Hoe specificeer ik mijn vraag?

Een specificatie is een omschrijving van eigenschappen waaraan de inhoud van offerte moet voldoen. Je hebt de mogelijkheid van een technische specificatie (de technische eisen aan het product) of een functionele specificatie (welk gebruiksdoel of prestatie levert het product).

Technische specificaties
Een precieze omschrijving van het werk of het te leveren product is traditioneel de manier waarop werken en producten worden ingekocht. Het maken van gedetailleerde specificaties kost tijd. Daar staat tegenover dat het beoordelen van de inschrijvingen eenvoudiger is. Men beoordeelt in welke mate de inschrijving voldoet en welke prijs geboden wordt. Technisch specificaties lenen zich goed voor gunning op laagste prijs.

Functionele specificaties
Een aanbestedende dienst die meer gebruik wil maken van de kennis en ervaring van de marktpartijen, gebruikt functionele specificaties. Hierbij beschrijft de aanbestedende dienst bijvoorbeeld wat het gebruiksdoel is van werk of product of wat het beoogde resultaat is van de dienst. De inschrijver beschrijft hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor af. Het beoordelen van dergelijke inschrijvingen kost veel tijd. Een beoordelingskader is noodzakelijk om de beoordelingen zo vergelijkbaar mogelijk te maken.

In de praktijk wordt vaak een combinatie van functioneel en technisch specificeren gebruikt.

Programma van eisen
De specificaties worden opgenomen in het programma van eisen. Dit is een onderdeel van de bestekstukken die naar aanbieders worden gezonden. Een goed programma van eisen geeft gegadigden een goed beeld van de eisen die de opdrachtgever aan de leverancier en de te leveren prestaties stelt. Daarnaast geeft het informatie over redenen en doelstellingen van de aanbesteding, de organisatie, de huidige en gewenste situatie, de aanwezige infrastructuur en dergelijke. Alle informatie dus om de gegadigde in staat te stellen om een zo goed mogelijke aanbieding te doen.

Alle partijen moeten over dezelfde informatie te beschikken. Het is mogelijk dat de zittende leverancier over meer informatie beschikt omdat deze nu eenmaal bekend is met de aanbestedende dienst. Het is belangrijk deze kennisvoorsprong te verkleinen. Dit voorkomt bevoordeling van de zittende ondernemer.

  Terug naar de metrokaart