Zoeken

De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden ('algemene voorwaarden') bij het plaatsen van een opdracht. Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd, enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst zelf geregeld. Zowel de Rijksoverheid als de Waterschappen hebben algemene inkoopvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten opgesteld. 

ICT Contractmanagement is het managen van een overeenkomst in de fase van uitvoering om daarmee de doelstellingen van de overeenkomst daadwerkelijk te realiseren. Hierbij komen verschillende aspecten kijken, zoals: toezicht houden op de prestaties, relatiemanagement, financiën bewaken, contractbeheer, (onderhandelen over) wijzigingen (bijhouden), en risico- en issue management. Het mag niet zo zijn dat een overeenkomst na het sluiten verdwijnt in een la of kast totdat er iets fout gaat. 

Veel aanbestedende diensten huren personeel in ten aanzien van ICT-werkzaamheden. Er kan gekozen worden tussen een inspanningsverbintenis en een resultaatverbintenis. Een veelgebruikte methode om personeel in te huren is de raamovereenkomst. Het is raadzaam om objectieve prestatie-indicatoren op te nemen in de uitvraag. Bij inhuur van personeel kan sprake zijn van verschillende vormen van dienstverlening.

Belangrijk voor het slagen van je ICT-(inkoop)project is kennis te hebben van veel gebruikte ICT-termen en -onderwerpen zoals projectmanagement, governance, architectuur, de generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) en wat een vendor lock-in is. Deze kennis kan voorkomen dat ICT-projecten te laat, te duur en niet volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd.

Het is toegestaan om een keurmerk te eisen in de technische specificaties van de opdracht, in de gunningscriteria of als contractvoorwaarde. Hier zijn wel strikte voorwaarden aan verbonden.

De procedure innovatiepartnerschap kun je gebruiken voor de aanschaf van producten, werken en diensten die nog niet op de markt beschikbaar zijn (of in ieder geval niet met het door jou gewenste prestatieniveau). Je definieert het probleem of de behoefte en bedrijven stellen innovatieve oplossingen voor. Na het uitvoeren van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase, kun je het product, werk of dienst in commerciële volumes inkopen onder de voorwaarden die je bij de start van het innovatiepartnerschap bent overeengekomen.

Bij een precommerciële inkoop is er meer vrijheid dan bij de reguliere aanbesteding, aangezien Deel 2 van de Aanbestedingswet niet van toepassing is op specifieke onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten. Wel moet getoetst worden of er geen sprake is van onrechtmatige staatssteun. In de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2014/C, 198/01) vind je de regels op basis waarvan je kunt toetsen of er sprake is van onrechtmatige staatssteun.

De diverse algemene handreikingen geven tips en concrete handvatten om je te helpen bij maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen. De eventuele voorbeelddocumenten bieden hierbij ondersteuning.

Je dient inschrijvers of gegadigden te verzoeken aan te geven dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Het gaat hierbij om verplichtingen voortvloeiend uit het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of voortvloeiend uit de in bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Dit voorschrift geldt voor alle overheidsopdrachten en concessieopdrachten, zowel voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen, als voor opdrachten met een waarde onder de drempel.

Wanneer je als aanbestedende dienst vermoedt dat een ondernemer niet integer is dan kun je op verschillende manieren sancties opleggen. Uitsluiten is de meest vergaande sanctie maar er zijn ook andere mogelijkheden die minder drastisch zijn. Proportionele overwegingen zijn de opstap naar een gedifferentieerd sanctiebeleid.