SiR Intergov biedt een startup-aanpak voor maatschappelijke uitdagingen

Dit praktijkvoorbeeld bestaat uit 2 delen: dit deel 1 gaat over de toepassing van een Startup in Residence programma. Deel 2 vertelt meer over de cocreatie tussen het ministerie van Economische Zaken (EZ) en JoinSeven rondom challenge Codi. 

“Dit programma ondersteunt deelnemende overheden in hun zoektocht naar nieuwe oplossingen,” zegt Hessel van Oorschot, programmamanager van SiR Intergov. “Overheden zijn veelal gewend om met gevestigde partijen samen te werken. Maar dit programma laat zien dat startups minstens zulke waardevolle partners kunnen zijn. Ze brengen snelheid, creativiteit en een frisse blik op problemen die al jarenlang spelen.”

Digitaal loket

Duncan Waardenburg is vanuit de provincie Zuid-Holland sinds 2017 betrokken bij het programma. “We hebben inmiddels met ruim 140 startups samengewerkt,” vertelt hij. “Ze weten vaak niet hoe ze bij de overheid moeten aankloppen. We werken daarom nu aan een digitaal loket waar startups, scale-ups en overheden elkaar kunnen vinden. Ook buiten de challenges om,” zegt Waardenburg. “Door het bieden van een heldere ingang, versnellen we het innovatieproces binnen de overheid aanzienlijk.” 

Groeiende vraag

Door het succes van SiR Intergov sluiten steeds meer ministeries en provincies zich aan bij het programma. “Na enige terughoudendheid aan het begin, zien meer overheden de voordelen van dit model,” zegt Waardenburg. “Doordat meerdere aanbestedende diensten hun krachten bundelen en gezamenlijk challenges uit zetten, versnelt dit programma de weg van idee naar impactvolle overheidsoplossing. Innovatie is geen experiment meer, maar een integrale benadering.”

Het proces en de criteria van een challenge

Van Oorschot legt uit: “Een challenge begint met een probleem, niet met een oplossing. Inkoop moet dus een heldere probleemstelling neerleggen. Daarna wordt het vraagstuk geformuleerd als een open innovatie-uitdaging. Vervolgens wordt de challenge gepubliceerd op het platform StartHubs.”

Een selectiecommissie beoordeelt de inzendingen op:

• Innovativiteit: de oplossing moet vernieuwend en niet al op de markt beschikbaar zijn.
• Haalbaarheid: de voorgestelde oplossing moet technisch en operationeel uitvoerbaar zijn.
• Schaalbaarheid: de oplossing moet niet alleen voor 1 specifieke casus geschikt zijn, maar potentie hebben voor bredere toepassing binnen de overheid.
• Impact: de oplossing moet bijdragen aan een efficiëntere, duurzamere of effectievere overheid.
• Haalbaar: de oplossing moet haalbaar zijn in 5 maanden.
   

Haalbare oplossing in 5 maanden

“Binnen 5 maanden moet er een werkend prototype of een veelbelovend concept liggen. En natuurlijk moet het financieel realistisch zijn,” zegt Waardenburg. In de 1e fase is er meestal een budget van 25.000 euro beschikbaar. Daarna kan een vervolgopdracht plaatsvinden die bijvoorbeeld via een Europese aanbesteding wordt uitgezet. Zo’n opdracht kan variëren van 25.000 euro tot soms 1 miljoen euro. 

Het selectieproces verloopt via een marktverkenning waarin startups in maximaal 3 A4’tjes hun idee beschrijven. De 3 startups met de beste voorstellen worden uitgenodigd voor een pitch. Tijdens de pitch ontvangen startups waardevolle feedback van de challengehouder en experts. Daarna dienen ze een definitieve offerte in. 

Wanneer kies je voor een challenge? 

Een goed voorbeeld is de zoektocht naar een AI-oplossing om Kamervragen sneller te beantwoorden. Deze challenge werd gewonnen door de startup JoinSeven met hun oplossing Codi. Codi helpt ambtenaren door relevante informatie uit eerdere Kamerstukken en beleidsdocumenten te verzamelen, waardoor zij efficiënter en consistenter kunnen reageren op Kamervragen. 
Codi werd beoordeeld als het winnende concept, en is vervolgens in co-creatie met de overheid verder ontwikkeld. “Geen dikke offertes of ingewikkelde documenten dus,” benadrukt Van Oorschot. “Het is kort en krachtig: dat maakt het zo'n mooi instrument.”

Samenwerken is de sleutel tot succes

De overheden die tot nu toe met SiR Intergov hebben gewerkt, zijn zeer enthousiast over de leereffecten van het programma. Betrokken ambtenaren ervaren dat het samenwerken met ondernemingen andere opbrengsten oplevert: meer lef, meer openstaan voor nieuwe ideeën, een onderzoekende houding, én ondernemerschap op de afdeling. Andersom kunnen ondernemingen veel leren van overheden, zoals kennis van publieke thema’s en van processen. Ondernemingen die zich richten op het publieke domein moeten wegwijs raken in publiek-private netwerken, in complexe besluitvorming en in de randvoorwaarden voor hun interventies. Daar horen bijvoorbeeld thema’s als omgevingsmanagement, controleerbaarheid en transparantie bij.

Meer weten? 

Lees de handreiking Startup in Residence. Of bekijk de korte presentatievideo van JoinSeven tijdens de Demo Day. Ook is er een video voor ambtenaren en een video voor ondernemers over SiR Intergov.

Belangrijke tips voor overheden en startups

• Werk samen. Door krachten te bundelen, benut je schaalvoordelen en voorkom je versnippering.
• Maak inkoop toegankelijk. Een compacte offerteprocedure verlaagt de drempel voor startups.
• Denk aan opschaling. Bepaal van tevoren hoe een oplossing breder kan worden ingekocht.
• Neem compliance officers vroegtijdig mee om juridische struikelblokken te vermijden.

Sir Intergov: keuze voor een MOA of EA-openbaar

Er zijn verschillende inkoopwegen te bewandelen voor een challenge. Zo gaat de handreiking uit van deze procedures: een openbare procedure, een innovatiepartnerschap of een prijsvraag. SiR Intergov kiest op dit moment voor een MOA (Meervoudig Onderhandse Aanbesteding) of EA-openbaar (Europese Aanbestedingsprocedure - openbaar). 

• MOA: biedt een slanke en informele procedure voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsgrens met veel ruimte voor interactie met startups tijdens de selectiefase. 
• Deze procedure levert de minste administratieve lasten op. En minimaliseert de instapdrempel voor startups en ambtenaren. 
• EA-openbaar: biedt meer juridische zekerheid én serieuze opschaling is gemakkelijker mogelijk bij hogere potentiële opdrachtwaarden. 

Toekomst

Het programma wordt geherstructureerd van ‘inkoopprogramma’ naar ‘impactprogramma’. Past de huidige inkoopvisie dan nog bij de nieuwe opzet? Daar gaat het SiR Intergov-team binnenkort mee aan de slag. Waardenburg: “Als je impact wil maximaliseren is de vraag of een MOA-traject daar bij past. Tegelijkertijd willen we de drempel tot deelname en de administratieve lasten laag houden. Dat is de balans die we constant zoeken.”