Zoeken

In de voorbereidingsfase van een aanbesteding maak je verschillende keuzes. Bij het in de markt zetten van een opdracht bepaal je de samenstelling en aard van de opdracht, de waarde en de aanbestedingsprocedure. Deze stappen documenteer je.

In de overeenkomst leg je de gemaakte afspraken vast. De voorwaarden voor de overeenkomst zijn opgenomen in de aanbestedingsstukken, de eventuele conceptovereenkomst en de algemene voorwaarden dei van toepassing zijn.

Om te toetsen of uitgaven rechtmatig zijn, is het belangrijk dat een interne controleur samen met inkopers periodiek een spendanalyse maakt.

Een organisatie kan meerdere maatregelen nemen om onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen en om te komen tot een periodieke spendanalyse die kan dienen als jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording. Hieronder tref je een (niet gelimiteerd) overzicht aan.

De Universiteit Utrecht heeft onderzoek gedaan naar een betere bescherming van veiligheidsbelangen bij de aankopen van de Nationale Politie. In het onderzoek worden de factoren uiteengezet die bepalend zijn om de vraag te beantwoorden welke regelgeving – de Aanbestedingswet op Defensie- en Veiligheidsgebied (AwDV) of de Aanbestedingswet 2012 – en welke uitzonderingsgronden van toepassing kunnen zijn op de aankopen van de politie. (februari 2022)

Aanbestedende diensten zijn op termijn verplicht om een klachtenregeling te hebben met een onafhankelijk loket. Daarmee kunnen ze problemen van ondernemers in een aanbestedingsprocedure vroegtijdig aanpakken en zo een rechtsgang voorkomen. Maar hoe richt je de klachtafhandeling in? Doe je dit zelf, samen met andere aanbestedende diensten of besteed je dit uit aan de markt? De gemeente Midden-Groningen kiest voor een eigen loket. “Zo willen we sneller van klachten leren en de opgedane kennis beter borgen.” (PIANOo, april 2022)

Aanbestedende diensten zijn op termijn verplicht om een klachtenregeling te hebben met een onafhankelijk loket. Daarmee kunnen ze problemen van ondernemers in een aanbestedingsprocedure op een vroeg moment aanpakken en een rechtsgang voorkomen. Maar hoe richt je de klachtafhandeling in? Doe je dit zelf, samen met andere aanbestedende diensten of besteed je dit uit aan de markt? De provincie Limburg belegt dit bij een extern bureau. (PIANOo, april 2022)

Aanbestedende diensten zijn op termijn verplicht om een klachtenregeling te hebben met een onafhankelijk loket. Daarmee kunnen ze problemen van ondernemers in een aanbestedingsprocedure op een vroeg moment aanpakken en een rechtsgang voorkomen. Maar hoe richt je de klachtafhandeling in? Doe je dit zelf, samen met andere aanbestedende diensten of besteed je dit uit aan de markt? Collectieve inkooporganisatie Bizob werkt hiervoor samen met een andere inkoopsamenwerking. “Het is kostenneutraal, onafhankelijk en als vergelijkbare organisaties begrijpen we elkaar goed.” (PIANOo, mei 2022)

Wat samenwerkende partijen zich niet altijd realiseren, is dat samenwerking al start in de aanbesteding. In deze fase leg je de basis voor de toekomstige samenwerking, die doorloopt tot ver na de afronding van de aanbesteding, wanneer het werk al volop bezig is. Een goed ingericht aanbestedingsproces biedt de kans om vanaf het begin de juiste toon en het gewenste ritme in de samenwerking te vinden.

Voor de ontwikkeling en professionalisering van de aanbestedingspraktijk is het van belang dat er goed studiemateriaal beschikbaar is over het vakgebied. Niet alleen voor studenten, maar ook voor professionals die willen instromen of bijscholen. (maart 2023)