Zoeken

In de stap aanmelden dienen ondernemers een verzoek in om deel te mogen nemen aan een aanbestedingsprocedure. Als aanbestedende dienst beantwoord je vragen over je selectieleidraad, ontvang je de verzoeken tot deelneming van gegadigden (aanmeldingen) en maak je een proces-verbaal op van ontvangst van de ingediende aanmeldingen. 

In de selectiestap toets je de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen en pas je de selectiecriteria toe. Daarmee bepaal je allereerst of een gegadigde geschikt is en vervolgens welke gegadigden het meest geschikt zijn voor het doen van een inschrijving. De overige gegadigden wijs je af. In de volgende stap, inschrijven, nodig je de geselecteerde partijen uit om een aanbieding te doen. Het selecteren komt alleen voor in een procedure met voorselectie zoals de niet-openbare procedure.

In de inschrijfstap dienen ondernemers een inschrijving in. Als aanbestedende dienst verstuur je bij een niet-openbare procedure de uitnodigingen tot inschrijving aan de geselecteerde gegadigden, je beantwoordt vragen over het beschrijvend document (bestek), ontvangt de inschrijvingen en maakt een proces-verbaal op van ontvangst van inschrijvingen. 

Door het formuleren van uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen bepaal je welke bedrijven geschikt zijn voor het uitvoeren van je opdracht. Bij een procedure met voorselectie kies je door het toepassen van selectiecriteria uit de bedrijven, die aan de minimumgeschiktheidseisen voldoen, de meest geschikte bedrijven. Deze laatste nodig je uit om een inschrijving te doen. 

Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van jouw inkoopbehoefte in een vraagspecificatie. De eisen en wensen die je in je vraagspecificatie opneemt, bepalen hoe en of de markt aan je inkoopbehoefte kan voldoen. De markt zal je aanbieden waar je om hebt gevraagd. Je zult in beginsel de aanbieding die het best voldoet aan je specificatie moeten accepteren, waarna de opdracht conform wordt uitgevoerd. 

Bij een overeenkomst worden vaak algemene voorwaarden gebruikt. Wat zijn algemene voorwaarden, wanneer pas je deze toe en welke onderwerpen worden hierin geregeld? Op deze pagina vind je het antwoord op deze vragen. 

De aanbestedingsprocedure is bijna ten einde. Je moet nog een paar zaken afronden: het tekenen van het contract, de uitkomst van de aanbestedingsprocedure publiceren en de procedure evalueren. 

In de gunningsstap open je de ontvangen inschrijvingen, je toetst of deze voldoen aan de gestelde eisen, je bepaalt de beste inschrijving aan de hand van de (sub)gunningscriteria en neemt de gunningsbeslissing.  

De aanpak voor het verzamelen van marktkennis hangt af van de complexiteit van de aanbesteding en je innovatie en duurzaamheidsambities. Je start met eigen inzichten, openbare bronnen en overleg met vakgenoten. Bij complexe of snel veranderende markten verdiep je je meer. Indien nodig schakel je externe experts of marktpartijen in.

Bij het plaatsen van een opdracht kun je kiezen uit verschillende Europese en nationale aanbestedingsprocedures. Hierbij is onder meer van belang of de geraamde waarde van je opdracht boven of onder de drempel van de Europese drempelbedragen valt.