Stappenplan ontwikkelen en inkopen van digitale innovaties

Als je binnen je organisatie een vraag hebt waarbij een digitale technologie een oplossing kan zijn, dan helpt het Stappenplan ontwikkelen en inkopen van digitale innovaties om daarmee aan de slag te gaan. Binnen het stappenplan zijn een aantal stappen die je het beste gelijktijdig kunt doorlopen, zodat je de flexibiliteit hebt om heen en weer te schakelen tussen deze stappen.

Voorbereiding

Het stappenplan is primair gericht op innovaties waar digitale technologieën een deel of geheel van de oplossing zijn. Met andere woorden, in dit stappenplan is de term ‘digitale innovatie’ een overkoepelende term voor innovaties waarbij inzet van digitale technologie een belangrijke drijfveer is achter de ontwikkeling.

Voordat je de eerste stap zet, is het belangrijk om duidelijk te krijgen wat de behoefte is. Het begint vaak bij een vraag vanuit de organisatie, waarvoor je een nieuwe/innovatieve oplossing zoekt. Je moet helder voor ogen krijgen welke behoefte de organisatie precies heeft en wie deze behoefte ervaart. Het opstellen van een behoefteanalyse helpt je bij het vinden en formuleren van die behoefte.

Bij dit stappenplan is het uitgangspunt dat er een vraagstuk/behoefte leeft vanuit je organisatie waarvoor een digitale technologie een mogelijke oplossing is. Wanneer je hiermee aan de slag wilt gaan, kun je deze technologie (laten) ontwikkelen door de 10 stappen uit het stappenplan te doorlopen.

Stappen

Het stappenplan bestaat uit 10 stappen. Een aantal van die stappen kun je het beste gelijktijdig doorlopen, zodat je de flexibiliteit hebt om heen en weer te schakelen tussen deze stappen.

Het stappenplan ziet er als volgt uit: De eerste fase is de voorbereidingsfase. De voorbereiding bestaat uit 7 stappen die je grotendeels vanuit de kant als opdrachtgever doorloopt. Meestal lopen de eerste paar verkenningsstappen parallel en volgen er een aantal stappen om de ambitie vast te stellen (stappen 3 tot en met 6). De laatste stap in de voorbereiding is het bepalen van de samenwerkingsvorm (stap 7), waarna je de deelnemers selecteert. De deelnemers gaan vervolgens bij stap 8 het ontwikkeltraject in. Wanneer bij stap 9 blijkt dat de innovatie succesvol ontwikkeld is, kun je het opschalingsplan (uit stap 6) gaan uitvoeren bij stap 10.

Verken nieuwe technologieën

In de eerste stap bestudeer je welke nieuwe technologieën er zijn, of nog ontwikkeld worden, en welke hiervan nuttig zijn voor de doelen van je organisatie.
Maak een voorselectie van relevante technologieën voor de behoefte

In de tweede stap ga je verschillende aspecten afwegen om te komen tot een eerste schifting tussen technologieën.
Beschrijf de minimale eisen

In de derde stap stel je de eisen op waar het innovatietraject en de digitale technologie ten minste aan moeten voldoen.
Bepaal criteria om de innovatie te beoordelen

In de vierde stap stel je de criteria op waarlangs je de nieuwe technologie gaat beoordelen. De criteria ga je concreet formuleren.
Uitstippelen van verschillende uitkomsten van het ontwikkelingstraject

In de vijfde stap stippel je een aantal mogelijkheden uit en beschrijf je wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen.
Maak een opschalingsplan

In de zesde stap stel je een opschalingsplan op, zodat je kunt doorgaan met de vervolgstappen wanneer het een geslaagd ontwikkeltraject is.
Ontwerp het ontwikkeltraject en stel specificaties op

In de zevende stap werk je uit hoe je deelnemers gaat selecteren. Je stelt de uitvraag en contractuele specificaties op, en communiceert hoe het parcours eruitziet.
Doorloop het ontwikkeltraject

De achtste stap vindt plaats nadat de selectie van de voorstellen is afgerond. Je gaat samen met de deelnemers het ontwikkeltraject doorlopen.
Evalueer de resultaten

In de negende stap ga je na het ontwikkeltraject de resultaten evalueren. Dit leidt tot het eindoordeel of je de digitale innovatie (grootschalig) gaat opschalen of niet.
Voer het opschalingsplan uit

In de tiende stap kun je met opschalen beginnen indien alle stappen met positief resultaat zijn doorlopen. De praktijk leert: nu begint het vervolgwerk.

Infographic

Grafische weergave van bovenstaande stappen.
Klik op de afbeelding voor grote weergave.

Enkele tips en randvoorwaarden bij innovatie met digitale technologie

Zorg voor voldoende draagvlak, tijd, budget en bevoegdheid om beslissingen te maken.
Een innovatietraject – van behoeftefase tot afname/inkoop- en implementatiefase – kan soms wel enkele jaren duren, afhankelijk van de scope van het traject. Houd bij voorkeur tijdens het hele innovatietraject het mandaat om door te kunnen ontwikkelen.
Houd dus ook je argumentatie over het nut van het project op orde.
Verandering (lees: innovatie) kan op sommige momenten leiden tot spanning en weerstand. Mede omdat er bij digitale innovatie geen 'one-size-fits-all' mogelijk is. Ieder domein waarbinnen een technologie wordt toegepast is verschillend. Het bijbehorende aanbestedings- en ontwikkelproces dus ook. Technologieontwikkeling voor verschillende de domeinen (zoals verkeer, zorg, douane, of het ophalen van vuilnis) maken allemaal op eigen wijze een ander proces door.
Probeer al in een vroeg stadium een eerste inschatting te kunnen maken welke richting het grotere project of de strategische verandering – waarin de digitale innovatie wordt toegepast - op gaat.
Zo voorkom je dat er een bruikbare oplossing wordt ontwikkeld, die naderhand minder passend blijkt te zijn in het grotere geheel.
Houd kosten en baten in balans als je met ondernemers aan de slag gaat om een digitale innovatie te ontwikkelen.
Digitale innovatie vraagt soms om een andere inrichting van de organisatie van de publieke opdrachtgever. Dat kan op korte termijn hogere kosten met zich meebrengen, ook al zijn de baten op lange termijn gunstig.
Oriënteer je zo breed mogelijk op interessante digitale innovaties, ook in andere domeinen.
In de praktijk zien we dat digitale oplossingen niet aan bepaalde domeinen gebonden zijn: bijzondere of vernieuwende samenwerking tussen domeinen (cross-overs) komen vaker voor dan bij andere technologieën. Kijk met een open blik naar alles wat er omheen speelt.
Realiseer je: het ontwikkelen van digitale technologie verloopt vaak niet vloeiend, maar met schokken.
Zie het ontwikkelproces als een trap met onregelmatige treden in plaats van een geleidelijk stijgende lijn. Houd hier rekening mee.
Betrek alle lagen binnen de organisatie bij de ontwikkeling.
Neem je collega’s mee in het ontwikkelproces door hen op reguliere basis een update te geven. Dit geldt zowel voor de enthousiastelingen, als medewerkers die er straks mee aan de slag, alsook de top van de organisatie. Zo zorg je dat het ontwikkeltraject daadwerkelijk leidt tot toepassing in de praktijk.