Stappenplan innovatieagenda

Bepaal eerst wie je wilt betrekken bij het nadenken over innovatie en de innovatieagenda. Er zijn 2 mogelijkheden. Eerst een besloten proces met aansluitend een open proces, of een volledig besloten proces.

• Besloten proces: samen met collega’s en bestuur stel je de innovatiebehoefte vast. Dus zonder inspraak van andere partijen. Dit kan een oplossing zijn als de tijd of middelen beperkt zijn. Of bij gevoelige onderwerpen, zoals veiligheid. Aandachtspunt bij een besloten proces: het risico dat je innovatievragen formuleert die al opgelost en beschikbaar zijn in de markt.
• ​Open proces: als je intern vaststelt wat de innovatiebehoefte is, kun je ook daarnaast er voor kiezen om met ketenpartners, ondernemers of kennisinstellingen te bespreken welke innovatiebehoefte voor je organisatie relevant kan zijn. Selecteer de juiste partijen waarmee je in gesprek gaat (zie hiervoor ook stap 5). Aandachtspunt: zijn er verschillen tussen de uitkomsten van de interne innovatiebehoefte en inzichten uit het open proces? Dan moet je een keuze maken welke lijn je volgt (zie hiervoor stap 3).

Belangrijkste doel van stap 2 is dat er draagvlak komt binnen de organisatie en op bestuurlijk niveau voor de innovatieagenda. Zodat de agenda later formeel wordt vastgesteld en gepubliceerd. Raadzaam is om alle diverse stakeholders in je organisatie te betrekken. Zorg dat er overleg is tussen experts op specifieke gebieden, medewerkers van inkoop, innovatieafdelingen, economische afdelingen en eigen inhoudsdeskundigen (bijvoorbeeld uit het ingenieursbureau).

Als er draagvlak en betrokkenheid is om een agenda op te stellen, kun je gezamenlijk de doelen bepalen waarvoor je organisatie innovatie wenst. Waar ga je op focussen met de innovatieagenda? Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• realiseren van (nieuwe) doelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, veiligheid of betrouwbaarheid;
• verlagen van de kosten om bestaande doelstellingen te realiseren;
• inspelen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen;
• ontwikkelen van nieuwe concepten;
• verbeteren van primaire en ondersteunende processen;
• verbeteren van producten en diensten;
• ​herverdelen van taken.

Formuleer de gekozen doelen zoveel mogelijk SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Dit biedt het ondernemers houvast. Zo krijgen ze een beeld wat in toekomstige opdrachten gevraagd wordt, waardoor ze ook hun eigen business case kunnen vaststellen.

Als je weet wat de doelen zijn, kun je de sectoren vaststellen waarbinnen je innovatie zoekt. Dit zijn gebieden van waaruit je oplossingen verwacht die bijdragen aan je innovatiedoelen. Bijvoorbeeld innovatie in de IT of logistiek. Hoe beter je weet uit welke sector de gewenst innovatie kan komen, hoe interessanter je bent voor specifieke marktpartijen.

Zijn de sectoren vastgesteld, bekijk dan van welke partijen je een bijdrage verwacht. Denk aan:

• kennisinstituten
• ondernemers
• ​je eigen organisatie

Om een duidelijk overzicht te krijgen, kun je een marktverkenning of marktconsultatie uitvoeren.

In dit stadium heb je doelen, de sectoren en de doelgroep vastgesteld. Om de geselecteerde doelgroep vervolgens te prikkelen, formuleer je uitdagingen. Dit zijn concrete vragen binnen de vastgestelde innovatiegebieden. Met de vragen spoor je de doelgroep aan om innovatieve – en dus onverwachte – antwoorden en meetbare resultaten te geven. Om een goede, scherpe uitdaging te formuleren is het nodig iets van het betreffende vakgebied te weten. Hoe concreter de uitdaging is geformuleerd, hoe groter de kans dat een leverancier bereid is om te investeren in een innovatieve oplossing voor je vraag.

Zijn de vragen nog niet concreet genoeg? Dan kan het zijn dat je een kenniscentrum of een andere partij moet stimuleren om er nog mee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld via onderzoek of het uitvoeren van een pilot. Denk na of je dit wilt en over hoe je dit financiert.

Zet de innovatiegebieden en de vragen op een rijtje: plaats ze op een specifieke tijdslijn. Hiermee beschrijf je binnen welke termijn je een oplossing zoekt voor welk probleem. Je vindt een voorbeeld van een innovatieagenda op de website van Rijkswaterstaat.

Stem de innovatieagenda af met de interne stakeholders en laat de agenda formeel vaststellen. Formuleer op nauwkeurig wijze de innovatieagenda. Wees je ervan bewust dat ondernemers, kennisinstituten en eigen medewerkers de door jou opgestelde ambities serieus zal nemen. Met een innovatieagenda creëer je verwachtingen: dat de organisatie innovatieve oplossing in de toekomst gaat afnemen en implementeren. Maak dus geen beloftes die de organisatie niet waar kan maken.

Als de innovatieagenda tot een definitieve versie is gekomen, is het tijd om je innovatieagenda te publiceren. Bepaal welke kanalen je hiervoor gebruikt. Volg je een besloten proces? Dan kun je ervoor kiezen om deze alleen binnen of rondom de eigen organisatie te verspreiden. Dit doe je via:

• intranet
• besloten netwerk
• interne publicaties

Wil je een grotere doelgroep aanspreken? Dan kun je kiezen voor bredere verspreiding via:

• vakbladen
• gespecialiseerde websites
• campagnes
• sociale media
• kranten

Je kunt een innovatieagenda eens in de zoveel tijd (jaren) aanpassen: voldoet de agenda nog aan de doelen van de organisatie en de laatste stand van zaken in de markt. Afhankelijk van de situatie herhaal je enkele of alle bovenstaande stappen. Zijn er in de tussentijd bedrijven, kennisinstituten, of projecten al gestart met een vraagstuk? Dan kan het verstandig zijn om dit te benoemen in de innovatieagenda. Mogelijk leidt dit tot verrassende dwarsverbanden van organisaties die aan eenzelfde ambitie werken.