Hoe selecteer ik een partij en een aanbieding?
Antwoord:
Nadat de aanbesteding is gepubliceerd, kunnen leveranciers zich aanmelden of een inschrijving indienen. Vervolgens beoordeel je eerst welke leveranciers geschikt zijn om de opdracht uit te voeren, met uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Daarna vergelijk je de inschrijvingen en kies je de aanbieding die het beste voldoet aan de vooraf vastgestelde criteria.
Offerteaanvraag
In de offerteaanvraag staat alle informatie die leveranciers nodig hebben om een goede inschrijving te maken. Hierin beschrijf je de opdracht, de eisen en wensen en de manier waarop de inschrijvingen worden beoordeeld. Deze informatie stel je op tijdens het specificeren van je vraag.
Afhankelijk van de gekozen procedure nodig je één of meerdere leveranciers uit om een aanbieding te doen of publiceer je de opdracht openbaar. Bij een onderhandse aanbesteding nodig je een aantal leveranciers uit. Bij een Europese of openbare aanbesteding kunnen alle geïnteresseerde leveranciers een inschrijving indienen.
Geschikte leveranciers selecteren
Met uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eventueel selectiecriteria bepaal je welke leveranciers geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Je kijkt bijvoorbeeld naar de ervaring, deskundigheid en financiële situatie van een leverancier. Bij sommige procedures selecteer je eerst een beperkt aantal leveranciers dat een inschrijving mag indienen. Lees meer over het selecteren van leveranciers.
Inschrijvingen beoordelen
De ontvangen inschrijvingen beoordeel je aan de hand van de vooraf vastgestelde (sub)gunningscriteria. Je kiest bijvoorbeeld voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Eventuele subgunningscriteria maken duidelijk waarop de inschrijvingen precies worden beoordeeld.
Na de beoordeling kies je de leverancier met de beste inschrijving. Alle inschrijvingen worden volgens dezelfde regels beoordeeld. Zo krijgen leveranciers gelijke kansen en verloopt de keuze voor een leverancier eerlijk en transparant. Lees meer over het bepalen van de beste inschrijving.
Onderhandelen
Na de inschrijving mag je alleen nog afspraken verduidelijken. Je mag de inhoud van de opdracht of de belangrijkste afspraken, zoals de prijs of de gevraagde prestatie, niet meer wijzigen. Zo blijft de aanbesteding eerlijk voor alle leveranciers.