Hoe sluit ik een goed contract?
Antwoord:
Na de gunning leg je alle afspraken met de gekozen leverancier vast in een schriftelijke overeenkomst (contract). Hierin staan de afspraken uit de aanbesteding en de inschrijving, aangevuld met praktische afspraken over de uitvoering van de opdracht. Denk bijvoorbeeld aan de startdatum, de planning, de contactpersonen en de manier van factureren.
Leg afspraken duidelijk vast
Een contract voorkomt misverstanden tijdens de uitvoering van de opdracht. Als er later verschil van mening ontstaat, is duidelijk welke afspraken zijn gemaakt en wat beide partijen van elkaar mogen verwachten.
Gebruik passende inkoopvoorwaarden
Gebruik bij het opstellen van het contract bij voorkeur de eigen inkoopvoorwaarden. Deze voorwaarden moeten passen bij de opdracht en voldoen aan de geldende aanbestedingsregels. Besteed daarbij extra aandacht aan onderwerpen zoals aansprakelijkheid en intellectueel eigendom.
Wat gebeurt er als een contract voortijdig eindigt?
Denk ook na over wat er gebeurt als een contract voortijdig wordt beëindigd. Normaal gesproken moet je de opdracht dan opnieuw aanbesteden. Dit kost vaak tijd en geld.
Je kunt dit soms voorkomen door vooraf een wachtkamerconstructie op te nemen. Daarbij kan de leverancier die als tweede is geëindigd de opdracht onder bepaalde voorwaarden overnemen. Zo is een nieuwe aanbesteding niet altijd nodig. Deze regeling moet vooraf duidelijk zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten, zodat alle leveranciers weten hoe deze werkt en onder welke voorwaarden zij kan worden toegepast.