Hoe bepaal ik mijn inkoopbehoefte?
Antwoord:
Het bepalen van de inkoopbehoefte is een van de eerste stappen in het inkoopproces. Breng de behoefte samen met de interne opdrachtgever en andere betrokkenen zo goed mogelijk in kaart. Onderzoek daarbij of inkopen nodig is en welke oplossing het beste past.
Bepaal of inkopen nodig is
Onderzoek wat de organisatie nodig heeft, waarom dit nodig is en welke oplossing het beste past. Soms is een nieuwe inkoop niet nodig, bijvoorbeeld omdat er al een contract is of omdat een andere oplossing mogelijk is.
Als organisatie maak je ook een keuze: doe je de werkzaamheden zelf (inbesteden) of besteed je deze uit aan een andere partij (uitbesteden of outsourcing)?
Werk de behoefte uit
Als een nieuwe inkoop nodig is, werk je de behoefte verder uit. Bepaal wat je wilt bereiken, wat je wilt inkopen, hoeveel budget beschikbaar is, wanneer de oplossing nodig is en welke eisen belangrijk zijn. Denk ook na over de gewenste looptijd van het contract en welke contractvorm daarbij past.
Verken de markt en bepaal het belang
Onderzoek welke oplossingen en leveranciers beschikbaar zijn. Bepaal ook hoe belangrijk de opdracht is voor de organisatie. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de Kraljic-matrix gebruiken.
Betrek de organisatie
Een goede inkoopbehoefte ontstaat samen met de organisatie. Betrek de interne opdrachtgever bij het in kaart brengen van de behoefte en het bepalen van het gewenste resultaat. Houd daarbij rekening met organisatiedoelen, zoals duurzaamheid, innovatie en maatschappelijke waarde. De inkoper helpt om de behoefte te vertalen naar een passende inkoopaanpak.
Waarom is een goede inkoopbehoefte belangrijk?
Een duidelijke inkoopbehoefte helpt om de opdracht goed voor te bereiden. Door vooraf goed na te denken over de behoefte en het gewenste resultaat, kun je later betere keuzes maken en vergroot je de kans op een succesvolle opdracht.