Innovaties inkopen: Wat kun je vóór en tijdens je innovatiecompetitie al regelen?

Een innovatiecompetitie levert geteste prototypes op. Maar een prototype wordt pas een oplossing als er opdrachtgevers zijn die het inkopen. Daarom is het belangrijk om niet alleen innovatie te stimuleren, maar ook je eigen organisatie klaar te maken voor de inkoop. Daarmee kun je al aan de slag voordat de competitie begint. Ook een gezonde markt is belangrijk. Die houdt leveranciers levensvatbaar, zodat je ook op langere termijn gebruik kunt maken van de innovaties. Bovendien komt de ontwikkeling bij een innovatiecompetitie als de Innovation Impact Challenge niet exclusief toe aan de organisatie die de oproep doet. Andere organisaties kunnen de innovatie dus ook inkopen.

“De innovatiepartners krijg je wel betrokken en enthousiast. Maar het ook ingebed krijgen bij de afnemers, dat is echt het lastigste gedeelte.” – Claudia van Riet, Building Balance

Voorbeeld: biobased geotextielen en drainagebuizen

Een voorbeeld waarbij een marktvraag is gecreëerd, is de Innovation Impact Challenge Biobased geotextielen en drainagebuizen. Geotextielen worden gebruikt in de grond-, weg- en waterbouw, bijvoorbeeld voor oever- en dijkbescherming of tijdelijke wegen. Nu zijn ze vooral van kunststof gemaakt. Biobased geotextielen hebben momenteel een marktaandeel van ongeveer 2 procent, terwijl een aandeel van 30 tot 50 procent mogelijk is.

Building Balance en Biobased Circular voeren deze Challenge uit in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en het ministerie van Klimaat en Groene Groei. Building Balance is de uitvoeringsorganisatie van de Nationale Aanpak Biobased Bouwen. We spraken met Claudia van Riet, bij Building Balance verantwoordelijk voor biobased geotextielen en drainagebuizen. Haar doel: een volwassen markt voor deze materialen. “Dat doe je niet alleen door technische oplossingen te ontwikkelen. Ze moeten ook afgenomen worden.”

Volgens Claudia is er wel een markt, maar moet je de juiste randvoorwaarden creëren zodat de producten ook worden afgenomen. Dat doe je door potentiële afnemers al tijdens de ontwikkeling te betrekken. En door belemmeringen om in te kopen weg te nemen, bijvoorbeeld op het gebied van normen en kennis.

Met afnemers bedoelen we in dit artikel de partijen die de innovaties later kopen. Dat zijn overheden, zoals Rijkswaterstaat, maar bijvoorbeeld ook aannemers die aan publieke partijen leveren.

Vóór de competitie: breng vraag en aanbod samen

Zorg dat het vraagstuk echt leeft

Een innovatiecompetitie hoeft geen onderdeel te zijn van een groter programma. Maar het thema moet wel aansluiten op een behoefte van jouw organisatie, en bij voorkeur ook van andere organisaties die de innovatie kunnen afnemen. Bij de geotextielen hielp het dat overheden al hadden meegedacht over de Nationale Aanpak Biobased Bouwen. Zij willen zelf ook meer biobased materialen toepassen.

Begin met een leeromgeving

Breng in kaart waar de markt staat, voordat je de competitie uitschrijft. Bij de Challenge rond geotextielen zette Building Balance eerst een leeromgeving op. In fysieke en online sessies brachten ze marktpartijen die al met biobased oplossingen bezig waren samen met potentiële afnemers. Samen onderzochten ze welke oplossingen er al zijn, waarom die nog niet op grote schaal worden toegepast en aan welke eisen ze nog moeten voldoen. En welk instrument het beste past om oplossingen te ontwikkelen en op te schalen.

Die leeromgeving duurde ongeveer een half jaar. Pas daarna was duidelijk dat een Innovation Impact Challenge het beste paste. Marktpartijen uit de leeromgeving hebben later ook een offerte ingediend voor de Challenge.

“Die leeromgeving zie ik echt als cruciaal. Of je nu een innovatiepartnerschap doet of een Innovation Impact Challenge.” – Claudia van Riet, Building Balance

Ook bij de SBIR Circulaire Viaducten werkte Rijkswaterstaat met een open leeromgeving. Lees er meer over in de learning history van Rijkswaterstaat.

Schrijf de uitvraag samen met toekomstige afnemers

Betrek de partijen die de innovatie later mogelijk ook willen inkopen al voordat je de oproep schrijft. Bij de geotextielen is de verkenning uit de leeromgeving verwerkt in de oproep. Zo weten ondernemers wie de potentiële afnemers zijn, wat hun beleid is en welke eisen en wensen ze hebben. Daarbij is het zoeken naar de balans tussen wat afnemers willen en wat de markt kan.

“Je kunt wel eisen stellen, maar als de markt die nog niet kan halen, krijg je nul offertes.” – Claudia van Riet, Building Balance

Reken erop dat dit tijd kost. Het is een intensief proces om bij de juiste persoon terecht te komen, toestemming te krijgen en mensen erbij te betrekken. Een goed netwerk helpt daarbij.

Betrek de persoon die het vraagstuk heeft

Wie een innovatiecompetitie financiert, is niet altijd degene die de innovatie later gaat gebruiken. Ministeries zijn vaak geen eindgebruiker. Zorg daarom dat de beoogde gebruikers van de innovaties vanaf het begin betrokken zijn.

Een voorbeeld is de Innovation Impact Challenge IX voor Sociale inclusie en cohesie. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wil het werk van sleutelpersonen versterken. Dat zijn bijvoorbeeld buurtmoeders en vrijwilligers, die een brug vormen tussen overheid en burgers. Daarom zijn organisaties met sleutelpersonen en gemeenten bij de Challenge betrokken. Zij gaan de innovaties uiteindelijk gebruiken.

Haal je eigen inkoper er vroeg bij

Een innovatiecompetitie wordt meestal geïnitieerd door een beleidsmedewerker, programmamanager of iemand van een afdeling innovatie, dus buiten de afdeling inkoop. De inkoper komt er vaak pas later bij. Betrek inkoop daarom al bij de voorbereiding en gedurende het innovatietraject. Dan kun je vooraf nadenken over de vervolgaankoop en over de procedure die daarbij past. Die procedure kun je tijdens de looptijd van de innovatiecompetitie eventueel alvast voorbereiden. In deel 2 lees je welke procedures na een innovatiecompetitie het meest voor de hand liggen.

Organiseer matchingbijeenkomsten

Organiseer vóór de start van de eerste fase bijeenkomsten waar ondernemers elkaar kunnen ontmoeten. Zo kunnen ze samenwerkingen aangaan en samen een offerte indienen. Ook als bekend is welke ondernemers een opdracht voor fase 1 hebben gekregen, is zo’n bijeenkomst waardevol. Ondernemers kunnen dan van elkaar leren. Nodig daar ook de betrokken potentiële afnemers en andere mogelijke afnemers voor uit, bijvoorbeeld voor speeddates tussen ondernemers en proeftuinen, afnemers of eindgebruikers.

Bij de Innovation Impact Challenge Biobased geotextielen en drainagebuizen begon de eerste fase met een kick-off in Utrecht. Elke ondernemer had daar korte één-op-één-gesprekken met potentiële afnemers over wat de ondernemer van plan was, waar de oplossing aan moet voldoen en wat die mag kosten. Dat gaf de ondernemers richting voor hun oplossingen.

Tijdens de competitie: houd afnemers betrokken

Vraag niet te veel tijd van de organisaties met het vraagstuk en van potentiële afnemers, maar informeer en betrek ze wel regelmatig.  Bij de Challenge Biobased geotextielen en drainagebuizen is er sinds de start ongeveer elke maand een overleg met de potentiële afnemers. Zo blijven ook de partijen aangehaakt die niet in de beoordelingscommissie zitten. Potentiële afnemers kunnen ook als proeftuin dienen: een plek waar ondernemers hun innovatie in de praktijk testen en verder ontwikkelen.

Betrek niet alleen je contactpersoon bij de afnemer of eindgebruiker, maar ook andere collega’s binnen die organisatie. Bijvoorbeeld bij belangrijke momenten in het innovatietraject, zoals bedrijfsbezoeken. Zo komt de innovatie in de organisatie terecht, en blijft het niet bij één enthousiaste contactpersoon. Dat is ook fijn voor die ene persoon: die staat er dan niet meer alleen voor. Begin hier op tijd mee, want collega’s enthousiast maken kost tijd.

Organiseer netwerkbijeenkomsten voor ondernemers en mogelijke proeftuinen, afnemers en eindgebruikers. Een innovatiemarkt halverwege en aan het einde van de competitie is een goede manier om de innovaties te laten zien. Nodig daarbij ook het relevante netwerk van aanbestedende diensten uit. Je kunt ook aansluiten bij bestaande evenementen. Bij de Challenge rondom het isoleren van monumenten van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed presenteerden de deelnemers als afsluiting hun innovaties tijdens een expositie op de Dutch Design Week.

Uiteindelijk moet de groep potentiële afnemers groeien. Hoe meer afnemers, hoe groter de markt voor de ondernemers. Pas bij grotere aantallen kunnen zij hun product tegen een goede prijs maken. Bij de Challenge Biobased geotextielen en drainagebuizen zijn nu 6 afnemers direct betrokken, maar voor echte opschaling zijn er honderden nodig. Daarom geeft Building Balance webinars en werkt het samen met organisaties als de Unie van Waterschappen, STOWA, CROW, WOW en Bouwcirculair om kennis te delen. 

Werk tegelijk aan de randvoorwaarden

Een goede oplossing alleen is niet genoeg. Bij de Challenge rondom geotextielen en drainagebuizen loopt daarnaast een aantal trajecten om belemmeringen weg te nemen. Er komt een afspraak over normering (NTA), met eisen en testmethoden voor innovatieve materialen, zodat biobased geotextielen gecertificeerd kunnen worden. Er komt een ontwerp- en toepassingsrichtlijn, omdat de huidige richtlijn zo’n 30 jaar oud is. En er loopt onderzoek naar criteria voor maatschappelijk verantwoord inkopen. Zonder die randvoorwaarden ligt het risico bij de aanbestedende dienst, de aannemer of de producent zelf. “En dan kom je de pilotfase niet voorbij”, zegt Claudia.

De producten uit de Challenge worden in september 2027 verwacht. Als dan ook de randvoorwaarden op orde zijn, liggen alle puzzelstukjes klaar om op te schalen.

INNOvember 2026

In het volgende deel laten we zien hoe andere organisaties innovaties na een innovatiecompetitie hebben ingekocht. Tot de start van INNOvember 2026 publiceert PIANOo periodiek een artikel over het opschalen van inkoop na een pilot of prototype, op weg naar het afsluitende webinar op 3 november. Dit was het derde artikel.