Duurzaamheid in gunningscriteria door categorie Connectiviteit
Hoe stimuleer jij ketenverantwoordelijkheid in aanbestedingen? Met Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) breng je risico’s in kaart én werk je aan verbetering. Binnen Connectiviteit – zoals telecomdiensten voor het Rijk – is toepassing van ISV zelfs verplicht. Lees hoe deze categorie duurzaamheid meeneemt in de 3 fases van een aanbesteding. (PIANOo, juli 2025)
In 2023 voerde de categorie Connectiviteit 3 aanbestedingen uit: Vaste en Mobiele Dataverbindingen Laag capacitair (VMDL), Mobiele Connectiviteit en Indoordekking (MCI) en Vaste Dataverbindingen en Internet (VDI). De gunning bestond uit 30% prijs en 70% kwaliteit, waarvan 42% duurzaamheid. Categoriemanager Muharrem Karaarslan: “We hebben een flinke verduurzamingsslag in de telecomsector ingezet, de dienstverlening verbeterd én belastinggeld bespaard. Naar schatting 50 tot 100 miljoen euro tijdens de looptijd van de contracten.”
Inspiratie voor aanbestedende overheden
De 3 aanbestedingen waren niet gepland als leertraject, toch is er veel geleerd. De aanpak van het team van Karaarslan kan inspiratie zijn voor andere aanbestedende overheden. In de aanbestedingen van de Connectiviteits Diensten Rijk 2023 (CDR-2023) was duurzaamheid het belangrijkste speerpunt. Dit is hard nodig, vindt hij: “Duurzaamheid is geen bijzaak. Ik voel de verantwoordelijkheid om alles te doen wat ik kan om Nederland en de wereld leefbaar te houden.”
Karaarslan zet de aanpak uiteen in 3 fases van een aanbesteding:
- de voorbereiding
- de gunning
- de contractfase
Voorbereiding
Gedegen voorbereidingstraject
In elke aanbesteding kun je de belangrijkste partijen in een driehoek categoriseren: beleid, de interne opdrachtgever (klant) en de marktpartijen. Karaarslan: “Tijdens een goede voorbereiding gaat deze driehoek als inkoopcategorie richting één gezamenlijk resultaat in de aanbesteding. Wij wilden maximaal maatschappelijke impact maken op zowel duurzaamheid als digitale weerbaarheid. Zo’n driehoeksproces kost veel tijd, dit vraagt een gedegen voorbereidingstraject.
Tip: Zorg voor voldoende voorbereidingstijd voor een succesvolle aanbesteding.
Beleid: neem de ruimte die er is
Een succesvolle duurzame aanbesteding begint met ambitieus beleid. In 2019 werd de rijksbrede inkoopstrategie Inkopen met Impact vastgelegd. “Deze bepaalt de duurzame ambities (‘het wat’) op ministerieel niveau. Maar laat het ‘hoe’ bewust open. In ons categorieplan werken wij het ‘hoe’ concreet uit. Het categorieplan, opgesteld door de categorie en vastgesteld op hoog ambtelijk niveau fungeert zo ook als beleidsdocument.”
Opdrachtgever: organiseer bestuurlijk draagvlak voor ambities
Hoe worden die beleidsambities waargemaakt? Volgens Karaarslan is breed draagvlak essentieel op hoog bestuurlijk niveau. Hij kreeg een ‘go’ van hun opdrachtgevers na flink investeren in mandaat. “Dat was een belangrijke stap. Bij breed draagvlak op bestuurlijk niveau, hoeft eventuele weerstand in lagere bestuurslagen geen belemmering te vormen voor de realisatie van duurzaamheidsambities.”
Tip: Investeer in het creëren van bestuurlijk draagvlak voor je duurzame ambities.
Neem de markt mee in je verhaal
Naast beleid en interne opdrachtgevers betrekken, is het gesprek met de markt essentieel om ambities te realiseren. Karaarslan: “Uiteindelijk moeten marktpartijen jouw wensen waarmaken.” Het gesprek met de markt duurde ruim een jaar en maakte gaandeweg duurzaamheid concreter. Stichting Onderzoek Multinationale Ondernemingen (SOMO) speelde hierin een belangrijke rol, onder meer bij het uitwerken van ketenverantwoordelijkheid. Ook corporate social responsibility managers (CSR-managers) van telecompartijen sloten steeds vaker aan. In een eerder interview gaven Davey Hazekamp en Joseph Wilde-Ramsing van SOMO uitgebreid toelichting over hun samenwerking in het voorbereidingstraject op de categorie aanbestedingen. Hazekamp: “Het betrekken van het maatschappelijke middenveld is cruciaal. Met de markt ontwikkelden we een gunningscriterium voor due diligence beoordeling van leveranciers. Dit op basis van de internationale (OESO-) richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.”
Tip: Neem je marktpartijen mee in je duurzaamheidsambities. Het is een gezamenlijke ontdekkingsreis.
De driehoek bij elkaar brengen: het categorie team
Naast een gedegen voorbereidingstraject waarin beleid, bestuurlijk draagvlak en markt samen komen, moet er een goede dynamiek zijn binnen het aanbestedingsteam. De leden moeten de (soms uiteenlopende) belangen van de driehoek bij elkaar brengen. “Het team moet elkaar kunnen begrijpen en aanvullen binnen een veilige werkomgeving. En houd er rekening mee dat duurzaamheid niet voor iedereen hetzelfde betekent. Dus neem er de tijd voor om dit helder te krijgen”
Lef tonen in het categorie team
Karaarslan en zijn team maakten impact met duurzaamheid binnen de telecommarkt. Hoe? “Met lef. Onze duurzaamheidsambities hadden we hoger ingezet dan wat de markt dacht aan te kunnen. Lef bracht de belanghebbenden (beleid, opdrachtgever en markt) dichter bij elkaar.”
Tip: Laat je niet afschrikken door negatieve reacties op je ambitie. Of het nu vanuit kosten, juridisch of technisch perspectief is: nieuwe zaken classificeert men vaak als onuitvoerbaar. Durf tegen de stroom in te zwemmen en te pionieren.
Gunning
Betrek de nodige experts
Bij aanbestedingen vanuit de categorie ligt de nadruk op maatschappelijke impact. Karaarslan: “Inkopers zijn vaak geen experts op thema’s als duurzaamheid of digitale weerbaarheid. Daarom stelden we voor de gunningsbeoordeling van digitale weerbaarheid een Security Review Board samen met veiligheidsexperts van verschillende departementen – een primeur binnen de Rijksoverheid. De duurzaamheidseisen toetsten we via een objectieve conformiteitenlijst met ja/nee-vragen. Deze was opgesteld op basis van grondige voorbereiding. En met brede input vanuit de markt en maatschappij. Het concept is vrij eenvoudig toepasbaar voor andere organisaties.”
De beoordeling: kijk verder dan één moment
Als onderdeel van de raamcontracten creëerde het team van Karaarslan ruimte voor leveranciers om zich na gunning te blijven verbeteren op gunningscriteria. Denk aan duurzaamheid, digitale weerbaarheid en techniek. “Zo bleef de concurrentie niet alleen op prijs gericht, maar ook op kwaliteit bij elke opdracht onder de overeenkomst.”
Onderstaand figuur toont de werking van dit subgunningscriterium. Wil je hier meer over weten? Deze informatie vind je in Bijlage 11 Gunningsprocedure NOK van de documenten van de aanbesteding .
De uiteindelijke gunning van de raamovereenkomsten
Alle 3 de CDR-aanbestedingen waren Europese openbare procedures. Bij de aanbesteding Vaste en Mobiele Dataverbindingen Laag capacitair (VMDL), werden alle inschrijvers onderdeel van de raamovereenkomst (ROK). Voor Mobiele Connectiviteit en Indoordekking (MCI) waren 3 inschrijvingen waarbij 1 inschrijver de opdracht heeft gewonnen. Bij de aanbesteding Vaste Dataverbindingen en Internet werden 3 van de 4 inschrijvers onderdeel van de ROK. Vrijwel alle inschrijvers waren competitief op de maatschappelijke thema's.
Tip: Durf je innovatieve ideeën te verdedigen, ook bij weerstand.
Contractfase: Kwaliteitsmanagement
Een goed werkend kwaliteitsmanagementsysteem bij de leveranciers is cruciaal in de contractfase. Samen ontwikkelde de categorie met hen een contractkwaliteitsplan (CKP), waarin zij laten zien hoe zij via hun PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) bijdragen aan de doelstellingen van de Connectiviteits Diensten Rijksoverheid (CDR).
“Met het CKP borg je de contractuele afspraken in de managementsystemen van de leverancier.” De leveranciers waren nauw betrokken bij de ontwikkeling van het CKP. “Door het CKP samen te ontwikkelen, creëer je ook bij de leverancier eigenaarschap.”
Daarnaast stelden contractmanagers Mario Karbaat en Davey Hazekamp per leverancier een risicodossier op – gericht op het gezamenlijk beheersen van risico’s en het behalen van resultaten. Het CKP is gericht op het gezamenlijk realiseren van een succesvolle dienstverlening en het waarborgen van de afgesproken contractuele prestaties.
(Aan)sturen op basis van CKP en KPI's
In de voorbereiding van CDR2023 formuleerde de categorie key performance indicators (KPI’s) als belangrijkste succesmaten. Deze vormen de basis van de CDR2023-doelstellingen en het contractkwaliteitsplan (CKP). Karaarslan: “We werkten verschillende KPI’s uit, zowel technisch als maatschappelijk. Leveranciers rapporteren proactief over SLA’s (Service level agreement) en KPI’s.”
De maatschappelijke KPI’s bestaan uit concrete prestatie-indicatoren, gebaseerd op eisen en gunningscriteria. Elke KPI heeft een normering (voldoende/onvoldoende), die het sanctieregime bepaalt. Deze informatie vind je in Bijlage 8 – SLA parameters en KPI’s van de documenten van de aanbesteding.
Zelf aan de slag
Wil je zelf ook aan de slag met duurzaamheid in de gunningscriteria van je aanbesteding? Op de website van de categorie Connectiviteit van Rijkswaterstaat staan meerdere documenten, afkomstig uit de aanbesteding Connectiviteits Diensten Rijksoverheid (CDR) 2023 | Vaste Dataverbindingen en Internet (VDI. Die documenten zijn bedoeld ter inspiratie en illustratie van bovenstaand verhaal, en niet 1 op 1 over te nemen door andere organisaties.
Het betreft de volgende documenten:
- Bijlage 02: Specificatie van de Prestatie
- Bijlage 04: Framework met wensen en eisen (Conformiteitenlijst) met toelichting / context, waaronder de specifieke duurzaamheidscriteria
- Bijlage 08: SLA parameters & KPI’s
- Bijlage 11: Gunningsprocedure NOK
Lees alle documenten op connectiviteitrijk.nl
Juridisch kader
- Duur raamovereenkomst: Een raamovereenkomst mag in bijzondere gevallen langer dan 4 jaar lopen, maar dit moet je goed onderbouwen. Houd rekening met het Europees Verdrag dat vrije markttoegang waarborgt.
- Proportionaliteit: Zorg dat selectiecriteria, minimumeisen en gunningscriteria proportioneel zijn. En het onderscheid tussen aanbieder (selectiecriteria) en aanbieding (gunningscriteria) duidelijk blijft. Zet ze in relatie tot de opdracht. Lees voor meer informatie de pagina's Gids Proportionaliteit, Specificeren en Opstellen selectiecriteria
- Wezenlijke wijziging: Sancties bij niet-naleving van eisen moeten worden gehandhaafd, anders is er sprake van een wezenlijke wijziging. En dat kan invloed hebben op de aanbesteding.