Stappenplan een-op-een gunnen

Als je een opdracht een-op-een gunt, verbind je je zonder verdere concurrentie aan één leverancier. Bedenk of je zeker weet dat je dat wil. En onderzoek of deze leverancier echt de enige mogelijkheid is die de vereiste oplossing kan leveren. Dit onderzoek dient – voor zover relevant – alle landen te omvatten die de Government Procurement Agreement onder de World Trade Organisation hebben ondertekend. Dit onderzoek kan met een uitgebreide marktverkenning. Ook een marktconsultatie kan helpen om te bepalen of er mogelijk  alternatieven zijn. Vooral als het gaat om een grote opdracht, moet je zeker weten dat er maar één mogelijke leverancier is. Bij twijfel valt te overwegen een vooraankondiging met de uitkomsten van je onderzoek te publiceren. Blijft er hierna nog steeds veel twijfel dan mag je niet kiezen voor een-op-een gunning.

Welke procedure je gebruikt, hangt af van de omvang van de opdracht. Voor elke van de procedures geldt dat je maar bij één partij een offerte hoeft aan te vragen. Hoe hoger het bedrag in de offerte is, hoe uitgebreider je jouw keuze moet motiveren, vóórdat je een-op-een mag gunnen. Leg deze keuze en de bijbehorende motivering ook goed vast in je aanbestedingsdossier (artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012). Er zijn 3 mogelijkheden:

• Een-op-een gunnen onder het grensbedrag
  Is de omvang van de opdracht lager dan het grensbedrag van de nationale aanbestedingsregels of de regels in je eigen inkoopbeleid? Dan moet je beknopt motiveren dat je bij één partij een offerte vraagt. Zelfs als er meer aanbieders zijn kun je in dit geval één op één gunnen. De Gids Proportionaliteit biedt informatie om te bepalen of er enkelvoudig of meervoudig onderhands dan wel Europees kan worden aanbesteed.
• Een-op-een gunnen boven het grensbedrag, maar onder de Europese drempel
  Ligt de omvang van de opdracht boven het door jouw organisatie gestelde grensbedrag, maar onder de Europese drempel? Dan kun je nog steeds één op één gunnen, maar moet je op basis van een marktverkenning en eventueel een marktconsultatie aantonen dat er maar één aanbieder mogelijk is. Juist bij een innovatief product kan dat het geval zijn. Mogelijk is er dan ook interne goedkeuring nodig.
• Een op een gunnen boven de Europese drempel
  Ligt de opdracht boven de Europese aanbestedingsdrempel? Zelfs dan kun je een-op-een gunnen. Je maakt dan gebruik van de mogelijkheid van artikel 2.32, onderdeel b van de Aanbestedingswet 2012. Dit artikel beschrijft dat je een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging mag starten als maar één ondernemer de opdracht kan uitvoeren. Bijvoorbeeld als de aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke prestatie.
• De mededinging om technische redenen ontbreekt
  Als er uitsluitende rechten (inclusief intellectuele eigendomsrechten) beschermd moeten worden, kan er op de markt geen concurrentie zijn. Dit is een uitzonderlijke omstandigheid, waarvan de aanwezigheid niet snel wordt aanvaard. Je moet dit dus heel goed kunnen motiveren. Zorg in voor een goede onderbouwing gebaseerd op de informatie uit stap 1 en bespreek deze binnen jouw eigen organisatie zoals het bestuur, juristen en inkoper adviseurs om vast te stellen of de uitkomsten kloppen.

Ondanks dat je een-op-een gunt en dat de aanbieder dus al vaststaat, kun je nog wel onderhandelen over prijs en voorwaarden. Vooral bij ondernemers met een nieuw, innovatief product of concept is hiervoor vaak nog ruimte. Zij hebben immers veel baat bij een eerste of een nieuwe klant. Voor hen kan het volgende opleveren:

• Een bewijs aan toekomstige klanten dat het product in de praktijk werkt. Eventueel met een testimonial van jou als een van de eerste gebruikers. Soms kun je een korting regelen omdat er nog enig risico aan een product of dienst kleeft.
• Feedback krijgen over het product. Je informatie helpt om het product beter te maken. Om deze informatie terug te kunnen koppelen, moet je vaak wel iets doen. Je kunt bijvoorbeeld de gebruikers in je eigen organisatie een vragenlijst laten invullen. Of je organiseert een feedbacksessie met gebruikers en de leverancier. Online zijn tal van mogelijkheden om enquêtes te maken.

Heb je stappen 1 tot en met 3 doorlopen? Dan kun je overgaan tot het gunnen van de opdracht. Als je boven de Europese drempel zit, dien je binnen 30 dagen na gunning nog wel een aankondiging van gegunde opdracht te publiceren op TenderNed. Dit is niet nodig bij een opdracht onder de Europese drempel.