Regie op MKI: Amersfoort borgt duurzaamheidsambities via raamcontract

Mark Keultjes, projectmanager openbare ruimte, legt de keuze voor een raamcontract uit: “Als gemeente hebben we de ambitie om in 2050 100% circulair en CO₂-neutraal te zijn. Daarvoor willen we structureel meten en ons beleid zo nodig bijsturen. Meten op een enkel los project is daarvoor niet genoeg. Met het sluiten van een meerjarig raamcontract kunnen we op een langere termijn, en op een structurele manier milieu impact meten.”

Bovendien is Amersfoort een regiegemeente. Voor de uitvoering van projecten wordt de expertise van de markt ingeschakeld. “Het meerjarige raamcontract past daardoor goed in onze werkwijze,” zegt Miriam van Dalen, adviseur duurzaam en circulair inkopen. 

Standaard werkwijze in ieder project

“De methode, tools en beoordelingswijze van MKI worden altijd op dezelfde wijze toegepast,” benadrukt Van Dalen, “Ongeacht de contractvorm van een aanbesteding. Elk project doorloopt hetzelfde proces. De projectleider meldt het project aan via een formulier. De externe MKI-adviseur maakt de berekening van de milieu-impact op basis van het eerste concept bestek. Daarbij worden zwaartepunten (uitgedrukt in MKI) en beleidsdoelstellingen (CO₂, grondstoffen, energie, en Schoon- en Emissieloos Bouwen (SEB)) inzichtelijk gemaakt. Die berekening wordt tijdens het ontwerp en de aanbesteding gebruikt om doelgericht de milieu-impact met elkaar te verlagen.”

"De methode, tools en beoordeling van MKI zijn bij ieder project gelijk. Ongeacht de contractvorm van een aanbesteding."

Mirjam van Dalen
Adviseur duurzaam en circulair inkopen

Rolverdeling

De samenwerking met de externe partij kent een duidelijke rolverdeling bij aanbestedingen van projecten. Van Dalen: “Projectteams worden in het volledige proces begeleid door de externe MKI-adviseur. Door samen te werken met een marktpartij hoeven de projectleiders zelf geen specialisten te zijn.”  Medewerkers van de gemeente leren wat MKI inhoudt en toevoegt, terwijl ze zich verder bezighouden met hun eigen werkzaamheden. “Daarnaast helpt een duurzaamheidsadviseur projectleiders bij de juiste afwegingen.” 

MKI als gunningscriterium

Na de toepassing in de ontwerpfase wordt MKI als gunningscriterium ingezet. Keultjes: “In de aanbestedingsfase ondersteunt de externe MKI-adviseur bij het opstellen van de benodigde aanbestedingsdocumentatie. Het gaat om leidraad- en contractdocumentatie (spelregels), MKI-referentieberekening, stimulerend gunningsmodel en MKI-inschrijfmodule”. Dit proces volgt het stappenplan  inkopen met de MKI van PIANOo. 

Met MKI als gunningscriterium, kunnen inschrijvers zich hierop in een aanbesteding onderscheiden. Bijvoorbeeld door te kiezen voor producten met een lagere milieu-impact en de inzet van emissieloze machines. Keultjes: “Een lagere MKI-score levert voordeel op in de beoordeling. Dat gebeurt via een fictieve korting: hoe lager de MKI, hoe groter de aftrek op de inschrijfsom. Zo ontstaat een directe koppeling tussen duurzaamheid en kans op gunning.” 

Toetsing van realisatie

Na de realisatie van een project wordt de as-built informatie gecontroleerd door de externe MKI-adviseur. “Dat is het bewijsdossier over hoe het project daadwerkelijk is gerealiseerd, inclusief alle aangebrachte wijzigingen tijdens de realisatie. De externe adviseur toetst of de aannemer zich houdt aan de bij inschrijving gemaakte afspraken. En de adviseur maakt de gerealiseerde milieu-impact inzichtelijk.”

MKI toepassen op organisatieniveau

Om de toepassing van de MKI projectoverstijgend te borgen, heeft de gemeente Amersfoort een expertteam ingericht. Dit team bestaat onder andere uit een projectleider van het POR-team, een opdrachtgever, landschapsarchitect, stadsecoloog, aanbestedingsadviseur en een beleidsadviseur duurzaamheid. Het expertteam ziet integraal toe op de toepassing van MKI in projecten én vertaalt de uitkomsten daarvan naar beleid. Zo is MKI een vast onderdeel van de reguliere werkwijze.

Het expertteam bewaakt de toepassing van MKI in onder meer de opdrachtomschrijving van interne opdrachtgevers en de tussentijdse verantwoording door projectleiders. De gemeente heeft daarnaast ondersteunende hulpmiddelen, zoals het Handboek Inrichting Openbare Ruimte (HIOR), waarin alle beleidsdoelen en technische richtlijnen zijn gebundeld. Tot slot speelt het ketenoverleg een belangrijke rol. In dit overleg stemmen leidinggevenden en opdrachtgevers van verschillende afdelingen periodiek af, zodat beleid, inkoop en uitvoering dezelfde koers volgen en MKI organisatiebreed wordt gedragen.

Resultaten en vervolg

Op basis van de data afkomstig van de MKI-aanpak van de gemeente, zijn de eerste resultaten inmiddels zichtbaar. Keultjes: “We hebben het grondstoffengebruik en de uitstoot al teruggedrongen. En stap voor stap wordt Amersfoort 100% circulair en CO₂-neutraal in 2050.” 

Van Dalen sluit af: “De komende jaren kijken we hoe we onze ambities waarmaken. Mocht er een verschil zijn tussen onze doelen en de praktijk, dan voeren we het gesprek op basis van data. En waar nodig sturen we bij. Op dit moment vind ik het de grootste winst dat MKI nu business as usual is. We zien het inmiddels als onderdeel van de kwaliteit van ons werk.”

Belangrijkste tips

• Ga aan de slag met MKI.  Door met een externe MKI-adviseur te werken, hoeven eigen medewerkers geen expert te zijn. Ze worden ontzorgd en MKI wordt zo gemakkelijker onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Dit werkt goed voor Amersfoort.
• Pas MKI altijd op dezelfde wijze toe. Zorg voor een eenduidige werkwijze die bij ieder project wordt toegepast. Meet telkens op dezelfde manier. Dan is de data betrouwbaar en eenduidig. Des te meer data je hebt, des te beter geïnformeerd je bent en je keuzes kunt maken.
• Kijk op TenderNed voor het nalezen van deze aanbesteding.