Stappenplan functioneel specificeren
Bij functioneel specificeren beschrijf je helder de eisen waaraan een innovatieve oplossing moet voldoen, maar geef je leveranciers voldoende ruimte en vrijheid om met eigen ideeën te komen. Hiermee hebben ze de ruimte om de beste oplossing aan te bieden. Dit kan een oplossing zijn die je zelf niet van tevoren had kunnen bedenken. Zonder functioneel specificeren geen innovatie.
Wat is functioneel specificeren
Stel, je werkt bij een gemeente en je wil een nieuw fietspad laten aanleggen. Dan kun je in een technische specificatie opnemen met welke materialen het fietspad gebouwd moet worden. Bij functioneel specificeren laat je een dergelijke ‘strakke’ omschrijving achterwege, om niet op de stoel van de ondernemer te gaan zitten. In plaats daarvan formuleer je de eisen over bijvoorbeeld gebruik en levensduur zoals dat het fietspad een bepaalde uitstraling dient te hebben, bestand dient te zijn op de fysieke belastingen en ten minste een bepaalde hoeveelheid jaar meegaat. Je geeft de ondernemer op deze manier meer ruimte om met een innovatieve oplossing te komen.
Stappenplan
-
Maak een overzicht van functionele behoeften
Bij het opstellen van functionele specificaties wil je achterhalen welke functie de dienst, het product of de oplossing gaat vervullen. En waarom dit voor je organisatie belangrijk is. In dit proces stel je bijvoorbeeld vragen als: welk probleem willen we oplossen? Wat is de oorzaak van dat probleem? Door deze vragen te beantwoorden krijg je zicht op de oplossing van het probleem.
Dit proces helpt je om helder te krijgen welke behoefte er precies is. Je probeert vervolgens een balans te vinden tussen de gespecificeerde vragen -die de vrijheid van de leverancier kunnen inperken- en de meer algemene vragen. Na deze stap heb je een overzicht van de functionele behoeften waaraan de oplossing moet voldoen. Houd er wel rekening mee dat elke stakeholder een andere kijk op het probleem kan hebben. Deze belanghebbenden kunnen ook buiten je organisatie staan, zoals een externe onderhoudspartij of inwoners van een gemeente.
-
Borg een evenwichtige specificatie
Doel van een functionele specificatie is het vinden van een goed evenwicht. Je wil duidelijke eisen stellen, maar de ondernemer nog voldoende ruimte en vrijheid bieden. Een aantal tips om dit evenwicht te bereiken:
- Gebruik technologie neutrale eisen en termen;
- Omschrijf vooral gedetailleerd wat de behoefte van je organisatie en niet de wijze waarop deze behoefte moet worden gerealiseerd;
- Maak een mix van functionele en gedetailleerde specificaties. Geef ruimte waar mogelijk en specificeer in detail waar nodig;
- Zorg er wel voor dat de specificaties je doelstelling volledig omschrijven;
- Denk naast de technische specificaties, ook aan de eisen aan de logistiek, financiën en kwaliteit borging.
Gevaar van overspecificatie
In de praktijk beschrijven organisaties in specificaties vaak tot in detail hoe een oplossing moet werken. De gedachte hierachter is dat ze dan precies weten wat ze krijgen. Dit leidt in veel gevallen tot ‘overspecificatie’. Het op deze manier afdichten van een uitvraag werkt prima bij eenvoudige vragen, waarvoor een beproefde oplossing ingezet kan worden. Maar deze methode werkt juist niet als je wil profiteren van de creativiteit en het innovatief vermogen van ondernemers.
Wees je ervan bewust dat je soms ook ‘verborgen’ technische specificaties opneemt. Bijvoorbeeld door verwijzingen naar normen, ontwerprichtlijnen en beleidsvoornemens. Deze schrijven soms specifieke oplossingen voor of beperken oplossingsrichtingen die maar iets van de standaard afwijken. Dit belemmert de leverancier in het indienen van innovatieve oplossingen. Lees ook veelvoorkomende problemen bij functioneel specificeren.
-
Toets specificaties aan de markt
Voordat je de functionele specificaties opneemt in je aanbestedingstukken, is het belangrijk om te toetsen of de markt je specificaties begrijpt en of ze in staat zijn oplossingen te leveren die aan deze specificaties voldoen. En of de gevraagde oplossing niet onnodig duur wordt. Deze kennis en inzichten krijg je door een marktverkenning of een marktconsultatie uit te voeren. Pas je specificatie vervolgens aan op basis van deze inzichten.
-
Controleer of de oplossing voldoet
Zorg ervoor dat je leveranciers aan de functionele specificaties kunt houden. Dat betekent dat je niet alleen de functie van de oplossing beschrijft, maar ook aangeeft op welke manier de leverancier kan aantonen dat zijn oplossing voldoet aan de functionele specificaties. Geef ook aan op welke wijze je de aangeboden en geleverde oplossing toetst aan de functionele specificaties.
Gunningscriteria bij functionele specificaties
Pas je functionele specificaties toe, dan lijkt gunnen op basis van beste-prijs-kwaliteit verhouding het enige passende gunningscriterium. Het is aannemelijk dat de aangeboden oplossingen ook kwalitatief substantieel van elkaar verschillen. Dit kwaliteitsverschil kun je zo belonen. De subgunningscriteria kunnen in het verlengde liggen van de functionele eisen of aansluiten bij de ambitie van de aanbesteding.
Systems Engineering
Om te komen tot functionele specificaties kun je overwegen gebruik te maken van System engineering. System engineering is een aanpak om gestructureerd informatie vast te leggen, over te dragen en miscommunicatie te voorkomen en zo fouten, vertragingen en. De uitgangspunten van System engineering zijn:
- Vroeg in de ontwikkelingsfase beschrijven van eisen en functies.
- Tegelijkertijd zowel eisen afleiden als het ontwerp verder uitwerken.
- Opstellen van klanteneisen-, systeemeisen- en vraagspecificaties.
- Gestructureerd ontwerpen van de passende oplossing bij de eisen.
- Realiseren van de oplossing en aantonen dat deze voldoet.
Deze aanpak is gangbaar in de grond-, weg- en waterbouw (GWW)-sector. Maak je gebruik van Systems Engineering? Dan is het belangrijk hierover te communiceren met je leveranciers, zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat doet.