Hoe selecteer ik een partij en een aanbieding?

Offerteaanvraag

In de offerteaanvraag staat alle informatie die leveranciers nodig hebben om een goede inschrijving te maken. Hierin beschrijf je de opdracht, de eisen en wensen en de manier waarop de inschrijvingen worden beoordeeld. Deze informatie stel je op tijdens het specificeren van je vraag.

Afhankelijk van de gekozen procedure nodig je één of meerdere leveranciers uit om een aanbieding te doen of publiceer je de opdracht openbaar. Bij een onderhandse aanbesteding nodig je een aantal leveranciers uit. Bij een Europese of openbare aanbesteding kunnen alle geïnteresseerde leveranciers een inschrijving indienen.

Geschikte leveranciers selecteren

Met uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eventueel selectiecriteria bepaal je welke leveranciers geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Je kijkt bijvoorbeeld naar de ervaring, deskundigheid en financiële situatie van een leverancier. Bij sommige procedures selecteer je eerst een beperkt aantal leveranciers dat een inschrijving mag indienen. Lees meer over het selecteren van leveranciers.

Inschrijvingen beoordelen

De ontvangen inschrijvingen beoordeel je aan de hand van de vooraf vastgestelde (sub)gunningscriteria. Je kiest bijvoorbeeld voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Eventuele subgunningscriteria maken duidelijk waarop de inschrijvingen precies worden beoordeeld.

Na de beoordeling kies je de leverancier met de beste inschrijving. Alle inschrijvingen worden volgens dezelfde regels beoordeeld. Zo krijgen leveranciers gelijke kansen en verloopt de keuze voor een leverancier eerlijk en transparant.  Lees meer over het bepalen van de beste inschrijving. 

Onderhandelen

Na de inschrijving mag je alleen nog afspraken verduidelijken. Je mag de inhoud van de opdracht of de belangrijkste afspraken, zoals de prijs of de gevraagde prestatie, niet meer wijzigen. Zo blijft de aanbesteding eerlijk voor alle leveranciers.

Doorlopen van de volledige aanbestedingsprocedure

Selecteren is een onderdeel van Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure van het inkoopproces. Deze fase bestaat uit de volgende stappen. Elke stap linkt naar de uitgebreide uitleg in het volledige en gedetailleerde inkoopproces.

1. Aankondigen - De aanbestedingsprocedure start met een aankondiging. Hiermee informeer je de markt over de opdracht en nodig je leveranciers uit om mee te doen. Niet iedere procedure hoeft openbaar te worden aangekondigd. 
2. Aanmelden - Bij procedures met een voorselectie kunnen leveranciers zich aanmelden om mee te doen. Zij dienen een verzoek tot deelname in. De aanbestedende dienst beoordeelt deze aanmeldingen volgens de vooraf vastgestelde eisen.
3. Selecteren - Bij een procedure met voorselectie worden de aangemelde leveranciers beoordeeld op uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Alleen de meest geschikte leveranciers worden uitgenodigd om een inschrijving te doen.
4. Inschrijven - Leveranciers dienen hun inschrijving in op basis van de aanbestedingsdocumenten. De aanbestedende dienst ontvangt en controleert de inschrijvingen.
5. Gunnen - De inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van de (sub)gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan de leverancier met de beste inschrijving. Daarna worden de afspraken vastgelegd in een overeenkomst.
6. Afronden - Na de gunning worden de afspraken vastgelegd in een overeenkomst en worden de betrokken leveranciers geïnformeerd over de uitkomst van de procedure.