Hoe sluit ik een goed contract?
Antwoord:
Na de gunning leg je alle afspraken met de gekozen leverancier vast in een schriftelijke overeenkomst (contract). Hierin staan de afspraken uit de aanbesteding en de inschrijving, aangevuld met praktische afspraken over de uitvoering van de opdracht. Denk bijvoorbeeld aan de startdatum, de planning, de contactpersonen en de manier van factureren.
Leg afspraken duidelijk vast
Een contract voorkomt misverstanden tijdens de uitvoering van de opdracht. Als er later verschil van mening ontstaat, is duidelijk welke afspraken zijn gemaakt en wat beide partijen van elkaar mogen verwachten.
Gebruik passende inkoopvoorwaarden
Gebruik bij het opstellen van het contract bij voorkeur de eigen inkoopvoorwaarden. Deze voorwaarden moeten passen bij de opdracht en voldoen aan de geldende aanbestedingsregels. Besteed daarbij extra aandacht aan onderwerpen zoals aansprakelijkheid en intellectueel eigendom.
Denk na over de looptijd en verlenging
Bepaal vooraf welke looptijd het contract heeft en of verlenging mogelijk is. Neem eventuele verlengopties op in het oorspronkelijke contract en houd hier rekening mee bij het bepalen van de waarde van de opdracht. Een verlenging die niet vooraf is geregeld, kan worden gezien als een nieuwe overeenkomst. Beoordeel dan of de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed.
Welke looptijd mag een contract hebben?
Kan ik een lopend contract verlengen zonder opnieuw aan te besteden?
Denk vooraf na over prijsstijgingen en risicoverdeling
Denk bij het opstellen van een contract ook na over mogelijke prijsstijgingen tijdens de looptijd van de overeenkomst. Maak afspraken over hoe je hiermee omgaat en leg deze vast in het contract.
Hoe ga ik om met prijsstijgingen?
Denk na over beëindiging van het contract
Denk bij het opstellen van het contract ook na over wat er gebeurt als de overeenkomst voortijdig eindigt. In veel gevallen moet je de opdracht dan opnieuw aanbesteden. Dit kan tijd en geld kosten.
Je kunt dit soms voorkomen door vooraf een wachtkamerconstructie op te nemen in de aanbestedingsdocumenten. Hierbij kan de leverancier die als tweede is geëindigd de opdracht onder bepaalde voorwaarden overnemen. De voorwaarden voor deze constructie moeten vooraf duidelijk zijn vastgelegd, zodat alle leveranciers weten hoe en wanneer deze kan worden toegepast.
Bepaal of een raamovereenkomst past bij je inkoopbehoefte
Verwacht je vaker vergelijkbare opdrachten, maar weet je nog niet precies hoeveel of wanneer je deze nodig hebt? Dan kan een raamovereenkomst een passende oplossing zijn. Je maakt vooraf afspraken met één of meerdere leveranciers over bijvoorbeeld prijs, kwaliteit en levering.