MVOI in de praktijk: samenspel tussen beleid, opdrachtgever en inkoper bij de provincie Utrecht

Ondertekening Manifest 

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is een onderwerp dat veel bestuurlijke aandacht heeft. Toen Stéphanie startte als Transitiemanager circulair opdrachtgeven  miste zij de praktische vertaalslag van beleid naar uitvoering. Om intern meer handelingsperspectief te creëren, heeft zij zich met succes hard gemaakt voor de ondertekening van het Manifest MVOI op 24 november 2022. Stéphanie wilde zich gelijk inzetten voor alle 6 de MVOI-thema’s en werd daarmee Regisseur MVOI.  “Zonder iets op papier te hebben is het lastig starten. Het actieplan hielp mij om MVOI planmatig en organisatiebreed te implementeren”. 

Het inkoopbeleid van de provincie sluit op dit onderwerp ook aan bij het landelijke Manifest MVOI, dat in november 2022 is ondertekend door Gedeputeerde Staten. Zo maakt MVOI van inkopen een strategisch instrument voor maatschappelijke verandering. Bij meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten neemt de provincie standaard duurzaamheidsaspecten op in de aanbestedingsstrategie. Hierbij wordt een ‘toepassen of uitleggen’-principe gebruikt. Dit houdt in dat de interne opdrachtgever bij een desbetreffende aanbesteding deugdelijk en schriftelijk motiveert welke van de 6 MVOI-thema’s wel of niet worden toegepast.

Hierbij wordt de onderstaande tabel gebruikt:

Verken samen de mogelijkheden

In 2023 werd via workshops met medewerkers verkend waar zij tegenaan lopen bij de toepassing van MVOI. Deze inzichten zijn vastgelegd in een pijnpuntenanalyse. “We organiseerden binnen onze organisatie veel workshops op alle niveaus. Dat was, zeker in het begin, heel interessant. Het leverde nieuwe inzichten op. Zo werd MVOI vaak niet meegenomen vanwege budget en het ontbreken van specifieke kennis  Ook was er onduidelijkheid over verantwoordelijkheden,” aldus Stéphanie. Door de goede voorbeelden die ze inmiddels hebben, hoort ze deze argumenten steeds minder.

MVOI verder professionaliseren

Stéphanie vervolgt: “Onze gesprekken leverden verschillende actiepunten op. Zo werd in maart 2025 het Expertteam-MVOI opgericht om meer maatschappelijke impact te maken met onze aanbestedingen. En om dit stevig te verankeren in het inkoopproces. Vertegenwoordigers van verschillende opgaven en afdelingen binnen de organisatie vormen samen het expertteam. Zij zijn direct betrokken bij de 6 maatschappelijke MVOI-thema's.” Door deze samenwerking bundelt het team inhoudelijke expertise en inkoopkennis. Zo vertaalt het maatschappelijke doelen naar concrete inkoopstrategieën en aanbestedingen. Het team vormt de verbindende schakel tussen beleid en uitvoering én ondersteunt collega’s bij het toepassen van MVOI in de praktijk. Vanaf 1 januari 2026 raadplegen opdrachtgevers verplicht het Expertteam-MVOI voor het toetsen van de motivatie volgens het ‘toepassen of uitleggen’- principe. Het team beoordeelt en adviseert over de toepassing van MVOI-criteria. Zo worden maatschappelijke kansen beter benut. 

“De opdrachtgever (budgethouder) blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuzes en het naleven van afspraken. Ook het decentrale contractmanagement, waaronder het borgen van afspraken en uitvoeringseisen op het gebied van MVOI, valt onder die verantwoordelijkheid. En ook de registratie, monitoring en indien gewenst - de rapportage van de resultaten op de MVOI-thema's,” zegt Stéphanie.

Ze vervolgt: “Om dit beter te borgen was een actiepunt de aanschaf van een nieuw contractmanagementsysteem (cms). De behaalde resultaten die wij daarin plaatsen, geven ons meer inzicht in de toepassing van de MVOI-thema’s en hoe wij hier in de uitvoeringsfase op sturen.” 

En via de Utrecht Academie, hun eigen leer- en ontwikkelplatform, krijgt MVOI meer aandacht en wordt de kennis op een hoger niveau gebracht. “Verder staat voor 2026 op de agenda: het ontwikkelen van een handboek MVOI waarin de thema’s nog extra worden toegelicht. En we gaan aan de slag met definitiekaarten vanuit het traject Regie op de monitoring MVOI. De kaarten bevatten eenduidige definities, beleidsdoelen en KPI’s.” Ook gaat de provincie de pijnpuntenanalyse actualiseren op basis van nieuwe inzichten.

MVOI aantrekkelijker maken

Stéphanie bekeek MVOI als een veranderproces. ”Ik merkte dat collega’s moesten wennen aan de nieuwe manier van werken en de rol daarbij van het Expertteam-MVOI. Veranderingen leiden tot het doorbreken van bestaande structuren, routines en belangen, waardoor weerstand onvermijdelijk ontstaat. Effectief omgaan met weerstand vraagt om het herkennen van het type weerstand en het actief bespreekbaar maken ervan.”

Door opdrachtgevers beter te ondersteunen met concrete (inkoop)instrumenten en het Expertteam-MVOI een faciliterende rol te laten vervullen, wordt de toepassing van MVOI in aanbestedingen beter uitvoerbaar. Stéphanie: “Juist daarom hebben we ingezet op het aantrekkelijker maken van MVOI door het eenvoudiger en duidelijker te maken. Praktische handreikingen en kant-en-klare voorbeelden helpen daarbij. Hierdoor ontwikkelt MVOI zich naar een vanzelfsprekend onderdeel van professioneel opdrachtgeverschap.” 

Zelf aan de slag met MVOI? 

Deze adviezen van Stephanie de Koning helpen je op weg:

• Pak MVOI integraal aan en zet zowel het gedrag van interne opdrachtgevers als het systeem centraal.
• Ondersteun opdrachtgevers met concrete (inkoop)instrumenten en bijvoorbeeld een Expertteam met een ondersteunende rol.
• Neem eventuele drempels weg door het herkennen van het type weerstand en het actief bespreekbaar maken ervan.