Inbreng van SiR Intergov helpt de overheid met Kamervragen

Dit praktijkvoorbeeld  bestaat uit 2 delen: deel 1 gaat over de toepassing van een startup in residence programma. Dit deel 2 gaat in op de challenge Codi. 

“Codi helpt ambtenaren met artificiële Intelligentie (AI) relevante informatie te verzamelen uit eerdere Kamerstukken en beleidsdocumenten. Zo kunnen zij efficiënter en consistenter reageren op Kamervragen”, legt Nicole Goossens uit. Zij was ten tijde van deze challenge projectleider SiR bij het ministerie van Economische Zaken (EZ). “Onze challenge laat zien hoe een innovatieve aanpak kan leiden tot een praktisch bruikbare tool binnen de overheid.”

Durf verrast te worden

Meedoen vraagt om een flexibele mindset van een inkoper, omdat de oplossing bij aanvang nog onbekend is. “Als je al weet wat de oplossing is, dan hoef je geen challenge uit te zetten. Het interessante is dat je in een SiR-traject echt verrast kunt worden. Soms wint een bedrijf dat je helemaal niet had verwacht,” zegt Margo Stam, projectleider SiR en startup officer bij het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). 

Ze vervolgt: “Een goede challenge kent geen vooraf vastgestelde oplossingsrichtingen. Er mag ook geen bestaande oplossing op de markt zijn en de overheid moet de oplossing daadwerkelijk kunnen inkopen, anders wordt het een subsidietraject. Met SiR Intergov laat je als overheid zien dat je openstaat voor innovatie en verrassende ideeën.” Goossens vult aan: “Ook schaalbaarheid speelt een belangrijke rol: de oplossing moet potentieel breder toepasbaar zijn, zodat de overheid als launching customer kan fungeren.”

De challenge van EZ

JoinSeven werd eind 2020 opgericht. Hun belangrijkste uitdaging: hoe kan AI een rol spelen in het effectiever en efficiënter maken van een beleidsproces van de overheid? Deelname aan SiR Intergov bleek de perfecte testcase. “We zagen de challenge als een ultieme stresstest.” vertelt Niels van Bruggen, medeoprichter van JoinSeven. “Als wij echt impact wilden maken met ons product, dan moesten we deze winnen.” En dat lukte. Met Codi overtuigde JoinSeven de selectiecommissie. 

Opschalen vraagt om een strategische aanpak

Codi bleek een succesvolle pilot, maar brede toepassing binnen de overheid vraagt om strategisch inkoopbeleid. Gesprekken over de mogelijke aanschaf van Codi lopen nog bij EZ, KGG en LVVN. “Een succesvolle challenge wordt niet altijd meteen opgeschaald,” zegt Goossens. Van Bruggen vult aan: “Wil je dat een innovatie echt impact maakt? Denk vanaf het begin na over bredere inzet. Bijvoorbeeld via een aanbesteding die opschaling mogelijk maakt.”

Juristen  meenemen

Naast inkoop speelt regelgeving ook een rol. “De overheid is, terecht, voorzichtig met AI-adoptie,” zegt Van Bruggen. “Dat leidt er ook toe dat overheidsinstanties twijfelen of ze onze tool mogen gebruiken. Neem juristen daarom vanaf het begin mee. En betrek vanaf het begin de relevante stakeholders om niet achteraf naar een geschikte opdrachtgever te zoeken voor een innovatieve toepassing.”

Waardevolle samenwerking

Van Bruggen vond de deelname aan SiR Intergov een zeer waardevolle ervaring. “Er zijn nu veel deuren geopend en we kregen veel zichtbaarheid binnen de overheid. Het is ook een predicaat als de overheid jouw innovatie afneemt. Dat geeft de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van je product een enorme boost.” 
 

Bijeenkomsten om te leren van elkaar

Om inkopers te ondersteunen, organiseert SiR Intergov regelmatig bijeenkomsten waarin best practices en uitdagingen worden besproken. “Elke organisatie heeft een eigen manier van inkopen, maar we proberen zoveel mogelijk één lijn te trekken,” zegt Goossens. “Dit helpt om de innovatiekracht van het programma te behouden zonder de inkoopregels uit het oog te verliezen.” 

“In dit soort trajecten moet je het vooral leuk vinden om met mensen te werken en creativiteit een kans te geven,” vult Stam tot slot aan. “Dat maakt het een geweldige manier van aanbesteden.”

Meer weten? 

• Wil je ook een eigen SiR opzetten? Lees dan de Handreiking Startup in Residence.
• Of lees meer over hoe SiR Intergov een startup-aanpak biedt van maatschappelijke uitdagingen.
• Bekijk de korte presentatievideo van JoinSeven tijdens de Demo Day.
• Ook kun je  deze video voor ambtenaren bekijken.
• En deze video voor ondernemers over SiR Intergov.
• Deelnemende overheden aan SiR Intergov.

Belangrijke tips voor overheden en startups

• Denk aan opschaling. Bepaal van tevoren hoe een oplossing breder kan worden ingekocht.
• Neem juristen vroegtijdig mee voor juridisch advies.

Sir Intergov: keuze voor een MOA of EA-openbaar

Er zijn verschillende inkoopwegen te bewandelen voor een challenge. Zo gaat de handreiking uit van deze procedures: een openbare procedure, een innovatiepartnerschap of een prijsvraag. SiR Intergov kiest op dit moment voor een MOA (Meervoudig Onderhandse Aanbesteding) of EA-openbaar (Europese Aanbestedingsprocedure - openbaar). 

• MOA: biedt een slanke en informele procedure voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsgrens met veel ruimte voor interactie met startups tijdens de selectiefase. 
• Deze procedure levert de minste administratieve lasten op. En minimaliseert de instapdrempel voor startups en ambtenaren. 
• EA-openbaar: biedt meer juridische zekerheid én serieuze opschaling is gemakkelijker mogelijk bij hogere potentiële opdrachtwaarden.