Inkoopbehoefte

Inkoopbehoefte bepalen  
Outsourcing of zelf uitvoeren
Inkoopdiagnose uitvoeren
Opdracht plaatsen, mondeling of schriftelijk
Opdrachtvorm kiezen
Looptijd, contractduur bepalen
Belang voor organisatie analyseren
Markt verkennen

Inkoopbehoefte bepalen

In een overheidsorganisatie ontstaat op enig moment de behoefte aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk. Deze inkoopbehoefte brengt u, met behulp van de interne gebruiker, zo goed mogelijk in kaart. Wat zijn de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst? Wat is het beschikbare budget? Wanneer moet de levering plaatsvinden? Wordt de opdracht in zijn geheel of in delen (percelen) uitgezet? U sluit zoveel mogelijk aan bij het beleid en de organisatiestrategie van uw organisatie, bijvoorbeeld ten aanzien van duurzaamheid en het bevorderen van lokaal ondernemerschap.

Bekijk intern of een bepaalde opdracht binnen uw organisatie kan worden uitgevoerd voordat u besluit de opdracht aan te besteden (outsourcing). Mogelijk kan de opdracht gecombineerd worden met andere opdrachten binnen uw organisatie. Bekijk ook of er binnen of buiten uw organisatie raamovereenkomsten afgesloten zijn waarbij u moet aanhaken?

Outsourcing of zelf uitvoeren

Als organisatie maakt u een strategische keuze tussen het zelf uitvoeren van bepaalde activiteiten (inbesteden) en het uitbesteden daarvan aan derden (uitbesteden/outsourcing). Onder outsourcing wordt verstaan het (laten) uitvoeren van bestaande activiteiten door een externe organisatie. Tijdelijke inhuur van personeel is geen outsourcing. Outsourcing betekent ook niet dat de activiteiten per definitie volledig buiten de deur van uw organisatie plaatsvinden, maar wel dat de verantwoordelijkheid daarvoor elders is belegd.

Het uitbesteden van bedrijfsprocessen die niet tot de kernactiviteiten van uw organisatie behoren, kan voordelen opleveren. Het neemt u als organisatie werk uit handen, kan leiden tot kostenefficiency en tot meer flexibiliteit en kwaliteit. Denk hier aan het uitbesteden van de salarisadministratie, de automatisering, het debiteurenbeheer, maar ook van de catering-, schoonmaak- en beveiligingswerkzaamheden.

Outsourcing, (quasi-)inbesteden en aanbestedingsregels

Formeel-juridisch wordt het inkopen bij een partij binnen eenzelfde juridische entiteit (rechtspersoon) aangemerkt als zuiver inbesteden. Van quasi-inbesteden is sprake als de opdracht wordt geplaatst bij een van uw organisatie afgescheiden rechtspersoon die het merendeel van zijn werkzaamheden voor uw organisatie verricht en waarop u toezicht kunt uitoefenen als op uw eigen organisatie. Bij inbesteden en quasi-inbesteden is geen sprake van aanbesteden in de zin van de aanbestedingsregels. Als u een opdracht verstrekt aan derden (outsourcing/uitbesteding) dan zijn de aanbestedingsregels wel van toepassing.

Meer informatie: Aanbestedingsplicht - Niet-aanbestedingsplichtige opdrachten

Inkoopdiagnose uitvoeren

Wilt u, bij de voorbereiding van uw opdracht, alle inkoopactiviteiten binnen uw organisatie in kaart brengen? Voer dan een inkoopdiagnose uit. Dit is een scan die in beeld brengt wie, wat, waar en hoe inkoopt. Het doel van een inkoopdiagnose is het toetsen en het verbeteren van het inkoopbeleid. De diagnose levert u managementinformatie op om het inkoopproces te kunnen sturen. Zo verschaft een inkoopdiagnose onder andere informatie over het inkoopvolume, het inkoopsegment en het leveranciersbestand.

Dossier: Inkoopdiagnose

Opdracht plaatsen, mondeling of schriftelijk

In beginsel kunt u zowel mondeling als schriftelijk een overeenkomst aangegaan. De leverancier of aannemer doet een aanbod, dat door u wordt geaccepteerd. Het is verstandig om afspraken in overeenkomsten zoveel mogelijk schriftelijk te bevestigen in een contract of een opdrachtbevestiging. Dit is vaak ook een vereiste binnen de administratieve organisatie van uw organisatie. Overheidsopdrachten die vallen onder de Europese aanbestedingsregels, zijn altijd schriftelijke overeenkomsten.

Soms kan uit het niet-handelen (stilzitten) van partijen worden afgeleid dat de overeenkomst tot stand is gekomen. De bijzondere omstandigheden van het geval zijn bepalend. Denkt u hierbij aan de situatie waarbij de leverancier begint met de uitvoering van de opdracht, facturen verstuurt et cetera en u daartegen geen bezwaar maakt. Het aanbod is dan stilzwijgend aanvaard.

Opdrachtvorm kiezen

Afhankelijk van uw inkoopbehoefte kiest u de meest toepasselijke opdrachtvorm. De aanbestedingsregels kennen diverse opdrachtvormen (opdracht voor werken, leveringen et cetera). De opdrachtvorm staat los van de te volgen aanbestedingsprocedure (openbare procedure, niet openbare procedure et cetera) en de te kiezen contractvorm.

Opdracht tot een werk, eenmalige dienst of eenmalige levering

Deze opdrachtvorm komt het meest voor. Met deze vorm worden eenmalige werken, leveringen en diensten aanbesteed. In principe bepaalt u zelf wat u als enkele opdracht wilt aanbesteden. Maar u mag opdrachten niet splitsen of juist samenvoegen met het doel om te ontkomen aan de toepasselijkheid van de aanbestedingsregelgeving.

Opdracht tot periodieke werken, diensten of leveringen

U geeft de opdracht aan een leverancier of afnemer om in een bepaalde periode tegen een vooraf afgesproken prijs werken, diensten of goederen te leveren. Het kan hier ook gaan om huur(koop), lease of gemengde opdrachten.

Bij een concessie voor een werk of een dienst sluit u met een leverancier een overeenkomst voor de uitvoering van een werk of dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht voor het betreffende werk of de dienst. De leverancier of aannemer draagt het exploitatierisico en kan zijn investering terugverdienen doordat derden betalen voor het gebruik van het werk of de dienst. Denk hier bijvoorbeeld aan de betaling van tol bij tunnels.

Meer informatie: Concessieovereenkomst

Plaatsen van opdrachten bij een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst wordt gebruikt om de voorwaarden vast te leggen voor een serie aan te besteden, over een langere periode uit te spreiden, (deel)opdrachten. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meerdere leveranciers (mantelpartijen). In de raamovereenkomst legt u voorwaarden voor het gunnen van opdrachten vast voor een bepaalde periode. Het verschil met een gewone overeenkomst is dat u geen afnameplicht heeft. In de raamovereenkomst maakt u afspraken over bijvoorbeeld kwaliteitsaspecten, levertijd en (eenheids)prijs. Of en hoe vaak opdrachten zullen worden verstrekt, staat echter nog niet vast. Partijen mogen bij de latere gunning van een opdracht op basis van de raamovereenkomst, geen substantiële wijzigingen aanbrengen ten opzichte van de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

De markt heeft soms moeite met de keuze van aanbestedende diensten voor een raamovereenkomst. De opbrengst van het meedoen aan een dergelijke procedure is vaak onzeker, terwijl de nodige kosten worden gemaakt. Het is daarom verstandig om al bij de voorbereiding van de opdracht na te gaan of een raamovereenkomst de juiste contractvorm is om aan uw inkoopbehoefte te voldoen.

Meer informatie: Raamovereenkomsten

Looptijd, contractduur bepalen

Partijen hebben contractvrijheid als het gaat om het bepalen van de looptijd van een contract. Deze wordt niet beperkt door het aanbestedingsrecht, het mededingingsrecht of de jurisprudentie. De Europese Commissie heeft in een mededeling wel enkele richtinggevende opmerkingen geplaatst. De duur van een overeenkomst mag de mededinging op de markt niet verder beperken dan nodig is. De verhouding tussen financiële belangen en vrije concurrentie moeten op elkaar worden afgestemd. Als een inschrijver bijvoorbeeld een enorme investering moet doen om de opdracht te kunnen uitvoeren, kan een lange contractduur gerechtvaardigd zijn. Verder zal de duur van een serviceovereenkomst in de praktijk vaak gelijk zijn aan de economische afschrijvingstermijn van de te onderhouden goederen.

Voor raamovereenkomsten gelden een aantal specifieke regels. Een raamovereenkomst mag een looptijd hebben van maximaal vier jaar. Een langere looptijd is onder bepaalde omstandigheden wel mogelijk. U kunt hiervoor strategische, economische of andere objectieve argumenten aangedragen. Denk hier bijvoorbeeld aan het exclusieve karakter van de te leveren goederen, diensten of werken.

Nadere overeenkomsten die onder een raamovereenkomst worden aangegaan, mogen overigens doorlopen ook nadat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken. 

Het is verstandig om bij uw afweging over de gewenste contractduur (en het opnemen van verlengingsopties) zaken als leveringszekerheid, het belang van de levering voor de organisatie en de ontwikkelingen in de markt mee te wegen. Soms is het onverstandig om langdurige contracten af te sluiten. Bijvoorbeeld bij een markt met sterke prijsfluctuaties of een markt waarbij de technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Afhankelijk van de verwachte marktontwikkeling bepaalt u de optimale looptijd van de overeenkomst. Leg uw afwegingen altijd vast in het aanbestedingsdossier. Dit voor het geval u door de Europese Commissie of andere belanghebbende verzocht wordt te onderbouwen waarom u voor een bepaalde looptijd heeft gekozen.

Belang voor organisatie analyseren (Kraljic-matrix)

Hoe belangrijk is het in te kopen product, het werk of de dienst voor uw interne bedrijfsproces? Dat beïnvloedt namelijk de wijze waarop u het inkoopbeleid van uw organisatie toepast en welke inkoopprocedure u kiest bij de aanbesteding. Voor het classificeren van de in te kopen artikelen kunt u gebruikmaken van de portfolio-analyse van Kraljic (de Kraljic-matrix). Dit is een analyse waarbij alle in te kopen producten, werken en diensten worden verdeeld in vier groepen: knelpuntproducten, hefboomproducten, strategische producten en routineproducten. Afhankelijk van de mate waarin een productgroep beïnvloed wordt door inkooprisico's en/of financiële risico's, zal indeling in een van de vier genoemde categorieën plaatsvinden.

De matrix is ook van belang voor het contractmanagement. U zult niet aan alle contracten evenveel aanacht kunnen besteden. U brengt in kaart welke risico's of impact contracten hebben. Raken deze de burger direct (bijvoorbeeld thuiszorg), hebben deze invloed op het primaire proces (zoals ICT-projecten), gaat het om innovatieve contracten (vanuit de aard daarvan risicovol) of hebben deze invloed op politiek gevoelige zaken? Die vragen – en antwoorden – afgezet tegen het bedrag dat met de contracten gemoeid is, geven een goede indicatie om te kunnen bepalen met welke intensiteit u inzet op contractmanagement.

ICT loket: Inkoopmatrix Kraljic 
Meer informatie: Kiezen aanbestedingsprocedure - Belang van het product

Markt verkennen

Om de meest geschikte aanbestedingsprocedure te kunnen bepalen en de opdracht goed te kunnen specificeren, heeft u kennis van de markt nodig. Ontbreekt deze kennis, dan zult u voor deze specifieke opdracht de markt moeten verkennen. Wie levert wat? Hoeveel spelers zijn er op de markt? En wat is het gemiddelde prijsniveau? Een marktverkenning hoeft niet per se ingewikkeld te zijn. In veel gevallen biedt eenvoudig deskresearch u al de nodige informatie.

Dossier: Markten
Brochure: Ken de Markt en Checklist Marktkennis bij overheidsinkoop