De succesformule van het inkopersnetwerk Noord-Holland Noord

Het regionale inkoopnetwerk Noord-Holland Noord bestaat al ruim 20 jaar, vertellen Marja van Zanten, inkoopadviseur bij de gemeente Hoorn, en Frieda Meijer, inkoopadviseur bij de gemeente Dijk en Waard. Destijds groeide de behoefte aan meer afstemming tussen inkoopadviseurs van de gemeenten, de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en de GGD. Marja: “De grootste toegevoegde waarde zat in het delen van kennis, het ontwikkelen van gezamenlijke documenten en het versterken van inkoop in de regio. Vanuit die behoeften groeide het netwerk uit tot de huidige vorm en omvang.”

Zo is het netwerk georganiseerd 

Het netwerk komt 4 keer per jaar bij elkaar: 2 keer voor een digitaal overleg en 2 keer fysiek. Die fysieke bijeenkomsten heten ‘Chemiedagen’. Tijdens de ochtenden bespreken de inkoopadviseurs ontwikkelingen en actuele onderwerpen. ’s Middags volgen ze workshops, lezingen of kennissessies. De rollen van organisator, voorzitter en notulist rouleren in het netwerk. En voor het delen van documenten, agenda's en notulen gebruikt het netwerk een gezamenlijke Teamsomgeving. 

Laagdrempelige deelname als succesfactor

Laagdrempeligheid is een belangrijke succesfactor van het netwerk. Frieda legt uit waarom: “De werkdruk blijft beperkt, want iedere gemeente organiseert maar eens in de 4 jaar een Chemiedag. Daarnaast hebben de gemeentelijke inkoopadviseurs regelmatig telefonische afstemming. Dat contact gaat makkelijk, omdat ze elkaar al kennen van fysieke ontmoetingen. Of ze gebruiken de gezamenlijke WhatsAppgroep; bedoeld voor korte vragen, sparmomenten of het delen van ervaringen. Zo vinden we elkaar snel en eenvoudig, en hoeven vragen niet te wachten tot het volgende overleg .” 

Inhoud altijd het uitgangspunt

Het inkoopvak staat altijd centraal binnen het netwerk. Marja: “Daarbinnen kiezen we onderwerpen waar we allemaal energie van krijgen. Dat houdt het netwerk betrokken en actief. Onze overlegagenda's zijn inhoudelijk relevant en actiegericht. En voor de keuze van agenda-onderwerpen of workshops kunnen we terecht bij de VNG en bij PIANOo voor advies. Zo wees PIANOo ons op de komende wetgeving rondom de milieukostenindicator (MKI). En gaf een MVOI-adviseur van PIANOo er een presentatie over. Naast de vaste bijeenkomsten kunnen inkoopadviseurs zich regelmatig inschrijven voor ‘in company’-trainingen. Het netwerk initieert deze. En de organisatie ligt vaak bij de gemeenten. Momenteel organiseren de gemeenten Texel, Hoorn en Hollands Kroon een training over het opzetten en professionaliseren van contractmanagement.” 

Werkgroepen ondernemen concrete acties

Doordat het netwerk uitgaat van gezamenlijke vraagstukken, ontstaan snel concrete acties. Frieda: “Tijdelijke werkgroepen rondom concrete thema’s of behoeften voeren die acties uit. Deelname is vrijwillig. Mensen sluiten aan op basis van interesse, expertise of beschikbaarheid. In de afgelopen jaren waren er verschillende werkgroepen actief, bijvoorbeeld over inkoopvoorwaarden of modelovereenkomsten. Op dit moment werkt een werkgroep aan een addendum voor de DNR2025.” 

De werkgroepen rapporteren de voortgang. “En documenten stellen ze voor iedereen beschikbaar via de Teamsomgeving. Ook regionale bedrijven - die vaak werken met eenduidige documentatie - profiteren van die gedeelde documenten. Dat merken we bijvoorbeeld tijdens aanbestedingen: er komen minder vragen binnen.”

Regionale bijdrage aan de TenderKalender 

De kracht van het netwerk blijkt duidelijk uit de betrokkenheid bij de ontwikkeling van de landelijke TenderKalender. Binnen de regio was al langer behoefte aan meer inzicht in geplande aanbestedingen, zowel bij gemeenten als bij bedrijven. Daarom onderzocht een werkgroep van het netwerk het idee van een gezamenlijke aanbestedingskalender De werkgroep sprak met inkoopadviseurs uit de regio, marktpartijen en brancheorganisaties, en stuurde een enquête naar het netwerk. Een belangrijke conclusie uit deze verkenning: een aanvullend nieuw platform was niet wenselijk. Daarom zocht de werkgroep aansluiting bij al bestaande landelijke initiatieven. 

Bij de VNG en TenderNed bleken vergelijkbare ideeën in ontwikkeling. Carla Sels, inkoopadviseur bij de gemeente Medemblik, sloot als vertegenwoordiger uit de regio aan bij de denktank van TenderNed. Ideeën namens het netwerk bracht zij in. En ze koppelde TenderNed-ontwikkelingen terug.

Netwerk zorgt voor professionalisering in regio Noord-Holland Noord

“Samen hebben we een stevigere positie, maar ook individuele inkoopadviseurs uit het netwerk ontwikkelen zich verder,” zegt Marja. “Tijdens de overleggen en trainingen nemen ze ideeën en werkwijzen van elkaar over. En voor nieuwe inkoopadviseurs biedt het netwerk een laagdrempelige manier om kennis op te doen en vragen te stellen. Tegelijkertijd helpt het ervaren inkoopadviseurs om kritisch naar hun eigen werkwijze te kijken. Juist de onderlinge verbinding maakt het netwerk waardevol.”

Herken jij de inkoopbehoeftes van Noord-Holland Noord? Of zoek jij ook een manier om kennis uit te wisselen binnen jouw regio? Neem contact op met jouw regiomanager en ontdek hoe ook jouw gemeente kan profiteren van een actief netwerk voor kennisdeling en samenwerking.

Belangrijkste tips

De belangrijkste tips van het inkopersnetwerk Noord-Holland Noord:

• Begin klein en hou het simpel. Juist de eenvoudige organisatie maakt het inkopersnetwerk Noord-Holland Noord succesvol. Leg de lat daarom niet te hoog. Naar elkaar luisteren en van elkaar leren is al samenwerken. Concrete acties volgen vaak vanzelf. 
• Houd deelname laagdrempelig. Laagdrempelige deelname vergroot de betrokkenheid binnen het netwerk. Inkoopadviseurs kunnen daardoor sneller en makkelijker contact met elkaar leggen. 
• Focus op de gemene deler. Zoek naar onderwerpen en behoeftes die inkoopadviseurs met elkaar delen. Die gezamenlijke inhoud zorgt voor energie en leidt uiteindelijk tot concrete acties en resultaten.