Hoe bepaal ik mijn inkoopbehoefte?
Antwoord:
Het bepalen van de inkoopbehoefte is een van de eerste stappen van het inkoopproces. In deze stap bepaal je wat de organisatie nodig heeft, waarom dat nodig is en welk resultaat je wilt bereiken. Je onderzoekt ook of een nieuwe inkoop echt nodig is. Soms is er al een contract of is er een andere oplossing.
Als organisatie maak je daarnaast een keuze: doe je de werkzaamheden zelf (inbesteden) of besteed je ze uit aan een andere partij (uitbesteden of outsourcing).
Behoefte uitwerken
Als een nieuwe inkoop nodig is, werk je de behoefte verder uit. Je bepaalt wat je wilt inkopen, hoeveel budget beschikbaar is, wanneer het product of de dienst nodig is en welke eisen belangrijk zijn. Ook denk je na over de gewenste looptijd van het contract en welke contractduur het beste past bij de opdracht.
Belang bepalen en markt verkennen
Daarnaast bepaal je hoe belangrijk de opdracht is voor de organisatie. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de Kraljic-matrix gebruiken. Ook verken je de markt om te kijken welke leveranciers er zijn en welke oplossingen beschikbaar zijn.
Betrekken van de organisatie
Betrek bij dit alles de juiste collega's en houd rekening met de doelen van de organisatie, zoals duurzaamheid, innovatie en maatschappelijke doelen.
Belang van een goede inkoopbehoefte
Een duidelijke inkoopbehoefte helpt om de opdracht goed voor te bereiden. Daardoor kun je later in het inkoopproces betere keuzes maken en vergroot je de kans op een goed resultaat.