Bergen op Zoom versnelt verduurzaming met leasecontract voor wagenpark

De Rbsw verplicht aanbestedende diensten om bij Europese aanbestedingen te voldoen aan een minimumpercentage van schone en emissievrije wegvoertuigen. In 2 referentieperioden lopen die minimumpercentages op. De regeling stimuleert de markt voor schone en energiezuinige voertuigen via publieke inkoop. De gemeente Bergen op Zoom voldoet al aan de percentages die voor het einde van de tweede referentieperiode gelden (eind 2030). 

Waarom koos gemeente Bergen op Zoom voor een leasecontract? Hoe pakten zij de voorbereiding aan, en wat betekent het contract voor de medewerkers van de gemeente? Koert Dons, adviseur Aanbesteden & Contracten, en Peter Bogers, adviseur Openbare Ruimte, vertellen. 

Waarom leasen?

Bij een eerder aanbestedingstraject voor transportmiddelen, bleek de aanschaf ongeveer 20% duurder dan begroot. Dons: “Daarnaast konden we geen geschikte partij vinden, omdat de eisen van onze gebruikers erg specifiek waren. Een voertuig is voor onze medewerkers zowel een werkplek, als gereedschap om de werkzaamheden goed uit te voeren. Een leasecontract bood de uitkomst. Daarmee kunnen we maatwerk leveren binnen het budget.”

Bogers legt uit: “Een leasecontract gaat niet over het kopen van voertuigen, maar over het inkopen van een dienst. Binnen het contract kunnen we de eisen en wensen aangeven per voertuig, op het moment dat we het voertuig nodig hebben. We kunnen zelfs aangeven welk merk voertuig we willen, indien nodig. Bovendien biedt het financieel meer ruimte. In plaats van 1 grote kapitaaluitgave vooraf, is het nu een maandelijkse last per productgroep. Mede door afschrijftermijnen en stijgende indexatie zou het budget anders te krap zijn.”

Duurzaamheid zorgde voor draagvlak

Om draagvlak te creëren voor een leasecontract, schreef team Inkoop een memo voor de directie. Dons: “Daarin hebben we toegelicht waarom leasen beter past dan het kopen van voertuigen. Ook het college heeft daarna goedkeuring gegeven voor het plan.” 

Bogers: “Duurzaamheid was een belangrijk argument. Vanwege technische beperkingen zoals bijvoorbeeld trekkracht, in combinatie met uitdagingen als netcongestie, is het nog niet mogelijk om alle voertuigen elektrisch in te zetten. Over een paar jaar vermoedelijk wel. Maar als je voertuigen koopt, doe je die pas weer weg na de afschrijftermijn. Terwijl je met een leasecontract over 2 jaar een dieselvoertuig kan inwisselen voor een elektrisch exemplaar.”

Hoe het leasecontract tot stand kwam

De gemeente zocht een marktpartij om te helpen bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, voor de lease van voertuigen. Maar de gemeente vond geen adviseur die voldoende verstand had van de combinatie van lease, maatwerk en carrosseriebouw. De gemeente besloot daarom zelf aan de slag te gaan. Dons: “We wisten precies wat we wilden. Een programma van eisen schrijven ging ons daarom goed af. Om inzicht te krijgen in leasecontracten hebben we een marktconsultatie gedaan. Tot slot werkten we zelf de financiële onderbouwing uit.”

Bijzonderheden van het contract

Het leasecontract is voor transportmiddelen. Dons: “Het kunnen bijvoorbeeld ook fietsen voor BOA's zijn, of boten voor handhaving. Standaard zijn alle voertuigen elektrisch, tenzij dat niet gaat. We hebben uiteindelijk geen technische specificaties meegegeven in het contract. Zo konden marktpartijen voorstellen doen die optimaal aansloten bij de functionaliteit en flexibiliteit die we vroegen." 

De gemeente koos voor een zevenjarig contract. Dons: “Die looptijd is toegestaan, mits het goed wordt onderbouwd. Het halen van de duurzaamheidsdoelen van de gemeente was destijds onze onderbouwing. Die zijn met regelingen als de Rbsw voor gemeenten immers een verplichting.”

Extra aandacht voor contractmanagement

De overstap naar lease betekende niet alleen een nieuwe manier van inkopen, maar vooral een nieuwe manier van werken voor medewerkers. Bogers: “De afdelingen zijn nauw betrokken geweest bij het bepalen van de benodigde functionaliteit. De praktische wensen en afspraken moesten als eerste stap goed worden vastgelegd. Het eerste jaar vroeg daarom extra aandacht voor contractmanagement.” Bestaande voertuigen werden bovendien via een leaseback-regeling verkocht aan de leasemaatschappij. En daarna terug geleased door de gemeente. Inmiddels zijn processen gestroomlijnd en worden contractbeheerders steeds zelfstandiger. “Wat hielp, was het instellen van duidelijke coördinatiepunten per afdeling. Daardoor kwamen verantwoordelijkheden beter op één plek te liggen en werd het proces overzichtelijker,” aldus Dons.

Efficiënter gebruik van tijd

Inmiddels bespaart de nieuwe werkwijze medewerkers veel tijd. Dons: “Vroeger moesten medewerkers zelf naar garages rijden. En veel administratie doen. Nu is er één centraal aanspreekpunt per afdeling. Schades, onderhoud en vragen lopen via een algemeen nummer van de leasemaatschappij. Medewerkers hoeven niet langer zelf het onderhoud te plannen of leveranciers aan te sturen. Ook zijn er minder ritten tussen leveranciers nodig. Onze collega's kunnen nu meer tijd besteden aan hun kerntaken.”

Het resultaat

Naast de winst op duurzaamheid, heeft de gemeente meer grip op kosten. Bogers: “De factuurstroom is eenvoudiger: verzekering, reparatie en onderhoud lopen via één partij. Dat maakt de administratie overzichtelijk en het scheelt veel tijd. Ook helpt het dat de leasemaatschappij zelf belang heeft bij goed onderhoud. Een hogere restwaarde is gunstig voor de leverancier.”

Tot slot geeft leasen de gemeente de gewenste flexibiliteit. “Leasen maakt het mogelijk om voertuigen sneller te vervangen. En je kunt vlotter inspelen op nieuwe behoeften. De leasemaatschappij kan bovendien per voertuig de juiste carrosseriebouwer betrekken én een passende oplossing voorstellen.” Dons sluit af: “Als kopen niet lukt, kijk dan of leasen een oplossing biedt voor jouw organisatie.  En bedenk dat je niet helemaal zelf hoeft uit te zoeken hoe dat moet. Wij hebben het al een keer gedaan, dus je mag altijd contact met ons opnemen als je vragen hebt.”

Tips

Belangrijkste tips van de gemeente Bergen op Zoom:

• Onderbouw de keuze voor een leasecontract. Een leasecontract biedt financiële ruimte en flexibiliteit. Bovendien is versnelde duurzaamheid een overtuigend argument. 
• Betrek gebruikers en afdelingen vroeg in het proces. De voertuigen zijn een werkplek. De praktische eisen van de gebruiker zijn belangrijk. Zorg ervoor dat afspraken daarover van tevoren voor iedereen duidelijk zijn.
• Richt duidelijke coördinatiepunten in. Dat voorkomt versnippering in schadeafhandeling, vervanging en vragen. In eerste instantie is het contractmanagement intensiever, maar uiteindelijk hebben medewerkers meer tijd voor hun kerntaken.