Stappenplan marktverkenning

Ook bij innovatiegericht inkopen is het belangrijk om te weten wat de markt kan bieden. Een marktverkenning is een manier om dit te ontdekken. Hieronder leest u wanneer een marktverkenning nuttig is, hoe u te werk kan gaan en welke bronnen u daarbij kunt raadplegen.

Een marktverkenning voert u uit tijdens de voorbereiding op een mogelijke inkoop. Met behulp van een marktverkenning beantwoordt u verschillende vragen, zoals:

  • Is er voor mijn behoefte al een oplossing te koop, of moet deze nog ontwikkeld worden?
  • Wat zijn (in grote lijnen) de beschikbare oplossingen, wie zijn de aanbieders en hoe hoog liggen de bijbehorende prijzen?
  • Is er een combinatie van bestaande oplossingen te maken?
  • Wat zijn volgens de aanbieders de voor- en nadelen van de aangeboden oplossingen?
  • Is het inkopen van een innovatieve oplossing aantrekkelijk, of kunnen we beter voor een gangbare oplossing kiezen?

Een marktverkenning kunt u op verschillende manieren aanpakken. Bepaal  uw  werkwijze afhankelijk van uw situatie. Al doende zult u verschillende stappen herhalen en combineren, totdat het totaalplaatje voldoende duidelijk is. Zolang u zich aan de aanbestedingsbeginselen houdt, is ook intensief contact met de markt toegestaan.

Let erop dat er soms meerdere sectoren zijn die een oplossing kunnen bieden voor uw probleem. Sta daarom open voor ideeën en oplossingen van minder voor de hand liggende leveranciers. Het zoekgebied kan tijdens de marktverkenning meerdere keren verschuiven tussen verschillende sectoren.

Stappenplan

  • Bureau-onderzoek

    Vanuit uw werkplek is een wereld aan informatie te vinden. Gebruik allereerst de voor de hand liggende, beschikbare bronnen: internet, telefoon en collega’s. Ga daarnaast te rade bij andere overheden.

    Hieronder ziet u een aantal bronnen die u kunt raadplegen.

    Bestaande marktverkenningen

    Banken publiceren regelmatig over de ontwikkelingen in specifieke markten. Deze rapporten bieden een actueel en cijfermatig onderbouwd overzicht van verschillende branches.

    • Op TenderNed wordt vaak informatie uit  uitgevoerde marktconsultaties gepubliceerd.
    • Kennisinstellingen. Bij kennisinstellingen is een schat aan informatie beschikbaar. Maak een overzicht van de relevante organisaties die u wilt benaderen om uw inzicht te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan Deltares, TNO, hogeronderwijsinstellingen en andere kennisinstellingen.

    Ervaringsdeskundigen

    Op verschillende vakgebieden hebben overheidsorganisaties, stichtingen en bedrijven netwerken van ervaringsdeskundigen opgericht om de laatste inzichten onderling te delen. Vaak organiseren zij ook webinars die u kunt bezoeken en hebben ze een website met de laatste informatie.

    Grote overheidsorganisaties

    Deze hebben vaak een schat aan ervaring, die bruikbaar is voor anderen. Denk aan Rijkswaterstaat, Defensie, Politie, speciale sectorbedrijven, waterschappen,  provincies en de grotere gemeenten. Categoriemanagers van het Rijk hebben veel kennis van met name de facilitaire inkoopmarkten.

    Brancheorganisaties

    De websites van brancheorganisaties bevatten vaak informatie over de actieve marktpartijen en over innovaties die de markt ontwikkelt. Bekijk het overzicht van Nederlandse brancheverenigingen.

    Vakbladen

    De nieuwste vindingen worden vaak in vakbladen als eerst uitgelicht. Op Vakbladen.nl vindt u een overzicht van Nederlandse vakbladen. In een later stadium van het inkoopproces kunt u vakbladen gebruiken om een uitvraag te publiceren.

    Wetenschappelijke tijdschriften

    Een wetenschappelijk tijdschrift geeft een samenvatting van de belangrijkste publicaties in een bepaalde periode in een vakgebied. De meeste vakgebieden hebben eigen tijdschriften. Bekijk een overzicht van wetenschappelijke tijdschriften. Deze tijdschriften zijn vaak niet openbaar, maar specifieke artikelen zijn betaald te downloaden. U moet hiervoor dus wel precies weten wat u zoekt. U kunt ook op zoek gaan naar experts die specifieke papers kunnen aanraden. Sommige overheden hebben toegangsaccounts beschikbaar voor het online raadplegen van wetenschappelijke publicaties, bijvoorbeeld via de interne bibliotheek.

    Octrooicentrum

    Octrooien (ook wel patenten genoemd) geven inzicht in de laatste stand van de techniek. De technische uitvindingen geven aan wat op dit moment mogelijk is, of in ieder geval bekend is. Een octrooi kan leiden naar een partij die de oplossing aanbiedt of naar een geheel nieuwe markt om te verkennen.

    Om te bekijken welke oplossingen al voor een probleem bedacht zijn, kan het raadplegen van het online zoeksysteem voor octrooien, Espacenet, nuttig zijn. Hiermee kunt u de belangrijkste internationale octrooicollecties doorzoeken. Octrooiadviseurs van RVO kunnen een gratis zoekadvies geven. Zij helpen u dan zoektermen en classificatiecodes te vinden waarmee je zelf verder kunt zoeken in Espacenet.

  • Veldonderzoek

    Niet alles is van achter uw bureau te ontdekken. Goede informatiebronnen buiten de deur zijn beurzen en gesprekken met marktpartijen. Begin bijvoorbeeld bij uw huidige leveranciers en afgewezen leverancier bij een eerdere aanbesteding. Zoek andere experts die de markt goed kennen, zoals overheidsinkopers, iemand binnen een kennisinstelling of zelfs een gespecialiseerd inkoopadviesbureau. Grote marktpartijen organiseren ook innovatiedagen, waarop zij laten zien met welke innovaties zij bezig zijn. Veel mensen delen graag hun kennis of expertise met geïnteresseerden, zij kunnen u verder helpen.

  • Gesprekken met marktpartijen

    Bij gesprekken met marktpartijen bent u in principe vrij, zolang u de aanbestedingsbeginselen respecteert. Informatie die u deelt met marktpartijen in de gesprekken moet uiteindelijk openbaar gemaakt worden in een vooraankondiging of in de uiteindelijke aanbesteding om het gelijk speelveld tussen de marktpartijen te borgen. Dit geldt niet voor de informatie die u van marktpartijen ontvangt.

  • Balans opmaken

    Sta bewust stil bij de resultaten van de marktverkenning. In hoeverre zijn uw vragen beantwoord? Is er wellicht toch nog andere informatie nodig? Marktverkenning leidt vaak tot een verscherping van de oorspronkelijke probleemstelling. Dit raakt aan de behoefte-analyse. Loop eventueel de checklist door van PIANOo om je verkenning verder aan te vullen.