Stukken ook na herstelmogelijkheid niet rechtsgeldig ondertekend (week 44)

Feiten en omstandigheden

[eiser] heeft zich ingeschreven op een door Nidos georganiseerde Europese aanbestedingsprocedure met als doel het sluiten van een raamovereenkomst voor de kleinschalige opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen. De sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving voor de opdracht van Nidos was 8 juni 2026 om 12:00 uur. [eiser] heeft haar inschrijving op 7 juni 2026 om 17:31 uur via TenderNed ingediend. De inschrijving is met E-herkenning ingediend door de heer [A] , die via [bedrijf] zelfstandig bestuurder van [eiser] is. Onderdeel van de inschrijvingsprocedure was onder meer het overleggen van een ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). [eiser] heeft een ingevuld UEA als onderdeel van haar inschrijving overgelegd, maar heeft deze niet ondertekend. De overige door [eiser] overgelegde stukken zijn ondertekend door de heer [B] . Op 10 juni 2026 om 21:50 uur heeft Nidos [eiser] via TenderNed vragen gesteld over het overgelegde uittreksel uit het handelsregister, omdat daaruit niet bleek welke persoon vertegenwoordigingsbevoegd was. [eiser] kreeg daarom een hersteltermijn van 48 uur. [eiser] heeft vervolgens, op 12 juni om 14:13 uur, twee stukken ingediend. Ten eerste een uittreksel uit het handelsregister van [bedrijf] , waaruit blijkt dat de heer [A] bestuurder van [bedrijf] is. Ten tweede een ongedateerde, door de heer [A] ondertekende volmacht, waarin de heer [B] is gemachtigd om kort gezegd [eiser] te vertegenwoordigen in aanbestedingsprocedures. Op 16 juni 2026 om 17:33 uur heeft Nidos [eiser] nog een herstelmogelijkheid geboden en verzocht om binnen 48 uur een correct ondertekend UEA aan te leveren. [eiser] heeft dat bericht naar eigen zeggen gemist en pas op 3 juli 2026 een door de heer [A] ondertekend UEA (met daarop een ondertekendatum van 5 juni 2026) overgelegd. Nidos heeft op 22 juli 2026 de gunningsbeslissing genomen en de inschrijving van [eiser] terzijde gelegd. Het oordeel van de rechter:

Niet rechtsgeldig ondertekend

“De voorzieningenrechter is van oordeel dat gebleken is dat ook na de herstelmogelijkheid de stukken bij de inschrijving van [eiser] niet rechtsgeldig zijn ondertekend. Vooropgesteld moet worden dat een aanbestedende dienst slechts gericht mag verzoeken om verbetering of aanvulling voor zover het verzoek betrekking heeft op gegevens waarvan objectief kan worden vastgesteld dat zij dateren van vóór het einde van de inschrijvingstermijn. Anders dan [eiser] meent, is het dus van belang dat de (alsnog) overgelegde volmacht een datum bevat, zodat objectief kan worden vastgesteld dat deze datum ligt vóór de sluitingsdatum van de inschrijving. Dat het vermelden van een datum van voor de sluitingsdatum op de volmacht nodig is sluit ook aan bij de bedoeling achter de vereiste vertegenwoordigingsbevoegdheid op het moment van de inschrijving. Een inschrijver tekent namelijk voor alle eisen van de inschrijving, waaronder de uitsluitingsgronden. Omdat de uitsluitingsgronden betrekking hebben op ernstige zaken als corruptie en fraude, is het van belang dat een daartoe bevoegd persoon zich (voorafgaand aan de sluitingsdatum van de inschrijving) verbindt aan die verklaring.”

Volmacht

“Hoewel in het geval van [eiser] uit de overgelegde volmacht voldoende is af te leiden dat de volmacht is bedoeld voor aanbestedingen die betrekking hebben op de periode na januari 2027 en dus ook op deze aanbestedingsprocedure, is niet duidelijk wanneer de volmacht door de heer [A] is afgegeven, omdat er geen datum is vermeld. Hierdoor kan niet objectief worden vastgesteld dat de volmacht dateert van vóór de sluitingsdatum van de inschrijving. Dat was voor de conclusie dat sprake is van een rechtsgeldige ondertekening wel nodig. Bovendien stelt de voorzieningenrechter vast dat [eiser] nog een tweede herstelmogelijkheid heeft gekregen van Nidos, namelijk om een correct ondertekend UEA in te leveren. Daar heeft [eiser] niet tijdig, dat wil zeggen binnen de daarvoor gegeven hersteltermijn, op gereageerd. Ook dat gebrek heeft [eiser] dus niet hersteld.”

Niet voor sluitingsdatum

“[eiser] heeft nog aangevoerd dat, ook als de inschrijving niet voor de sluitingsdatum zou zijn ondertekend door een daartoe bevoegd persoon, de heer [A] de onbevoegde vertegenwoordigingshandelingen van de heer [B] heeft bekrachtigd (artikel 3:69 BW). De heer [A] heeft de volmacht namelijk ondertekend en op 12 juni 2026, binnen de hersteltermijn, aan Nidos overgelegd. Hiermee zou de heer [A] het handelen van de heer [B] namens [eiser] hebben bevestigd. De voorzieningenrechter gaat hier echter aan voorbij. Zoals hiervoor al is overwogen is gebleken dat de stukken niet voor sluitingsdatum van de inschrijving zijn ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegd persoon en dat dat wel nodig was voor een geldige inschrijving. Het biedt geen remedie om een ten tijde van de inschrijving ontbrekende bevoegdheid met terugwerkende kracht alsnog te bewerkstelligen door bekrachtiging van een onbevoegd verrichte vertegenwoordigingshandeling. Op die wijze zou een door een onbevoegde ingediende, en daarmee ongeldige, inschrijving alsnog, bij wijze van spreken, maanden later gerepareerd kunnen worden. De aanvaarding daarvan zou in strijd zijn met fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht.”

Gelet op het voorgaande wijst de voorzieningenrechter de vorderingen van [eiser] af.

VdLC publishers/consultants BV, 4 november 2026

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl