Hoe bereid ik een aanbesteding voor?

Wat bereid je voor?

Bepaal vooraf:

• wat je wilt inkopen, nu en in de toekomst
• hoe de markt eruit ziet, is een marktverkenning of consultatie nodig
• welke resultaten je wilt bereiken
• welke beleidsdoelen belangrijk zijn, zoals duurzaamheid of innovatie
• welke aanbestedingsprocedure je gebruikt
• of je de opdracht in percelen verdeelt
• welke geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria je gebruikt
• of er al contact is geweest met potentiële leveranciers. 
• welke risico’s er zijn en hoe je daarmee omgaat

Op basis van alle informatie stel je de aanbestedingsstrategie op. Hierin leg je vast hoe je de aanbesteding gaat uitvoeren.

Wie betrek je?

Een aanbesteding bereid je meestal samen voor. Afhankelijk van de opdracht betrek je bijvoorbeeld inkopers, inhoudelijke experts, gebruikers, juristen en financiële medewerkers. 

Heb je meer informatie nodig?

Soms is extra informatie nodig om de opdracht goed voor te bereiden. Je kunt dan:

• Marktverkenning: brengt de markt in kaart en geeft inzicht in de mogelijkheden, leveranciers en ontwikkelingen.
• Marktconsultatie: haalt ideeën en oplossingen op bij leveranciers voordat je de aanbesteding start.
• Onafhankelijke deskundige: kan worden ingeschakeld als je zelf niet genoeg kennis hebt om de opdracht goed voor te bereiden.

Gelijke kansen voor leveranciers

Zorg ervoor dat alle leveranciers gelijke kansen hebben. Een leverancier mag door een marktverkenning of marktconsultatie geen voordeel krijgen ten opzichte van andere leveranciers.

De informatie die leveranciers tijdens een marktconsultatie delen, moet ook beschikbaar zijn voor de andere deelnemers. Alleen bedrijfsgeheimen blijven vertrouwelijk.

Schakel je een deskundige in die werkt voor een potentiële leverancier? Dan mag deze leverancier niet meedoen aan de aanbesteding.

Gebruik de uitkomsten van de voorbereiding om de aanbestedingsstukken op te stellen en de aanbesteding te starten.

Inkoopproces: voorbereiding van de inkoopopdracht