Kiezen procedure
De keuze hangt niet alleen af van de regelgeving, maar ook van het beschikbare budget en de inkoopbehoefte van uw organisatie. Wat wilt u inkopen? Gaat het om een eenmalige opdracht of om een regelmatig terugkerende opdracht? En hoe zit het met duurzaamheid en innovatie? Bij de voorbereiding van de opdracht moet u over deze onderwerpen nadenken. Iedere procedure heeft voor- en nadelen.
Overwegingen
U kiest de meest effectieve procedure die met de minste kosten in de inkoopbehoefte van uw organisatie voorziet. De regels bepalen wat mag, vervolgens bepaalt u zelf de meest efficiënte procedure. Hierbij houdt u rekening met:
- aanbestedingsregels en interne inkooprichtlijnen
- aard van de opdracht
- opdrachtvorm (type opdracht)
- bijzondere omstandigheden, uitzonderingsprocedures
- omvang van de opdracht
- beschrijving van de opdracht
- type opdrachtgever
- administratieve lasten
- marktsituatie
- gunningsciterium
- duurzaamheid, sociaal beleid en MVO
- concurrentie
- snelheid
- belang van product voor de aanbestedende dienst
Aanbestedingsregels en interne inkooprichtlijnen
Voor overheidsopdrachten gelden Europese en nationale aanbestedingsregels. De Europese richtlijnen voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn omgezet in nationale regelgeving. Denk hier aan het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) en het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Veel aanbestedende diensten hebben bovendien eigen inkooprichtlijnen opgesteld. De aanbestedingsregels en interne inkooprichtlijnen bepalen de juridische randvoorwaarden voor het plaatsen van opdrachten.
Aard van de opdracht
Wat wilt u inkopen, een werk, een levering of een dienst? Voor werken gelden andere drempels waarboven aanbesteed moet worden dan voor leveringen en diensten. Bij diensten wordt onderscheid gemaakt tussen 2A- en 2B-diensten. Bij 2A-diensten moet u een volledige Europese procedure volgen. Voor 2-B diensten geldt een lichter regime. Het zijn diensten waarvan wordt vermoed dat ondernemingen uit andere EU-lidstaten geen belang hebben bij een Europese aankondiging van uw opdracht. Bijvoorbeeld bepaalde diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en arbeidsbemiddeling. De specifieke voorschriften die gelden voor een 2B-procedure vindt u in de artikelen 23 en 35, twaalfde tot en met zestiende lid van het Bao.
Wijziging Bao en Bass - nieuwe CPV
Bijzondere Europese procedures: 2B-diensten
Opdrachtvorm (type opdracht)
Het type opdracht is van belang bij de keuze van de procedure. Gaat het bijvoorbeeld om een gemengde opdracht, een regelmatig terugkerende opdracht of een innovatiegerichte opdracht.?
Regelmatig terugkerende opdrachten
Sommige goederen en diensten koopt u met enige regelmaat in. Van te voren kunt u dan niet altijd bepalen hoe vaak en wanneer ze nodig zijn. Het gaat om series van soortgelijke opdrachten met een zeer korte duur en met vaak een beperkt financieel belang, zoals bijvoorbeeld incidentele cateringdiensten. U neemt de waarde van de over het afgelopen jaar (of het komende jaar) verstrekte opdrachten om te bepalen of die boven de drempelwaarde uitkomt. Wordt de drempel overschreden, dan moet u de afzonderlijke opdrachten Europees aanbesteden. Wellicht is een raamovereenkomst in dat geval aan te bevelen.
Gemengde opdrachten
Uit welke componenten bestaat uw opdracht? Denk bijvoorbeeld aan een opdracht die bestaat uit zowel 2A als 2B diensten of uit werken en leveringen. Om te bepalen of de Europese aanbestedingsdrempel wordt overschreden, telt u de totale waarde van de verschillende componenten bij elkaar op. De component met de hoogste waarde bepaalt welk aanbestedingsregime van toepassing is. Bij een opdracht, die bestaat uit zowel 2A- als 2B-diensten, bepaalt de dienst met de hoogste waarde of de opdracht volgens het volledige of een verlicht Europese regime moet worden aanbesteed.
Vertrouwelijke opdrachten
Wilt u het bestek niet openbaar maken, bijvoorbeeld omdat het gaat om een beveiligingsopdracht, dan kiest u voor een niet-openbare procedure. Daarin wordt het bestek aan maar enkele aanbieders bekend gemaakt. U kunt hen eventueel een geheimhoudingsplicht opleggen. Het Bao is overigens niet van toepassing op een overheidsopdracht die volgens de wet geheim is. Dit geldt ook voor opdrachten waarbij volgens de wet bij de uitvoering bijzondere veiligheidsmaatregelen genomen moeten worden of waarbij de belangen van de Staat in het geding zijn.
Innovatiegerichte opdrachten
Als aanbestedende dienst kunt u met uw inkoopkracht de ontwikkeling van innovatieve producten, processen en diensten stimuleren. Dat kunt u doen door leveranciers uit te dagen: u vraagt om een vernieuwende oplossing voor een maatschappelijk probleem, bijvoorbeeld op het gebied van mobiliteit of milieu en duurzaamheid.
Met functioneel specificeren kunt u innovatie in de markt uitlokken. U geeft geen (technische) specificaties aan, maar prestatie-eisen. Ook met het toestaan van varianten op uw bestek geeft u inschrijvers de ruimte om met innovatieve ideeën te komen. Bij de voorbereiding van de opdracht, kan een marktverkenning, marktconsultatie of een eigen initiatiefvoorstel helpen een innovatieve oplossing te vinden voor uw inkoopvraag of maatschappelijk probleem.
Als sprake is van complexe opdrachten, die u vooraf niet goed kunt specificeren, kunt u kiezen voor een concurrentiegerichte dialoog. Voordat opdrachtnemers mogen inschrijven, voert u eerst een dialoog om tot een optimale oplossing voor uw probleem te komen. De procedure is verdeeld in meerdere ronden. Alle geschikte aanbieders mogen aan de dialoogfase meedoen waarna u een aantal ondernemers selecteert om in te schrijven.
Handreiking Concurrentiegerichte Dialoog
Dossier Innovatiegericht inkopen
Bijzondere omstandigheden, uitzonderingsprocedures
In de praktijk proberen aanbestedende diensten nogal eens onder de Europese aanbestedingsregels uit te komen. De oorzaak ligt soms, maar gelukkig steeds minder, in een slechte voorbereiding van de opdracht en onbekendheid met de bestaande regelgeving. Een professionele inkooporganisatie is bekend met de uitzonderingprocedures binnen de bestaande regelgeving en begint tijdig aan de voorbereiding van de opdracht. Er zijn diverse omstandigheden, waaronder u een bijzondere procedure kunt toepassen. Het gaat niet om het ontduiken van de regelgeving, maar om het toepassen van speciale regels voor bijzondere gevallen. Bij dwingende spoed hoeft u een opdracht bijvoorbeeld onder bepaalde omstandigheden niet vooraf bekend te maken. Uit oogpunt van doelmatigheid is het overigens niet altijd verstandig om voor een uitzonderingsprocedure te kiezen omdat dit ten koste kan gaan van prijs en kwaliteit.
Bijzondere Europese procedures
Omvang van de opdracht
De waarde van de opdracht bepaalt in principe of u een opdracht Europees moet aanbesteden. Als de waarde onder de Europese aanbestedingsdrempel blijft, dan kunt u openbaar nationaal aanbesteden of enkelvoudig dan wel meervoudig onderhands aanbesteden. Dat geldt ook voor de aanbesteding van 2B-diensten. De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht (gelijkheids-, transparantie-, proportionaliteit- en non-discriminatiebeginsel) zijn in meer of mindere mate van toepassing op opdrachten onder de drempel en 2B-diensten. De inkooprichtlijnen van uw eigen organisatie bepalen bij welke bedragen het opvragen van één offerte volstaat, meerdere offertes moeten worden opgevraagd of de opdracht toch vooraf moet worden aangekondigd. Als u een onderhandse procedure toepast, is een grondige kennis van de markt een vereiste. Als u bijvoorbeeld bij drie dure aanbieders een offerte opvraagt, leidt dat vaak niet tot een gunstige prijs.
Beschrijving van de opdracht
Hoe meer marktkennis u hebt en hoe beter u de opdracht kunt beschrijven, hoe eenvoudiger de keuze voor de juiste procedure is. Bij complexe opdrachten is het soms lastig de opdracht goed te specificeren. In dat geval ligt een concurrentiegerichte dialoog, of een procedure waarin de opdracht functioneel gespecificeerd wordt voor de hand.
Is de aard en omvang van de opdracht onduidelijk of kunt u de prijs niet goed vaststellen, dan is een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mogelijk een geschikte procedure. Dit speelt bijvoorbeeld als door geologische omstandigheden de omvang van een werk onzeker is. Het is dan niet mogelijk om de opdracht vooraf goed te beschrijven en de waarde van de opdracht te bepalen.
Type opdrachtgever
Wat voor soort opdrachtgever bent u, behoort uw organisatie tot de centrale overheid (het Rijk) of de decentrale overheid (gemeenten, provinciën, waterschappen of publiekrechtelijke instelling)? Voor de centrale en voor decentrale overheden gelden verschillende Europese aanbestedingsdrempels. Bij de aanbestedingen boven de drempel is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing en gelden de daarin beschreven procedures. Bij aanbestedingen onder de drempel bepalen uw eigen inkooprichtlijnen of (voor de Rijksoverheid) het ARW 2005 de te kiezen procedure.
Aanbestedingsplicht
Drempelwaarden Europees Aanbesteden
Dossier ARW 2005
Administratieve lasten
Iedere aanbestedingsprocedure brengt in meer of mindere mate administratieve lasten met zich mee. Het is verstandig hier bij de voorbereiding van uw opdracht rekening mee te houden. U moet de opdracht formuleren, selectie- en gunningcriteria opstellen en de inschrijvingen beoordelen. Aanbieders moeten offertes opstellen en bewijsstukken aanleveren. Al deze inspanningen moeten in verhouding staan tot de opdracht. De keuze voor de procedure hangt af van zowel de aard van de opdracht als de marktsituatie. Gaat u een bulkartikel aanbesteden, dan is een openbare procedure waarbij gegund wordt op de laagste prijs, wellicht een goede keuze. Maar bij ingewikkelde opdrachten, zoals een lastig te specificeren ICT-opdracht, moeten inschrijvers veel werk verzetten. Om de administratieve last te beperken kunt u in deze situatie beter voor een niet-openbare procedure kiezen. Bij een niet-openbare procedure vraagt u alleen de meest geschikte kandidaten (bij een Europese procedure minimaal vijf) een inschrijving te doen.
Marktsituatie
Hoe ziet de markt eruit? Hoeveel aanbieders zijn er? Bij een kwalitatief gelijkwaardige markt met veel aanbieders kunt u kiezen voor een openbare procedure met laagste prijs. Verschilt het aanbod in kwaliteit, dan ligt een (niet) openbare procedure waarbij gegund wordt op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) voor de hand.
Er zijn situaties waarbij maar één geschikte leverancier of aannemer de gevraagde werken, diensten of producten kan leveren. Bijvoorbeeld vanwege een monopoliepositie op de markt, exclusieve rechten of omdat maar één leverancier zich heeft aangemeld tijdens een openbare of niet openbare procedure. In dat geval kunt u de opdracht rechtstreeks gunnen of een onderhandelingsprocedure toepassen.
Bijzondere Europese procedures
Gunningscriterium
Er zijn twee gunningscriteria die u mag toepassen: laagste prijs of Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Kiest u voor de laagste prijs, dan zult u de hele markt willen betrekken en ligt een openbare procedure wellicht voor de hand. Het criterium EMVI, brengt een hogere administratieve last met zich mee. Inschrijvers hebben meer tijd nodig om hun offerte op te stellen en u om de gunningscriteria op te stellen en de offertes te beoordelen. Voordeel van het toepassen van EMVI is dat u de offertes op prijs en kwaliteit met elkaar kunt vergelijken.
Wilt u EMVI toepassen en toch de administratieve lasten beperken, dan kunt u beter kiezen voor de niet-openbare procedure. U nodigt dan alleen door u geselecteerde gegadigden uit om een inschrijving te doen. Dat scheelt offertekosten en beperkt het aantal te beoordelen offertes.
Duurzaamheid, sociaal beleid en MVO
Alle procedures bieden evenveel ruimte om eisen te stellen aan de duurzaamheid van in te kopen, leveringen, diensten en werken. Alleen bij het toepassen van een procedure met het gunningscriterium EMVI kan ook de mate waarin tegemoet wordt gekomen aan wensen met betrekking tot duurzaamheid worden gehonoreerd.
Visie 3: Betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen bij Overheidsopdrachten
Dossier duurzaam inkopen
Concurrentie
Hoeveel concurrentie is nodig om tot de beste prijs-kwaliteit verhouding te komen? Om dit te kunnen beoordelen, is grondige kennis van de markt onontbeerlijk. Hoe meer kennis u van de markt heeft, hoe beter u in staat bent om de juiste procedure te kiezen. Bij een openbare inschrijving volgen meestal veel aanbiedingen. Bij een niet-openbare inschrijving wordt slechts een klein aantal inschrijvers (bij een Europese procedure minimaal vijf) gevraagd een inschrijving te doen. Een marktverkenning kan u bij de voorbereiding van de opdracht helpen om te bepalen met welke procedure u de beste resultaten zult behalen.
Snelheid
Europese aanbestedingsprocedures hebben voorgeschreven minimale doorlooptijden. Aanbieders moeten de tijd krijgen om zich aan te melden en hun inschrijving op te stellen.
Keuze openbaar of niet openbaar
Een openbare procedure duurt normaal minimaal 52 kalenderdagen. Een niet-openbare procedure duurt minimaal 77 kalenderdagen. Bij een niet-openbare procedure bedraagt de aanmeldtermijn, tussen aankondiging van de opdracht en ontvangst van een verzoek tot deelneming, minimaal 37 kalenderdagen. De inschrijvingstermijn, tussen het verzenden van de uitnodiging tot het doen van een inschrijving en ontvangst van de inschrijving, bedraagt minimaal 40 kalenderdagen. De voorselectie zorgt er dus voor dat de niet-openbare procedure langer duurt.
Doorlooptijd eigen organisatie
Bij het plannen van een aanbestedingsprocedure moet u ook rekening houden met de doorlooptijd binnen uw eigen organisatie. Bijvoorbeeld de benodigde tijd voor het opstellen van de opdracht, het aankondigen van de opdracht, het beoordelen van ingediende stukken en het opstellen van afwijzings- en gunningbrieven.
Verkorting van termijnen
De termijn kan worden verkort als u documentatie elektronisch beschikbaar stelt of als de aankondiging langs elektronische weg wordt opgesteld en verzonden. Ook het doen van een vooraankondiging kan de termijn verkorten. Verder gelden diverse versnelde procedures die u onder bepaalde omstandigheden kunt toepassen. Bij dwingende spoed kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging. Denk hierbij aan het herstellen van dijken bij een watersnoodramp. Ook is er een versnelde procedure beschikbaar als daar dringende redenen voor zijn die minder urgent zijn dan dwingende spoed. Voor beide spoedprocedures geldt dat deze alleen mogen worden toegepast als u de omstandigheden niet kon voorzien of voorkomen en deze niet door uw eigen toedoen zijn ontstaan.
Aankondigingen die langs elektronische weg zijn opgesteld en aan het Officiële Publicatie bureau EG zijn verzonden, worden pas uiterlijk vijf dagen na verzending bekendgemaakt. In alle overige gevallen worden de aankondigingen pas uiterlijk twaalf dagen na verzending bekendgemaakt. Houdt er daarom rekening mee dat de termijnen al gaan lopen na verzending van de aankondiging, terwijl ondernemingen nog geen kennis kunnen nemen van de aankondiging. U moet de verzenddatum van de aankondiging kunnen aantonen. Zorg daarom voor een adequaat (post)registratie systeem!
Bijzondere Europese procedures: onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging
Bijzondere Europese procedures: versnelde procedure
Visie 1: Omgaan met termijnen
Belang van het product voor de aanbestedende dienst
Voor het classificeren de door u in te kopen artikelen kunt u gebruik maken van de portfolio analyse van Kraljic (de Kraljic-matrix). Dit is een analyse waarbij alle in te kopen producten worden verdeeld in bovengenoemde vier groepen: knelpuntproducten, hefboomproducten, strategische producten en routineproducten. Afhankelijk van de mate waarin een productgroep beïnvloed wordt door inkooprisico's en/of financiële risico's, zal een indeling in een van de vier genoemde categorieën plaatsvinden.
Hoe belangrijk is het in te kopen product voor het interne bedrijfsproces van uw organisatie? Dat beïnvloedt namelijk de inkoopstrategie van uw organisatie en de inkoopprocedure bij een aanbesteding.
Routinematige producten
Dit zijn goed verkrijgbare producten die door veel leveranciers worden geleverd in een doorzichtige markt, de producten zijn onderling goed te vergelijken. Bijvoorbeeld kantoorartikelen. Deze producten hebben weinig invloed op de voortgang van uw bedrijfsproces en vormen dus weinig risico.
Bij de meeste organisaties vormt dit het overgrote deel van de inkoop. U moet deze producten zo goedkoop en efficiënt mogelijk inkopen. Streef dus naar optimalisatie van het inkoopproces, bijvoorbeeld via e-aanbesteden. U kunt de producten het beste inkopen via een openbare procedure met de laagste prijs als gunningscriterium. Bij gezamenlijke inkoop kunt u bovendien kwantumkortingen behalen.
Hefboomproducten
Dit zijn producten waar een geringe prijswijziging een groot effect heeft voor uw organisatie. Het hangt van uw type organisatie af wat voor uw organisatie hefboomproducten vormen. De producten zijn in het algemeen goed onderling te vergelijken in een doorzichtige markt met meerdere leveranciers. U dient deze producten dus zo scherp mogelijk in te kopen. Door bijvoorbeeld via gezamenlijke inkoop kwantumkorting behalen. De openbare procedure met laagste prijs als gunningscriterium is de meest aangewezen procedure voor de inkoop van deze producten.. Het verdient aanbeveling om geen lange termijn contracten te sluiten en optimaal gebruik te maken van de concurrentie op de markt. Voorbeelden van hefboomproducten zijn drukwerk, computers en kantoorinrichting.
Strategische producten
Strategische producten zijn van grote invloed op het functioneren van uw organisatie of het bereiken van de belangrijkste doelen van uw organisatie. Bijvoorbeeld de aankoop van een complex ICT-systeem. Het zijn meestal complexe producten afgestemd op de specifieke behoefte van uw organisatie waarvoor weinig leveranciers zijn in een ondoorzichtige markt. Deze producten vormen een hoog inkooprisico voor uw organisatie. Het aangaan van langdurige samenwerkingsverbanden met leveranciers waarin kennis en ervaring wordt uitgewisseld is vaak verstandig. Wisselen van leverancier is vaak lastig. De niet-openbare procedure of waar mogelijk de concurrentiegerichte dialoog zijn de beste procedures. Het verdient aanbeveling de aanbiedingen vooral op kwaliteit te beoordelen.
Knelpuntproducten
Knelpuntproducten hebben weinig invloed op het financiële resultaat van uw organisatie maar hun aanwezigheid is van grote invloed op de continuïteit van uw organisatie. Zij vormen dus een groot risico. Voorbeelden zijn onderhoud van installaties of reserveonderdelen. De producten zijn vaak moeilijk verkrijgbaar of zijn maar bij één leverancier te koop. De risico's van aanlevering op korte en op langere termijn zullen goed ingeschat moeten worden. De leverancier heeft veel onderhandelingsmacht. Voor de inkoop kan het beste de niet-openbare procedure gevolgd worden of in voorkomende gevallen de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.
E-mail deze pagina
