Hoe bewaak ik contract en het inkoopproces?
Antwoord:
Na het sluiten van het contract begint de uitvoering. In deze fase controleer je of de leverancier de afspraken nakomt en levert wat is afgesproken, voor de afgesproken prijs. Dit heet contractmanagement.
Houd toezicht op de uitvoering
Je bewaakt de uitvoering samen met anderen. Gebruikers controleren of het product of de dienst voldoet aan de afspraken. De financiële administratie controleert de facturen en zorgt voor de betaling. De inkoper houdt overzicht, bewaakt het proces en helpt bij vragen of problemen.
Controleer regelmatig
Controleer tijdens de uitvoering regelmatig of de leverancier de afgesproken kwaliteit levert, op tijd levert en zich aan de afspraken houdt. Zo kun je problemen op tijd signaleren en oplossen.
Werk je met een raamovereenkomst? Zorg dan dat collega's deze gebruiken en voorkom dat er buiten de raamovereenkomst wordt ingekocht, tenzij dat volgens de overeenkomst is toegestaan. Houd ook in de gaten of de afgesproken afname niet veel hoger uitvalt dan verwacht.
Evalueer en leer
Evalueer na afloop de opdracht samen met de gebruikers en andere betrokkenen. Bespreek wat goed ging en wat beter kan. Gebruik deze ervaringen bij een volgende inkoop. Zo verbeter je niet alleen de uitvoering van het contract, maar ook het hele inkoopproces.