De Gids Proportionaliteit als instrument voor goed opdrachtgeverschap

Janssen is bijzonder hoogleraar Aanbestedingsrecht en universitair hoofddocent, verbonden aan de Rijksuniversiteit Groningen en de Universiteit Utrecht. Daarnaast is hij onafhankelijk voorzitter van de Adviescommissie. “Als commissie geven wij gevraagd en ongevraagd advies aan het ministerie van Economische Zaken over de Gids. De commissie bestaat uit 2 vertegenwoordigers van aanbestedende diensten en 2 vertegenwoordigers van marktpartijen. Door de samenstelling van de commissie worden de belangen in de aanbestedingspraktijk meegewogen, om zo te komen tot effectieve aanbestedingsregulering.”

De meerwaarde van de Gids Proportionaliteit

Het proportionaliteitsbeginsel is één van de belangrijkste onderdelen van de Aanbestedingswet 2012. De Gids Proportionaliteit, een algemene maatregel van bestuur (AMvB), bevat als aanvullend instrument bindende voorschriften voor alle fases van het aanbestedingsproces. “Zo kan een selectiecriterium in een aanbesteding disproportioneel zijn als het eisen stelt aan referentieopdrachten die vele malen zwaarder zijn dan de aan te besteden opdracht zelf. Het kan ook disproportioneel zijn om veel partijen de ruimte te bieden om in te schrijven. Die moeten allemaal hoge offertekosten maken,” vertelt Janssen. “Proportionele voorwaarden zijn daarnaast essentieel om de doelen van een aanbesteding te bereiken. Als de voorwaarden disproportioneel zijn, dan kun je bijvoorbeeld bredere duurzaamheidsdoelen niet waarmaken.”

“De Gids Proportionaliteit is een instrument voor goed opdrachtgeverschap. Benut de kansen in de Gids.” - Willem Janssen, voorzitter Adviescommissie Gids Proportionaliteit.

“Soms wordt vergeten dat er vóór de introductie van de Gids vaak een disbalans was tussen de markt en de overheid bij aanbestedingen,” zegt Janssen. “Disproportionele voorwaarden leidden toen vaker dan nu tot onevenwichtige procedures. Met als gevolg dat het MKB geen echte kans kreeg. Met de Gids wordt de aanbestedingswereld geholpen bij het vinden van die balans, daarin ligt de meerwaarde.”

Proportionaliteit sluit aan bij maatschappelijke discussies

Het begrip proportionaliteit is inmiddels ingebakken in de praktijk, vertelt Janssen: “In veel maatschappelijke discussies komt proportionaliteit terug. De renovatie van de Van Brienenoordbrug is een recent voorbeeld. Een eerdere aanbesteding liep vast omdat de risicoverdeling scheef leek te lopen. De Gids bepaalt juist dat het risico belegd moet worden bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden. Daarnaast is er in Nederland een zorg over een teruglopend aantal inschrijvingen op aanbestedingen. En hoe disproportioneler een uitvraag is, hoe minder inschrijvingen. De Gids biedt in dat opzicht onverminderd houvast aan inkopers.” 

Voorschriften én comply-or-explain (pas toe of leg uit)

Disproportionele voorwaarden mogen dus niet. Maar de Gids is ook inherent flexibel. “De Gids Proportionaliteit werkt namelijk volgens het comply-or-explain-principe,” zegt Janssen. “Als uitgangspunt leef je de Gids na, maar als de situatie erom vraagt mag je daarvan afwijken. Zolang je dat goed kan uitleggen. Door de balans tussen voorschriften én een comply-or-explain-mechanisme kunnen overheden samen met de markt optimaal werken aan maatschappelijke uitdagingen. Denk aan duurzaamheid, sociale inclusiviteit of veiligheid.”

“Disproportionele voorwaarden vormen een risico voor de mededinging en duurzaamheidsambities” - Willem Janssen, voorzitter Adviescommissie Gids Proportionaliteit. 

Als voorbeeld van comply-or-explain noemt Janssen het zogenaamde balkjesschema in de Gids. Deze van kleur verschietende schema’s gaan over de omvang van een opdracht. Ze zijn bedoeld als één van de relevante criteria die je moet meewegen voor de keuze van een aanbestedingsprocedure. “De bedragen die in dat schema staan worden soms gehanteerd als harde grensbedragen, in plaats van drempelbedragen bij het kiezen van een procedure. En de afweging over de geschikte procedure gaat om meer dan alleen die drempelbedragen. Andere relevante criteria zijn bijvoorbeeld de transactiekosten voor de aanbestedende dienst en inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers en het gewenst eindresultaat.”

Instrument voor goed opdrachtgeverschap

Janssen ziet de Gids als instrument voor goed opdrachtgeverschap. “Je moet het zo zien,” legt hij uit: “de Gids bevat slimme inkoopkeuzes, die tot op zekere hoogte ook wettelijk voorgeschreven zijn. Alle stappen van professioneel inkopen worden doorlopen, van planning tot vormgeving, tot de contractvorming. Het is daarom niet verwonderlijk dat de Gids breed wordt gedragen. Professionals die nieuw zijn in het inkoopvak adviseer ik daarom om de Gids een keer helemaal door te lezen. En ga vervolgens in je organisatie de dialoog aan over de stappen! Hoe kopen we in en waarom maken we bepaalde keuzes in het inkoopproces?”

Eerste evaluatie

Dit jaar wordt de Gids Proportionaliteit voor het eerst geëvalueerd. Het ministerie van Economische Zaken voert die evaluatie uit. “Als Adviescommissie kijken we uit naar deze evaluatie,” vertelt Janssen. “We denken graag mee, zoals we ook deden in de verschillende uitgebrachte adviezen afgelopen jaren. Denk aan gevraagde en ongevraagde adviezen over sociaal ondernemerschap, duurzaamheid, tenderkostenvergoeding en sociale diensten. Zo hebben we als commissie in een advies bijvoorbeeld al aangegeven graag mee te denken over de vraag of een inflatiecorrectie ten aanzien van de balkjesschema’s nu op zijn plaats is.”

Adviescommissie bereikbaar voor signalen uit de praktijk

De onafhankelijkheid van het ministerie is belangrijk voor de commissie. “De leden zijn weliswaar afkomstig van de overheid of de markt, maar als commissie vertegenwoordigen we een gedeeld maatschappelijk belang,” licht Janssen toe. “We nemen input vanuit de markt en de aanbestedende diensten mee. We beschikken over een sterk netwerk, maar staan natuurlijk open voor aanvullende signalen uit de praktijk. Daarvoor is er sinds kort een e-mailadres.”

De Adviescommissie Gids Proportionaliteit is te bereiken via @email.

Belangrijkste tips:

• Zet de Gids Proportionaliteit in als instrument voor goed opdrachtgeverschap. De Gids bevat stappen voor professioneel en slim inkopen. Gebruik de Gids om over goed opdrachtgeverschap in gesprek te gaan.
• Benader de Adviescommissie Gids Proportionaliteit met signalen uit de praktijk. Input vanuit de praktijk is belangrijk voor het werk van de commissie en het goed functioneren van de Gids.