Zoeken

Als inkoop goed in de organisatie is geïntegreerd, krijg je als inkoopadviseur beter de kans je functie optimaal uit te oefenen. De taak van inkoop is immers beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht, bij horizontale beleidsambities en bij het identificeren van kansen uit de markt. Elementen van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie zijn: competenties van een inkoper, ontwikkeling inkoop en beleidskader, opleiding en controle, benchmarks en monitoring.

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is. Zonder zorgvuldig contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Door contracten vast te leggen en te beheren heeft de organisatie een goed beeld van de verplichtingen die zijn aangegaan en van de momenten waarop (intensieve) monitoring nodig is. Het dwingt je te handelen wanneer een contract afloopt en helpt je te inventariseren voor welke activiteiten contracten zijn gesloten, zodat je inzicht krijgt in je totale inkoopportfolio en je een inkoopplanning kunt maken.

Contractmanagement is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking.

Contractmanagement richt zich steeds meer op een intensieve samenwerking met leveranciers. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijds begrip, vertrouwen, open communicatie en winstgevendheid voor beide partijen.

Aanbestedende diensten gebruiken innovatiepartnerschap en pre-commercieel inkopen om in co-creatie met de markt innovatieve oplossingen te ontwikkelen. Beide vormen lijken veel op elkaar. Er is echter een belangrijk verschil: bij het pre-commercieel inkopen dien je na het ontwikkeltraject een reguliere aanbesteding te organiseren. Alle geïnteresseerde bedrijven, ook bedrijven die niet hebben deelgenomen aan het ontwikkeltraject, kunnen op deze aanbesteding inschrijven. Bij het innovatiepartnerschap vindt het aanbestedingsmoment voorafgaand aan het ontwikkeltraject plaats. Hierdoor is er na het ontwikkeltraject geen aanbesteding nodig.

Het doel van deze handreiking van het regioteam Nood-West van het traject Beter Aanbesteden is handvatten bieden voor toepassen van tenderkostenvergoeding. Naast de al bestaande wettelijke regels over inschrijfkosten in de Gids Proportionaliteit, is deze handreiking met name bedoeld om aanbestedende diensten te helpen met het daadwerkelijk opstellen van een tenderkostenregeling.  (oktober 2018)

Een aanbestedende dienst heeft een zekere vrijheid om de inhoud en omvang van de opdracht te bepalen, opdat haar inkoop behoeften maximaal wordt vervuld. Aan de hand van inkooptechnische overwegingen bepaal je of (on)gelijksoortige opdrachten bij elkaar horen (clusteren) of dat je juist verschillende (deel)opdrachten in de markt zet. Daarbij dien je zowel rekening te houden met de belangen van je eigen organisatie als die van die van de markt en in het bijzonder het MKB.

Hier vind je diverse handreikingen, voorbeelddocumenten, onderzoeken, adviesdocumenten en praktijkvoorbeelden op basis waarvan je professioneel, rechtmatig en doelmatig kunt aanbesteden en inkopen. Deze stukken zijn zowel door PIANOo als door derden opgesteld.

Het is belangrijk om te bepalen of je ondernemingen uit derde landen (landen buiten de EU zonder handelsakkoord) toelaat tot een aanbesteding. Je bent daartoe niet verplicht, maar het is wel toegestaan. Overweeg hierbij risico's zoals oneerlijke concurrentie, nationale veiligheid, afhankelijkheid en het niet naleven van sociale of milieunormen. Leg je keuze vast in het aanbestedingsdossier en vermeld het in de aanbestedingsstukken.

De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt meerdere handreikingen beschikbaar over het formuleren en hanteren van onderscheidende criteria voor kwaliteit. Iedere handreiking bevat specifieke tips voor inkopers. (update: december 2023)