Subsidie Beter Aanbesteden 2024
In 2022 tot en met 2024 konden gemeenten, mkb-ondernemers, brancheorganisaties en ondernemersverenigingen hun aanbestedingspraktijk in regio of branche verbeteren. Hiervoor werd de subsidieregeling Beter Aanbesteden in totaal 3 maal opengesteld. In januari 2024, bij de 3e subsidieronde, werd 200.000 euro verdeeld over 9 projecten en thema’s. Op deze pagina worden die initiatieven en resultaten uitgelicht.
Game Changer Verantwoordelijk samenspel: gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo wil op een ludieke en interactieve manier knelpunten oplossen uit de aanbestedingspraktijk tussen aanbestedende diensten en ondernemers. De gemeente ontwikkelt hiervoor een serious game in de vorm van een bordspel waarbij aanbestedende diensten en ondernemers de strijd met elkaar aangaan.
Het bordspel dient de dialoog tussen overheden en ondernemers te bevorderen door het uitwisselen van kennis en ervaringen. Het doel is het bereiken van meer wederzijds begrip, concrete oplossingen en betere aanbestedingen. Het spel is breed qua opzet en daarmee ook geschikt voor brancheorganisaties en ondernemersverenigingen. Voor de overheid en het bedrijfsleven is het bordspel een goed middel voor dialoog over de impact van inkoop en hoe je dat praktisch kunt realiseren.
Resultaat
- De ontwikkeling van een serious game in de vorm van een hardboard spel.
- De ontwikkeling van een printbare variant van de serious game voor andere organisaties.
- Organisatie van ten minste 5 dialoogsessies (spelen serious game) tussen overheden en marktpartijen.
- Verslaglegging (samenvatting) uitkomsten van deze sessies, om te delen met andere organisaties.
- Presentatie van het spel op het Beter Aanbesteden eindcongres december 2024.
Datagedreven aanbesteden: gemeente Deventer
De digitale transformatie binnen de overheid en ingenieursbureaus is in volle gang. Gemeenten staan voor grote en complexe opgaven in het ruimtelijk domein. Digitale technologie is daarbij de wens. De aanbestedingspraktijk wordt bij huidige gebieds- en locatieontwikkeling vrij traditioneel ingestoken. Losse opdrachten worden uitgevraagd in de markt waarna een adviesrapport volgt met de opgeleverde resultaten. Dit rapport wordt daarna door een andere partij opgepakt om een vervolgopgave uit te voeren. Het uitvraagproces moet dan opnieuw worden doorlopen. Dit kost veel tijd en de statische producten sluiten vaak niet goed op elkaar aan. Bovendien is de output vaak niet bruikbaar in een vervolgopdracht.
Gemeente Deventer organiseert diverse fysieke, kleinschalige werksessies. Medewerkers van diverse partijen, onder andere mkb-organisaties, wordt gevraagd om met een concrete casus, het probleem beter te definiëren. De oplossingen worden verwerkt tot een handreiking voor het aanbieden en inkopen van digitale diensten en producten.
Resultaat
- Het ontwikkelen en onderzoeken van verschillende manieren om projecten bij gebieds- en locatieontwikkeling uit te vragen met behulp van data voor gemeenten.
- Het ontwikkelen en onderzoeken van verschillende manieren om gemeenten vroeg te adviseren over het gebruik van digitale producten en diensten bij deze projecten voor bedrijven.
- Alle partijen beter bewust maken van de problemen en mogelijke oplossingen bij het in- en verkopen van digitale diensten.
Effectmonitoring MVOI met uniforme, eenduidige KPI's: gemeente Utrecht
Gemeenten Utrecht en Den Haag hebben hoge doelen op Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Om te weten of je de doelen kunt halen, is controle nodig.
Kritieke prestatie indicatoren (KPI's) voor effectmonitoring van MVOI verbeteren het gebruik van nuttige kennis, manieren en instrumenten door publieke opdrachtgevers. Als je werkt met duidelijke en gelijke KPI’s, schep je duidelijkheid naar de ondernemers. Wanneer duidelijk is welk effect de publieke opdrachtgever wil bereiken en hoe zij daar op stuurt, weet een ondernemer wat van hem verwacht wordt. De kans is groot dat dit tot een betere samenwerking leidt tijdens het contract.
Resultaat
Een menukaart realiseren met eenduidige set indicatoren (KPI's) voor effectmonitoring op de volgende MVOI-thema's:
- Klimaat
- Circulair
- Ketenverantwoordelijkheid
- Diversiteit & inclusie
- Social return en
- Milieu en biodiversiteit.
Daarmee kun je op eenzelfde manier sturen op MVOI-doelen in aanbestedingen, bij verificatie, contractmanagement en effectmonitoring.
Realisatie versnelling verduurzaming maatschappelijk vastgoed: gemeente Maashorst
Om de doelstellingen van het Klimaatakkoord waar te kunnen maken is versnelling noodzakelijk. Dit is zichtbaar in huidige rapportages op gemeentelijk niveau: Sectorale Routekaarten Gemeentelijk Maatschappelijk Vastgoed (SRGMV) van de VNG. Overheden willen hierbij het goede maatschappelijke voorbeeld geven.
Gemeenten willen een strategisch en tactisch duurzaam plan ontwikkelen voor maatschappelijk vastgoed. Dit betekent dat ze van traditionele meerjarenonderhoudsplannen (MJOP's) willen overstappen naar duurzame meerjarenonderhoudsplannen (DMJOP's). De gemeente Maashorst ziet samen met de andere organisaties mogelijkheden bij het verbeteren van het aanbesteden van de verduurzaming van maatschappelijk vastgoed.
Concrete aandachtspunten zijn:
- Kennisverbreding.
- Onderlinge kennisdeling onderling.
- Slimmer gebruik maken van de aanbestedingsmogelijkheden.
- Meer inzicht krijgen in de wijze waarop de markt naar deze situatie kijkt.
Resultaat
- Een set aan ontwikkelde aanbestedingsstukken volgens het principe programmatisch aanbesteden.
- Een routekaart per gemeente, per cluster(s) van gemeenten, om alle Bizob-gemeenten te helpen bij het versnellen van verduurzaming van maatschappelijk vastgoed. Dit betekent een programmatische aanpak per gemeente, per cluster en uiteindelijk gedragen programmatische aanbestedingen per periode (vermoedelijk per jaar).
- Het vastleggen en delen van kennis over het (verduurzamen) van maatschappelijk vastgoed in brede zin.
- Heldere communicatie en het betrekken van alle betrokkenen.
- Het delen van opgehaalde informatie en kennis, met de bedoeling om dit te delen met overige gemeenten in Nederland.
Beter aanbesteden van emissies bouwmaterieel: Bouwcirculair
Het verlagen van de emissies van bouwmaterieel staat hoog op de agenda. Schoon en Emissieloos Bouwen (SEB) ontwikkelde een routekaart samen met belanghebbenden in de markt. BouwCirculair steunt meer dan 125 overheden, gemeenten en provincies en meer dan 125 bedrijven (bijvoorbeeld aannemers) bij het aanbesteden van emissieloos bouwen.
Met het aanbesteden van emissieloos bouwen is nog weinig ervaring. Vooral kleinere gemeenten hebben steun en kennis nodig om maatschappelijke doelen te behalen. Er is draagvlak om de maatschappelijke doelen te behalen. Gemeenten weten vaak niet welke minimale eisen je stelt binnen aanbestedingsprocedures en hoe je dat in contracten beschrijft om de markt te aan te moedigen minder emissies uit te stoten met bouwmaterieel en bouwlogistiek. Er ontbreekt een online instrument dat kan worden gebruikt bij een beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) aanbesteding om de echte emissies tijdens de uitvoering te controleren en de prestaties te beoordelen.
Resultaat
BouwCirculair heeft in 2024 op verschillende manieren en op verschillende plaatsen informatie ontwikkeld en verstrekt. Dit alles kan helpen bij de toepassing van het verlagen van de emissies van bouwmaterieel voorafgaand aan en tijdens aanbestedingen. De lijst van gerealiseerde zaken is divers:
- In Moederbestek.nl zijn emissies opgenomen in de bestekteksten.
- Er zijn al veel gemeenten die met deze bestekteksten werken in samenhang met de productbladen. Hoeveel exact weten we niet omdat het vrij toepasbare documenten zijn. Er zijn productbladen gerealiseerd en binnen Moederbestek.nl toegepast, zoals Productblad Emissies en Productbladen Emissies - 2025, 2028, 2030.
- De doelen van het SEB zijn geagendeerd op alle 36 bijeenkomsten van de BouwCirculair Beton- en infraketen overleggen.
- De doelen van het SEB zijn geagendeerd op alle 15 bijeenkomsten van de BouwCirculair Asfaltketen overleggen
- Zero emissie bouwmaterieel is opgenomen in een 3-tal (van de 25) thema’s op de Dag van de Circulariteit op 10 oktober 2024: Van SEB-ambities naar Zero Emissie bouwmaterieel, Emissies aanbesteden en monitoren voor klimaatbeleid, SEB en SPUK en Energievoorziening op de bouwplaats.
- Er is een artikel gepubliceerd in Digimagazine BouwCirculair: Gunningsmethodiek zero emissie- materieel toepassen in aanbestedingen.
- Er is een webinar ontwikkeld: Berekenen emissies bouwmaterieel & logistiek met EmissieCalc.
- Op de website van BouwCirculair is informatie te vinden over zero emissie.
- De website EmissieCalc is gebouwd en er is een rekenmodule ontwikkeld. Ook is er is een flyer EmissieCalc beschikbaar gesteld.
Beter Circulair Aanbesteden: Stichting Parkmanagement Steenwijkerland
Ondernemers vinden circulaire aanbestedingen lastig omdat het niet hun dagelijkse praktijk is. Daarnaast realiseren ondernemers zich vaak te weinig dat de rest- en afvalstromen, die vrijkomen bij het productieproces in hun bedrijf, van waarde kunnen zijn voor collega-ondernemers.
Verder weten aanbestedende diensten vaak niet welke rest- en afvalstromen geschikt zijn om op te nemen in een circulaire aanbesteding. Er worden regelmatig onrealistische doelen en eisen benoemd in een circulaire aanbesteding.
Resultaat
Gemeente Steenwijkerland organiseerde een aantal kennissessies voor lokale ondernemers over circulair aanbesteden. Dit zijn kennissessies waar de gemeente leert welke rest- en afvalstromen beschikbaar zijn bij ondernemers en de ondernemers leren hoe circulair aanbesteden werkt. Zo begrijpen ze elkaar beter:
- Bedrijven in Steenwijkerland krijgen meer kennis van het inschrijven op circulaire aanbestedingen.
- Bedrijven in Steenwijkerland zijn zich meer bewust van de waarde van hun afval- en reststromen, die benut kunnen worden in andere productieprocessen.
- Bedrijven kunnen ook gezamenlijk inschrijven op een circulaire aanbesteding door uitwisseling van gegevens met betrekking tot afval- en reststromen.
- De opdrachtgever kan haalbare en realistische eisen stellen bij het uitschrijven van circulaire aanbestedingen.
De informatie over circulariteit en circulair ondernemen is opgenomen in 2 flyers:
Beter aanbesteden in doelgroepenvervoer: Vereniging Doelgroepen Vervoer Nederland
Zero emissie rijden is voor het doelgroepenvervoer een belangrijk thema. Het liefst neem je eisen die je daaraan wilt stellen mee in de aanbesteding. Maar soms zijn de ontwikkelingen in zero emissie voertuigen nog niet zo ver dat je dit voldoende concreet in de aanbestedingsdocumenten kunt noemen. Zo zijn elektrische rolstoelbussen op dit moment nog niet geschikt voor het doelgroepenvervoer (actieradius is te laag, het gewicht is te hoog). Maar in de toekomst kan dit veranderen. Op het moment dat het wel mogelijk is, wil je deze bussen inzetten. Contracten laten dat echter niet toe omdat het een wezenlijke wijziging is.
Vereniging Doelgroepen Vervoer Nederland (VDVN) organiseerde in 2024 5 sessies voor gemeenten en vervoerders over het meenemen van het zero-emissie (ZE) vraagstuk in aanbestedingen voor doelgroepenvervoer. (Ervarings-)deskundigen vertelden hoe je in nieuwe én lopende aanbestedingen de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Om de kennis over zero-emissie aanbesteden verder te bevorderen, ontwikkelde VDVN een serious game. Die helpt gemeenten, vervoerders en belanghebbenden op een interactieve manier de transitie naar zero-emissie doelgroepenvervoer te verkennen. Het spel bevordert het begrip, stimuleert het vinden van concrete oplossingen en draagt bij aan het verbeteren van aanbestedingen.
Resultaat
- Het bevorderen van relevante kennis van publieke opdrachtgevers (gemeenten) over ZE aanbesteden van doelgroepenvervoer.
- Goed geïnformeerde gemeenten die in hun aanbestedingen op een juiste manier ZE doelstellingen in de aanbesteding meenemen.
- Goed geïnformeerde gemeenten die weten óf en zo ja, hoe ze binnen een lopende aanbesteding op de juiste manier wijzigingen aan brengen.
- De ontwikkeling van een serious game in de vorm van een hardboard spel.
- Het spel is gespeeld door ongeveer 100 opdrachtgevers en vervoerders in het doelgroepenvervoer tijdens het congres ‘Duurzaam Aanbesteden Doelgroepenvervoer’ in oktober 2024.
- Verschillende gemeenten hebben het spel al in hun regio gespeeld, samen met collega's, vervoerders en andere betrokkenen.
- Ben je geïnteresseerd in het spel? Neem contact op met VDVN via @email.
Verbeteren aanbestedingsdocumenten onderwijssector en de markt: SIVON
SIVON is een ict-coöperatie van en voor het primair en voortgezet onderwijs. Veel onderwijsinstanties hebben dezelfde marktvraag, maar zetten deze apart en op eigen manier uit. Dit maakt dat het voor marktpartijen een tijdrovende klus is om de aanbestedingsstukken te ontleden en een passende offerte te maken.
Marktpartijen haken daardoor regelmatig af, waardoor het schoolbestuur op zoek moet naar een andere oplossing.
Het toegankelijker en helderder maken van de aanbestedingsprocedures binnen het primair onderwijs, voorgezet onderwijs en speciaal onderwijs zou een oplossing kunnen zijn. Dit maakt het voor de inkopers efficiënter om een aanbesteding in de markt te zetten en voor marktpartijen eenvoudiger om in te schrijven. We verwachten dat dit zal resulteren in meer passende inschrijvingen, waarbij ook het mkb de ruimte krijgt om zijn stem te laten horen.
Resultaat
Ontwikkeling van richtlijnen en heldere blauwdrukken, waardoor:
- Versterking van de dialoog tussen schoolbesturen en marktpartijen
Het project heeft een platform gecreëerd voor continue dialoog tussen de opdrachtgevers (schoolbesturen) en de opdrachtnemers (leveranciers en dienstverleners). Dit leidde tot een beter begrip van elkaars belangen, uitdagingen en mogelijkheden. Deze interactie heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van meer op maat gemaakte en relevante aanbestedingsprocedures. - Verbeterd marktinzicht en toegenomen transparantie
Door samenwerking is er meer inzicht gekregen in de dynamiek van de markt en de specifieke behoeften van de onderwijssector en de marktpartijen. Dit heeft geleid tot meer transparante aanbestedingsprocessen waarbij de deelname van mkb-bedrijven en startups is gestimuleerd. - Efficiëntieverbetering in aanbestedingsprocessen
De richtlijnen en blauwdrukken hebben de administratieve lasten voor schoolbesturen en leveranciers aanzienlijk verminderd. De efficiëntie van het aanbestedingsproces is verbeterd, waardoor tijd en financiële middelen bespaard worden. - Bevordering van innovatie en duurzaamheid
Door het toegankelijker maken van de aanbestedingen en de betere afstemming tussen vraag en aanbod, ontstaat er meer ruimte voor innovatieve en duurzame partijen. Dit draagt bij aan het realiseren van de duurzaamheidsambities van de sector en stimuleert het innovatief vermogen van de marktpartijen.
Beter CO2-neutraal aanbesteden: gemeente Enschede
De aanbesteding van de Grond-, Weg-, en Waterbouw (GWW) kan als strategisch instrument ingezet worden om maatschappelijke doelen te bereiken. De afgelopen jaren zijn diverse programma's en methodieken ontwikkeld om de sector duurzamer en maatschappelijk verantwoord te maken. Gemeente Enschede wil graag handvatten voor CO2-neutraal aanbesteden met oog voor het lokale mkb toevoegen.
Binnen dit project hebben verschillende activiteiten het doel om te leren hoe de gemeente CO2-neutraal kan aanbesteden. Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen van het lokale mkb, zodat deze doelgroep een kans krijgt bij aanbestedingen.
Centraal in deze aanpak staat de dialoog met de markt, met de duurzame herinrichting van de Kortnaerstraat als concreet uitvoeringproject als casus/pilot. Het streven is het minimaliseren van CO2-uitstoot en het compenseren van onvermijdelijke emissies, in lijn met de CO2-normen voor 2050. Eerder heeft de gemeente onder leiding van Stichting Pioneering, al CO2-neutrale oplossingen verkend voor dit gebied. Hierdoor kan concreet een dialoog gevoerd worden tussen ondernemers en de gemeente Enschede als publieke opdrachtgever. Samen met een extern adviseur onderzoekt de gemeente de (on)mogelijkheden in de aanbestedingsstrategie en past verbeteringen toe waar mogelijk. Er wordt ook een instrumentarium voor CO2-neutraal aanbesteden ontwikkeld die het aanbestedingsproces verbetert en dat ook te gebruiken is door andere aanbestedende diensten.
Resultaat
- Een aanbestedingsstrategie voor de uitvoering van de CO2-neutrale herinrichting van de Kortenaerstraat. Dit zou een blauwdruk moeten worden voor andere vergelijkbare projecten in de stad.
- Beter inzicht in de markt.
- Lessons learned die input zijn voor aanbestedingsbeleid van de gemeente Enschede en andere aanbestedende diensten.