medewerkers.”

Laat zien wat je doet: gebruik de ‘Handreiking monitoring MVOI’

Den Haak vindt het essentieel om de rest van de organisatie te informeren: “Je moet investeren in je opdrachtgevers, soms met bestuurlijk lef. Maak daarom de impact zichtbaar om het MVOI-verhaal te versterken. Laat zien dat MVOI onderdeel van ons dagelijks werk is. Zo voorkom je dat die ambities wegzakken als het bijvoorbeeld financieel krapper wordt.”

Kleijweg deelt die mening. “Vanuit het programma zetten wij dan ook sterk in op monitoring om impact zichtbaar te maken. Dat zorgde, in samenwerking met onder andere de G4 en PIANOo, voor de publicatie van de ‘Handreiking monitoring MVOI-indicatoren en procesvragen’. Daar kan iedere organisatie mee aan de slag.”

Geef het stokje door

Bij de gemeente Rotterdam is het werk rondom MVOI nog niet klaar. Den Haak: “Soms zijn onze ambities groter dan wat er budgettair mogelijk is. Dat vraagt om keuzes maken. Op die momenten voel ik mij soms bijna meer een remmer dan een aanjager.” Kleijweg ziet dat anders: “Juist op die momenten heeft Den Haak een belangrijke rol als MVOI-vertegenwoordiger. Hij inspireert, geeft ruimte aan ambitie en adviseert collega’s over de mogelijkheden, maar hij doet ook een reality check. Het programma MVOI loopt eind dit jaar af bij de gemeente. En dan zit mijn taak erop. Ik ben er trots op wat we in Rotterdam hebben bereikt. We zijn niet klaar, maar met de actieplannen die er liggen en met vertegenwoordigers als Ruud, verschuift MVOI wél naar de opdrachtgever.