Zoeken

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en managen van de contracten; de aanbieders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. Je bepaalt samen met de aanbieders/instellingen hoe zij het beoogde resultaat gaan behalen. Na afronding van een uitgevoerde opdracht toets je of de cliënt tevreden is met het resultaat en houd je de geleverde prestaties van de opdrachtnemers bij. Je evalueert de samenwerking met de leveranciers en zet de verbetercyclus voor toekomstige opdrachten in gang. 

Aanbestedende diensten vinden het doelmatig en rechtmatig inkopen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) vaak een grote uitdaging. Oorzaken hiervan zijn dat de ICT-markt continu in beweging is en de technologische ontwikkelingen elkaar zeer snel opvolgen. Belangrijk voor het slagen van je ICT-(inkoop)project is kennis te hebben van veel gebruikte ICT-termen en -onderwerpen zoals projectmanagement, governance, architectuur, de generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) en wat een vendor lock-in is. Deze kennis kan voorkomen dat ICT-projecten te laat, te duur en niet volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd.

Voordat je als aanbestedende dienst met een ICT project aan de slag gaat, is het belangrijk om helder te krijgen welke behoefte er leeft. In geval van ICT kan een opdracht uit een combinatie bestaan van zowel producten als diensten. Zo kun je bijvoorbeeld software, hardware en bijbehorende dienstverlening afnemen. De bijbehorende dienstverlening kan bijvoorbeeld bestaan uit het functioneel en technisch beheer, trainingen en de implementatie.

De overheid besteedt tegenwoordig een groot deel van de ICT-diensten en -producten uit aan de markt. Naast de maatregelen die overheden zelf treffen voor hun informatiebeveiliging is het belangrijk dat ook ingekochte diensten en producten voldoen aan de informatiebeveiligingseisen.

De ICT-markt is erg breed - van multi-functionals tot maatwerk-software oplossingen. Het inkopen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt, zowel in omvang als gewicht, steeds belangrijker. ICT is van groot belang bij het realiseren van de doelstellingen van het Rijk en andere overheden. Dit sectordossier ICT beoogt inkopers te helpen bij de inkoop van ICT.

De diverse handreikingen geven tips en concrete handvatten om je te helpen bij inkopen in het sociaal domein. De eventuele voorbeelddocumenten bieden hierbij ondersteuning.

De diverse praktijkvoorbeelden laten zien hoe anderen ICT inkopen. Deze ervaringen kunnen je inspireren, je kennis verhogen en je helpen om de vertaalverslag naar de praktijk te maken.

De Europese standaardprocedures – de openbare en de niet-openbare procedure - zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van je ICT. Daarnaast kun je ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.

Om professioneel inkopen te stimuleren en leveranciersafhankelijkheid te beperken heeft PIANOo enkele geleerde lessen geformuleerd specifiek voor de inkoop van software.

ICT-standaarden kunnen 'open' of 'leveranciersgebonden' zijn. Het gebruik van leveranciersgebonden standaarden is veelal beperkt door intellectueel eigendomsrecht. Door een open standaard te gebruiken, kan software van verschillende leveranciers makkelijker met elkaar informatie uitwisselen. Sinds 1 december 2008 geldt er een ‘pas toe of leg uit’-verplichting voor gemeenten, provincies, rijk, waterschappen en alle uitvoeringsorganisaties: wanneer je ICT inkoopt of laat ontwikkelen, moet je in principe deze technische specificaties hanteren. Pas het bijvoorbeeld toe bij (web) applicaties, HRM-systemen, financiële administratie, en andere software.