Wanneer kies ik voor laagste prijs of laagste kosten?

Gunningscriterium	Wanneer gebruik je dit?
Laagste prijs	Als de gewenste kwaliteit vooraf duidelijk vastligt en leveranciers zich vooral niet inhoudelijk hoeven te onderscheiden.
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit	Als naast de aanschafprijs ook andere kosten belangrijk zijn, zoals onderhoud, gebruik of kosten gedurende de levenscyclus
Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)	Als niet alleen de prijs belangrijk is, maar ook andere aspecten zoals kwaliteit, duurzaamheid, innovatie of de manier waarop de leverancier de opdracht uitvoert.

Wanneer kies je voor laagste prijs?

Bij het gunningscriterium laagste prijs telt alleen de prijs mee. De inschrijving moet wel voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Een hogere kwaliteit dan de minimale eisen levert geen extra voordeel op.

Dit criterium past vooral bij opdrachten waarbij de gewenste kwaliteit vooraf duidelijk vastligt. Bijvoorbeeld bij de inkoop van elektriciteit of bij opdrachten waarbij de prestaties zeer nauwkeurig zijn beschreven, zoals sommige bouwwerken en infrastructuur.

Als de kwaliteit van de opdracht kan verschillen en niet goed vooraf kan worden vastgelegd, bestaat het risico dat de goedkoopste inschrijving niet de gewenste kwaliteit levert.

Waar moet ik op letten bij laagste prijs?

Bij het gunningscriterium laagste prijs moeten de eisen en specificaties van de opdracht duidelijk zijn omschreven. Zo voorkom je verschillen in interpretatie en discussies tijdens de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld over meerwerk.

Leg vooraf vast hoe je de prijs bepaalt. Dit kan alleen de aanschafprijs zijn, maar ook andere kosten die onderdeel zijn van de opdracht. Bij hardware kan bijvoorbeeld ook het onderhoud voor meerdere jaren meetellen. In de aanbestedingsstukken motiveer je waarom je kiest voor het criterium laagste prijs.

Wanneer kies je voor laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit?

Bij dit gunningscriterium kijk je niet alleen naar de prijs, maar ook naar andere kosten die belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de kosten gedurende de hele levensduur van een product of dienst. Door ook levensduurkosten mee te wegen, kun je bijvoorbeeld rekening houden met duurzaamheid en de totale kosten over de gehele gebruiksperiode.

Als alle inschrijvingen te hoog zijn?

Soms zijn alle inschrijvingen hoger dan de raming van de aanbestedende dienst. Als ook de laagste inschrijving niet binnen het beschikbare budget past, kan de aanbestedende dienst deze als onaanvaardbaar beoordelen en de procedure vervolgen met de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Inkoopproces: Keuze gunningscriterium en opstellen (sub)gunningscriteria