Handreiking Monitoring en contractuele borging MVI
Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en inkopen (MVOI) is voor veel aanbestedende diensten een belangrijk onderwerp. Hoe organiseer je MVOI-monitoring in je organisatie? Hoe borg je MVOI in contracten met je leveranciers? Deze 2 vragen staan centraal in deze handreiking die CE Delft en Copper8 hebben opgesteld, in opdracht van het ministerie van IenW in samenwerking met de andere bij MVOI betrokken departementen, RIVM en PIANOo. (juli 2021)
Lessen die in de handreiking zijn verwerkt:
- MVOI is een organisatiebrede opgave.
- MVOI is een ontwikkeltraject dat continue om verbetering vraagt.
- Focus en een integrale aanpak zijn nodig voor MVOI-successen.
Om MVOI goed te kunnen implementeren, is het nodig om op alle niveaus in de organisatie stappen te zetten: op strategisch niveau, organisatieniveau en projectniveau. De handreiking bevat tips, kennis en voorbeelden voor elk niveau.
Strategisch niveau (bestuurlijke laag)
- Bepaal de gewenste situatie voor de lange termijn, in termen van maatschappelijke effecten.
- Stel je de rollen en verantwoordelijkheden vast:
Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie heeft welk mandaat?
Hoeveel tijd, budget en capaciteit is beschikbaar voor de implementatie van MVOI?
Organisatieniveau (MVOI-team + opdrachtgevende laag)
- Vertaal de strategische kaders naar operationele doelen, processen en procedures.
- Organiseer MVOI-monitoring en contractuele borging in de gehele organisatie:
Stel medewerkers op projectniveau in staat om MVOI goed te kunnen toepassen; controleer of MVOI daadwerkelijk wordt toegepast en verzamel data uit de projecten en rapporteer deze aan het bestuur.
Projectniveau (projectteam + uitvoerende laag)
- Stel met het projectteam de specifieke doelen vast.
- Implementeer MVOI in het inkoopproces:
Heb contact met de markt over de ambities, doelen en mogelijkheden.
Borg dat de relevante MVOI-aspecten goed in de aanbesteding zijn verwerkt en worden gerealiseerd bij levering.
Leg de verzamelde data voor MVOI-monitoring uit het project vast en rapporteert dit naar het organisatieniveau.
De handreiking gebruikt nog de term MVI. Inmiddels spreken we van MVOI. Waar in dit document MVI staat, kun je MVOI lezen. Meer informatie: Van MVI naar MVOI.