Zoeken

Een belangrijke inkoopdoelstelling is om zo doelmatig mogelijk in te kopen. Dat betekent niet alleen letten op de prijs, maar ook op de kwaliteit. Je kunt via inkoop ook maatschappelijke doelen realiseren, denk aan duurzaamheid, innovatie en het betrekken van het MKB bij overheidsopdrachten.

In de stap aanmelden dienen ondernemers een verzoek in om deel te mogen nemen aan een aanbestedingsprocedure. Als aanbestedende dienst beantwoord je vragen over je selectieleidraad, ontvang je de verzoeken tot deelneming van gegadigden (aanmeldingen) en maak je een proces-verbaal op van ontvangst van de ingediende aanmeldingen. 

In de selectiestap toets je de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen en pas je de selectiecriteria toe. Daarmee bepaal je allereerst of een gegadigde geschikt is en vervolgens welke gegadigden het meest geschikt zijn voor het doen van een inschrijving. De overige gegadigden wijs je af. In de volgende stap, inschrijven, nodig je de geselecteerde partijen uit om een aanbieding te doen. Het selecteren komt alleen voor in een procedure met voorselectie zoals de niet-openbare procedure.

In de inschrijfstap dienen ondernemers een inschrijving in. Als aanbestedende dienst verstuur je bij een niet-openbare procedure de uitnodigingen tot inschrijving aan de geselecteerde gegadigden, je beantwoordt vragen over het beschrijvend document (bestek), ontvangt de inschrijvingen en maakt een proces-verbaal op van ontvangst van inschrijvingen. 

Meestal zul je meerdere marktpartijen vragen een aanbieding te doen voor je opdracht. Je moet dan vooraf aangeven op welke wijze je bepaalt wat voor jou de beste inschrijving is. Je hebt de keuze uit 3 gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) is de overkoepelende term geworden voor de 3 gunningscriteria.

Door het formuleren van uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen bepaal je welke bedrijven geschikt zijn voor het uitvoeren van je opdracht. Bij een procedure met voorselectie kies je door het toepassen van selectiecriteria uit de bedrijven, die aan de minimumgeschiktheidseisen voldoen, de meest geschikte bedrijven. Deze laatste nodig je uit om een inschrijving te doen. 

Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van jouw inkoopbehoefte in een vraagspecificatie. De eisen en wensen die je in je vraagspecificatie opneemt, bepalen hoe en of de markt aanje inkoopbehoefte kan voldoen. De markt zal je aanbieden waar je om hebt gevraagd. Je zult in beginsel de aanbieding die het best voldoet aan je specificatie moeten accepteren, waarna de opdracht conform wordt uitgevoerd. 

Bij een overeenkomst worden vaak algemene voorwaarden gebruikt. Wat zijn algemene voorwaarden, wanneer pas je deze toe en welke onderwerpen worden hierin geregeld? Op deze pagina vind je het antwoord op deze vragen. 

De aanbestedingsprocedure is bijna ten einde. Je moet nog een paar zaken afronden: het tekenen van het contract, de uitkomst van de aanbestedingsprocedure publiceren en de procedure evalueren. 

In de gunningsstap open je de ontvangen inschrijvingen, je toetst of deze voldoen aan de gestelde eisen, je bepaalt de beste inschrijving aan de hand van de (sub)gunningscriteria en neemt de gunningsbeslissing.