Zoeken

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is. Zonder zorgvuldig contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Door contracten vast te leggen en te beheren heeft de organisatie een goed beeld van de verplichtingen die zijn aangegaan en van de momenten waarop (intensieve) monitoring nodig is. Het dwingt je te handelen wanneer een contract afloopt en helpt je te inventariseren voor welke activiteiten contracten zijn gesloten, zodat je inzicht krijgt in je totale inkoopportfolio en je een inkoopplanning kunt maken.

Contractmanagement is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking.

Contractmanagement richt zich steeds meer op een intensieve samenwerking met leveranciers. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijds begrip, vertrouwen, open communicatie en winstgevendheid voor beide partijen.

De gemeente Den Haag gaat vanaf 2019 regionaal opgewekte stroom gebruiken voor haar openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, kantoren, zwembaden en sporthallen. Hiervoor heeft de gemeente onlangs twee nieuwe elektriciteitscontracten getekend, met Eneco en energiecollectief OM. Thimo de Nijs, concernadviseur duurzaamheid bij de gemeente Den Haag, vertelt hoe de gemeente invulling heeft gegeven aan de aanbesteding in relatie tot haar eigen duurzaamheidsambities. (PIANOo, mei 2018)

Hoewel er een groot aantal energieleveranciers in Nederland actief zijn, is het aantal leveranciers dat inschrijft op energieaanbestedingen laag. Om te zorgen dat u energie geleverd krijgt zonder of met slechts een beperkte CO2-uitstoot is het van belang dat u de juiste leveranciers aan u weet te binden. Dit vraagt om inzicht in de mogelijkheden van de markt en de risico's. Ook moet u in de voorbereiding het aansluitingenbestand inventariseren, de klikstrategie bepalen en besluiten of u aanvullende dienstverlening wenst. Hoe completer uw uitvraag, hoe groter het aantal inschrijvers en hoe lager de opslagen zijn.

Bepaal uw duurzaamheidsambities en in hoeverre de inkoop van energie dient bij te dragen aan deze ambities. Het valt aan te bevelen heldere duurzaamheidsdefinities te gebruiken. Maak keuzes in de geografische herkomst en de bronsoort. Ook kunt u wensen hebben over de locatie waar deze bron staat en of er sprake is van een nieuwe duurzame energiebron.

De door u ingekochte energie is duurzaam als u naast een overeenkomst voor de levering van energie ook een overeenkomst heeft voor de levering van duurzaamheidscertificaten (Garanties van Oorsprong of Vrijwillige Emissierechten). U kunt kiezen deze duurzaamheidscertificaten gezamenlijk met de energie in te kopen of gescheiden van elkaar. Daarnaast kunt u kiezen of u de energie – en duurzaamheidscertificaten - bij een energieleverancier of een -producent wilt inkopen.

Het aansluitingenbestand biedt gedetailleerde informatie over de aanwezige energieaansluitingen, zoals locatie, verwacht verbruik en facturatiegegevens. De kwaliteit van het aansluitingenbestand is bepalend voor het aanbestedingsproces en de uitkomst van de aanbesteding van duurzame energie. Gedetailleerde informatie biedt zekerheid voor de leveranciers waardoor zij met scherpe opslagen kunnen rekenen en vergemakkelijkt het contractmanagement.

Energie wordt in de regel afgerekend op basis van nacalculatie aan de hand van de gekozen klikstrategie. Met een klikstrategie bepaalt u de inkoopmomenten en maakt u keuzes om prijzen vast te leggen aan de hand van vooraf opgestelde afspraken. De klikstrategie is dan ook bepalend voor de uiteindelijke leveringsprijs. Het advies is om vroegtijdig een concept klikstrategie op te stellen en deze mee te nemen in de aanbestedingsstukken.

Naast het leveren van energie kunnen leveranciers ook aanvullende diensten aanbieden. Niet alle leveranciers bieden dezelfde ondersteuning. Aanvullende diensten zijn onder meer facturatie, online dienstverlening en communicatie.