Zoeken

Contractmanagement is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking.

Contractmanagement richt zich steeds meer op een intensieve samenwerking met leveranciers. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijds begrip, vertrouwen, open communicatie en winstgevendheid voor beide partijen.

Aanbestedende diensten gebruiken innovatiepartnerschap en pre-commercieel inkopen om in co-creatie met de markt innovatieve oplossingen te ontwikkelen. Beide vormen lijken veel op elkaar. Er is echter een belangrijk verschil: bij het pre-commercieel inkopen dien je na het ontwikkeltraject een reguliere aanbesteding te organiseren. Alle geïnteresseerde bedrijven, ook bedrijven die niet hebben deelgenomen aan het ontwikkeltraject, kunnen op deze aanbesteding inschrijven. Bij het innovatiepartnerschap vindt het aanbestedingsmoment voorafgaand aan het ontwikkeltraject plaats. Hierdoor is er na het ontwikkeltraject geen aanbesteding nodig.

Het doel van deze handreiking van het regioteam Nood-West van het traject Beter Aanbesteden is handvatten bieden voor toepassen van tenderkostenvergoeding. Naast de al bestaande wettelijke regels over inschrijfkosten in de Gids Proportionaliteit, is deze handreiking met name bedoeld om aanbestedende diensten te helpen met het daadwerkelijk opstellen van een tenderkostenregeling.  (oktober 2018)

Een aanbestedende dienst heeft een zekere vrijheid om de inhoud en omvang van de opdracht te bepalen, opdat haar inkoop behoeften maximaal wordt vervuld. Aan de hand van inkooptechnische overwegingen bepaal je of (on)gelijksoortige opdrachten bij elkaar horen (clusteren) of dat je juist verschillende (deel)opdrachten in de markt zet. Daarbij dien je zowel rekening te houden met de belangen van je eigen organisatie als die van die van de markt en in het bijzonder het MKB.

Hier vind je diverse handreikingen, voorbeelddocumenten, onderzoeken, adviesdocumenten en praktijkvoorbeelden op basis waarvan je professioneel, rechtmatig en doelmatig kunt aanbesteden en inkopen. Deze stukken zijn zowel door PIANOo als door derden opgesteld.

Het is belangrijk om te bepalen of je ondernemingen uit derde landen (landen buiten de EU zonder handelsakkoord) toelaat tot een aanbesteding. Je bent daartoe niet verplicht, maar het is wel toegestaan. Overweeg hierbij risico's zoals oneerlijke concurrentie, nationale veiligheid, afhankelijkheid en het niet naleven van sociale of milieunormen. Leg je keuze vast in het aanbestedingsdossier en vermeld het in de aanbestedingsstukken.

De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt meerdere handreikingen beschikbaar over het formuleren en hanteren van onderscheidende criteria voor kwaliteit. Iedere handreiking bevat specifieke tips voor inkopers. (update: december 2023)

Een behoefteanalyse helpt je de juiste vraag te formuleren bij een probleem waarvoor je een oplossing zoekt. Het is een onderzoek naar een behoefte van jouw organisatie en het begrijpen van ‘de vraag achter de vraag’.

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) heeft de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden gepubliceerd. De handreiking geeft aanbestedende diensten handvatten om aan de slag te gaan met klachtafhandeling bij aanbesteden dan wel deze te verbeteren. (januari 2022)