Zoeken

Voldoen aan het ‘pas toe of leg uit’- beleid is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever onder wiens mandaat een ICT-aanschaf plaatsvindt. De betrokken inkoopadviseur gaat hierover het gesprek aan met de opdrachtgever. De handreiking Open standaarden bij aanschaf ICT van Forum Standaardisatie helpt hierbij. (juli 2023)

Gemeenten hebben de vrijheid om zelf te bepalen hoe zij een overheidsopdracht willen vormgeven. Inkoop van sociaal domein is daarmee maatwerk, en dus overal anders. Toch zijn er algemene aandachtspunten. De checklist inkoop sociaal domein leidt u langs de belangrijkste aandachtspunten. U wordt stapsgewijs langs aandachtspunten geleid als: beleidsuitgangspunten, kwaliteitseisen, budget, risico-inschatting, looptijd van het contract en percelen.

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het sociale domein in hun gemeente. Het kader hiervoor is vastgelegd in wetgeving; Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet. Binnen dit wettelijke kader geeft u als gemeente zelf vorm aan het sociaal domein. Dit legt u vast in gemeentelijke regelgeving. Naast wet- en regelgeving kan een gemeente eigen organisatiedoelen vastleggen in een beleidskader.

De volgende aandachtspunten helpen u bij het maken van uw keuze tussen de instrumenten. U kunt kiezen uit: inbesteden, aanbesteden, subsidie en Open House. Keuzes die u eerder maakte in uw beleid kunnen ervoor zorgen dat u niet elk instrument meer kunt inzetten. 

Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is belangrijk dat u vroegtijdig informatie verzamelt en het gesprek intern aangaat. Stel dan ook een multidisciplinair team samen en doe een behoefteanalyse. Beiden ingrediënten voor een goed georganiseerde aanbesteding.

Samenwerken met de markt of met collega gemeenten kan voordeling zijn. De markt kan meehelpen om de oplossing voor uw vraag te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktstructuren en prijzen. Bij samenwerking met collega gemeenten deelt u expertise en capaciteit en bereikt u kostenbesparing door lagere inkooprijzen.

Bij het inkopen van zorg en ondersteuning maakt u met de aanbieders afspraken over de financiële vergoeding voor producten of diensten. Er zijn verschillende manieren van bekostigen.
 

U bent verantwoordelijk voor het opstellen en managen van de contracten; de aanbieders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. U bepaalt samen met de aanbieders/instellingen hoe zij het beoogde resultaat gaan behalen. Na afronding van een uitgevoerde opdracht toetst u of de cliënt tevreden is met het resultaat en houdt u de geleverde prestaties van de opdrachtnemers bij. U evalueert de samenwerking met de leveranciers en zet de verbetercyclus voor toekomstige opdrachten in gang. 

Het is van belang om vooraf de looptijd van het contract vast te stellen. Wilt u een eenmalige kortdurende opdracht of een opdracht voor bepaalde tijd? De continuïteit van de dienstverlening en het al dan niet beperken van een eerlijke mededinging op de markt spelen een rol bij het bepalen van de looptijd. Een contractduur kan niet voor onbepaalde tijd zijn.

Bij de aanbesteding van opdrachten moet voor alle criteria het gewicht worden aangegeven. Die gewichten worden gebruikt bij het bepalen wie de beste offerte heeft ingediend. Hoe komt men aan deze gewichten en hoe moeten ze gebruikt worden? Dat laatste dan niet alleen in termen van rekentechniek, maar ook vanuit inhoudelijk oogpunt. (januari 2017)