Stappenplan marktconsultatie

Bepaal eerst hoe je de marktconsultatie inricht. Je kunt kiezen uit verschillende vormen:

• Open of gesloten: met een selectie van marktpartijen of open voor iedereen?
• Schriftelijk, mondeling, of een combinatie: via vragenlijsten of via een fysieke bijeenkomst?
• Interactief of niet-interactief: ga je in gesprek (interactief) waarbij je kunt doorvragen op verkregen feedback, of deel je eenmalig je verhaal inclusief je vragen (niet-interactief)?

Bepaal welke informatie je graag wilt ontvangen en van welke partijen. Gebruik hiervoor eventueel een marktverkenning.

• Overweeg een vergoeding voor de deelnemende partijen, afhankelijk van de inspanningen die je van ze vraagt.
• Richt je marktconsultatie in praktische zin zo eenvoudig mogelijk in om informatie te verkrijgen.
• Leg je vragen vast in een marktconsultatiedocument.
• Stel je vragen helder en nauwkeurig, zodat ondernemers snel en kort antwoord kunnen geven.
• Geef duidelijk aan dat de consultatie een vrijblijvend karakter heeft (meedoen verplicht tot niets) en dat er geen rechten aan ontleend kunnen worden (meedoen leidt niet tot enig voordeel in de aanbestedingsprocedure).
• Maak duidelijk wat je met de verkregen informatie van de ondernemers gaat doen en dat je een verslag gaat opstellen waarin je de marktconsultatie op hoofdlijnen beschrijft.
• Geef aan hoe je omgaat met vertrouwelijke informatie van de ondernemers en op welke manier deze kunnen melden dat er sprake is van vertrouwelijke informatie. Houd daarbij rekening met de Wet open overheid (Woo).
• Selecteer de partijen die je wilt benaderen afzonderlijk of via een openbare vooraankondiging in de vorm van een publicatie.

Hieronder volgen een aantal tips op het gebied van transparantie en communicatie.

• Benadruk vooraf de spelregels in relatie tot transparantie, objectiviteit en gelijkheid.
• Zorg voor een duidelijk proces en een ‘informele’ sfeer tijdens de mondelinge consultatie en de interactieve sessies.
• Gebruik open vragen om deelnemers uit te dagen om te reageren: je wilt immers gebruikmaken van de aanwezige kennis en expertise. Geef partijen de gelegenheid vragen te stellen naar aanleiding van het marktconsultatiedocument. Je kunt ook een presentatie met meer (achtergrond)informatie geven. Hoe beter zij weten wat je vragen zijn, des te beter zij die kunnen beantwoorden.
• Laat een notulist zorgen voor een schriftelijke verslaglegging van de marktconsultatie.
• Documenteer de marktconsultatie goed: leg alle belangrijke punten, en eventuele oplossingen op papier vast. Vooral de informatie die je aan marktpartijen verstrekt. Maak een verslag van de een-op-een-gesprekken en leg deze verslagen ter goedkeuring voor aan de deelnemende partijen.

Bij de afronding is het belangrijk om alle relevante informatie goed openbaar te maken en om zelf conclusies te trekken uit deze informatie.

• Maak voor jezelf een duidelijke analyse van de verkregen inzichten die relevant zijn voor je aanbesteding. Bepaal welke inzichten je gebruikt voor het definitieve Programma van Eisen, de risicoverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, het verloop van de betalingen en de uiteindelijke uitvraag.
• Stel het verslag van de marktconsultatie op, waarin je op hoofdlijnen de verkregen inzichten beschrijft. Verwijs niet naar specifieke marktpartijen of commercieel gevoelige informatie. Wanneer op basis van de inzichten je al bepaalde voornemens hebt tot (inhoudelijke) keuzes, dan kun je deze uitleg ook opnemen in het verslag. Als je een presentatie gaf tijdens een bijeenkomst dan voeg je deze informatie ook toe.
• Maak het verslag van de marktconsultatie openbaar voor deelnemende partijen en overige belangstellenden. Zo zorg je ervoor dat er een gelijk speelveld ontstaat tussen de partijen die deelnamen aan de consultatie en de partijen die niet meededen.

• Bepaal de definitieve inkoopstrategie. Welke gevolgen heeft de marktconsultatie voor de aanbestedingsvorm of de formulering van de uitvraag?
• Let op dat de verkregen informatie er niet toe leidt dat je de uitvraag richt op een specifieke ondernemer.
• Voeg het verslag van de marktconsultatie als bijlage toe aan je uitvraag, zodat alle geïnteresseerde ondernemers over dezelfde kennis beschikken.
• Als in de uitvraag belangrijke informatie wordt gegeven die eerder via het consultatiedocument aan geselecteerde ondernemers is gegeven, verleng dan eventueel de minimale termijnen voor het aanmelden en inschrijven. Daarmee compenseer je een mogelijke informatievoorsprong.