Mededingingsprocedure met onderhandeling

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een procedure waarbij alle ondernemers naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming. Hierbij mogen uitsluitend de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers een eerste inschrijving indienen waarbij door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt.

De procedure biedt de ruimte voor geschikte partijen om verschillende oplossingen aan te dragen om in de behoefte van de aanbestedende dienst te kunnen voorzien. Vervolgens kan de aanbestedende dienst in de dialoog/onderhandeling samen met deze deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk bepalen welke oplossing(en) het best in zijn behoefte kan (kunnen) voorzien.

De procedure lijkt sterk op de concurrentiegerichte dialoog met dit verschil dat bij deze procedure pas na een dialoogfase een eerste inschrijving plaatsvindt.

Meer informatie: Concurrentiegerichte dialoog

Wanneer toepasbaar

U mag deze procedure alleen restrictief toepassen als een van de onderstaande bijzondere omstandigheden van toepassing is (Aanbestedingswet 2012, artikel 2.28).

  • Gemakkelijk beschikbare oplossingen voldoen niet en hebben aanpassing nodig.
    Dit ziet op situaties waarin geen gemakkelijk beschikbare oplossingen beschikbaar zijn op de markt. De noodzakelijke aanpassing zal een aanzienlijke moeten zijn.
  • Het betreft onder meer ontwerp- of innovatieve oplossingen.
    Aanpassings- of ontwerpactiviteiten zijn met name nodig in het geval van complexe aankopen zoals geavanceerde producten, intellectuele diensten, zoals bepaalde consultancy-, architectuur- of ingenieursdiensten, of grote ICT-projecten. In deze gevallen kunnen onderhandelingen noodzakelijk zijn om te garanderen dat de levering of dienst voorziet in de behoeften van de aanbestedende dienst. Hierbij gaat het dus niet om standaarddiensten of -leveringen die door vele verschillende spelers op de markt kunnen worden aangeboden.
  • Er is sprake van bijzondere omstandigheden.
    Specifieke omstandigheden in relatie tot de aard, de complexiteit, juridische en financiële voorwaarden of risico's van de opdracht, zorgen er voor dat u de opdracht niet zonder voorafgaande onderhandelingen kunt gunnen.
  • Technische specificaties kunnen vooraf niet goed worden vastgesteld.
    De technische specificaties kunnen door de aanbestedende dienst niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld op basis van een norm, Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke technische specificatie of een technisch referentiekader volgens een gemeenschappelijke nationale of internationale norm.
  • Er zijn alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen gedaan.
    Als u in een openbare procedure of een niet-openbare procedure, alleen inschrijvingen heeft ontvangen die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn kunt u na aankondiging tot onderhandeling overgaan. U hoeft geen aankondiging van de opdracht te doen indien u uitsluitend alle inschrijvers toelaat waarop geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en die voldoen aan de door u gestelde geschiktheidseisen. Bovendien dienen de inschrijvers in dat geval bij de voorafgaande (niet) openbare procedure een inschrijving te hebben gedaan die aan alle formele eisen van indiening voldeed en de oorspronkelijke voorwaarden niet zijn gewijzigd.
     
    Onregelmatige inschrijvingen zijn inschrijvingen die niet voldoen aan de vereisten in de aanbestedingsstukken, die te laat zijn binnengekomen of als abnormaal laag zijn beoordeeld. Indien er aantoonbaar sprake is van ongeoorloofde afspraken of corruptie, dan dient een inschrijving ook als onregelmatig te worden aangemerkt.
     
    Een inschrijving wordt als onaanvaardbaar aangemerkt, indien de inschrijver niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen of wanneer de inschrijvingsprijs de (door de aanbestedende dienst zorgvuldig) geraamde waarde overschrijdt.

Beschrijving procedure

Alle gegadigden (aanbieders die deelneming aan de procedure verzoeken) moeten voldoen aan de gestelde minimum geschiktheidseisen. Op gegadigden mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Meestal (maar niet noodzakelijkerwijs) zult u eerst een selectieprocedure houden, waarin u ten minste drie meest geschikt bevonden gegadigden selecteert om daadwerkelijke mededinging te waarborgen.

U vraagt de geselecteerde gegadigden om een inschrijving te doen. Vervolgens onderhandelt u met de inschrijvers over de ingediende inschrijvingen. De opdracht staat vooraf vast, u kunt alleen onderhandelen over de prijs en over uitvoeringscondities. Die onderhandelingen kunnen in fasen verlopen waarbij u tussentijds door toepassing van de gunningscriteria inschrijvers kunt laten afvallen. U mag het aantal inschrijvers niet zo ver terugbrengen dat er in de slotfase geen sprake meer is van daadwerkelijke mededinging.

Tijdens de onderhandelingen waarborgt u de gelijke behandeling van alle inschrijvers. U mag geen informatie verstrekken, waarmee bepaalde inschrijvers boven andere inschrijvers bevoordeeld worden.

Stappen mededingingsprocedure

U doorloopt bij toepassing van de mededingingsprocedure met onderhandeling toepast de volgende stappen. Een aanbestedende dienst:

  • maakt een aankondiging van de overheidsopdracht bekend;
  • toetst of een gegadigde valt onder een door de aanbestedende dienst gestelde uitsluitingsgrond;
  • toetst of een niet-uitgesloten gegadigde voldoet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheidseisen;
  • beoordeelt de niet-uitgesloten of niet-afgewezen gegadigden aan de hand van de door de aanbestedende dienst gestelde selectiecriteria;
  • nodigt de geselecteerde gegadigden uit tot het doen van een eerste inschrijving;
  • kan met de inschrijvers onderhandelen over hun eerste en daaropvolgende inschrijvingen, met uitzondering van de definitieve inschrijving, om de inhoud ervan te verbeteren, met dien verstande dat niet wordt onderhandeld over de gunningscriteria en de minimumeisen;
  • beoordeelt de definitieve inschrijvingen aan de hand van door de aanbestedende dienst gestelde minimumeisen en het door hem gestelde gunningscriterium;
  • maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening;
  • deelt de gunningsbeslissing mee.

Voordelen

  • De procedure biedt veel ruimte aan de aanbestedende dienst en de aanbieder om een goede oplossing te vinden voor de (bijzondere/complexe) behoefte van de aanbestedende dienst.
  • Aankondiging van de opdracht garandeert een zekere mate van transparantie.
  • Concurrentiedruk op de gegadigden, iedereen kan zich aanmelden.

Nadelen

  • Eigen ervaringen met leverancier mogen geen rol spelen.
  • De mededingingsprocedure met onderhandeling biedt ruimte voor subjectieve beoordeling.
  • De procedure is voor zowel voor de aanbestedende dienst als de inschrijvers arbeidsintensief.

Gebruik van procedure motiveren

Het is niet nodig dat u in de aankondiging in het EU-publicatieblad motiveert waarom u gebruikmaakt van deze procedure. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt wel dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. U moet deze keuze op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren.

Meer informatie: Aankondigen