Zoeken

De volgende aandachtspunten helpen u bij het maken van uw keuze tussen de instrumenten. U kunt kiezen uit: inbesteden, aanbesteden, subsidie en Open House. Keuzes die u eerder maakte in uw beleid kunnen ervoor zorgen dat u niet elk instrument meer kunt inzetten. 

Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is belangrijk dat u vroegtijdig informatie verzamelt en het gesprek intern aangaat. Stel dan ook een multidisciplinair team samen en doe een behoefteanalyse. Beiden ingrediënten voor een goed georganiseerde aanbesteding.

Samenwerken met de markt of met collega gemeenten kan voordeling zijn. De markt kan meehelpen om de oplossing voor uw vraag te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktstructuren en prijzen. Bij samenwerking met collega gemeenten deelt u expertise en capaciteit en bereikt u kostenbesparing door lagere inkooprijzen.

Bij het inkopen van zorg en ondersteuning maakt u met de aanbieders afspraken over de financiële vergoeding voor producten of diensten. Er zijn verschillende manieren van bekostigen.
 

U bent verantwoordelijk voor het opstellen en managen van de contracten; de aanbieders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. U bepaalt samen met de aanbieders/instellingen hoe zij het beoogde resultaat gaan behalen. Na afronding van een uitgevoerde opdracht toetst u of de cliënt tevreden is met het resultaat en houdt u de geleverde prestaties van de opdrachtnemers bij. U evalueert de samenwerking met de leveranciers en zet de verbetercyclus voor toekomstige opdrachten in gang. 

Het is van belang om vooraf de looptijd van het contract vast te stellen. Wilt u een eenmalige kortdurende opdracht of een opdracht voor bepaalde tijd? De continuïteit van de dienstverlening en het al dan niet beperken van een eerlijke mededinging op de markt spelen een rol bij het bepalen van de looptijd. Een contractduur kan niet voor onbepaalde tijd zijn.

Bij de aanbesteding van opdrachten moet voor alle criteria het gewicht worden aangegeven. Die gewichten worden gebruikt bij het bepalen wie de beste offerte heeft ingediend. Hoe komt men aan deze gewichten en hoe moeten ze gebruikt worden? Dat laatste dan niet alleen in termen van rekentechniek, maar ook vanuit inhoudelijk oogpunt. (januari 2017)

Om professioneel inkopen te stimuleren en leveranciersafhankelijkheid te beperken heeft PIANOo enkele geleerde lessen geformuleerd specifiek voor de inkoop van software.

De Europese standaardprocedures – de openbare en de niet-openbare procedure - zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van uw ICT. Daarnaast kun je ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.

Dit praktijkvoorbeeld laat zien waar u als aanbestedende dienst mee te maken kunt krijgen bij een archeologie-opdracht. In het voorbeeld wordt onder meer in gegaan op de verschillende fasen en onderzoeken, de kostenramingen en welke aanbestedingsprocedures deze tot gevolg hebben. Ook de keuze laagste prijs of beste prijs-kwaliteitverhouding komt in de voorbeeld aan de orde. (juli 2019)