Raamovereenkomsten

Een raamovereenkomst sluit u met één of meerdere ondernemers. De raamovereenkomst zelf is geen opdracht, maar slechts een voorbereidende stap voor het plaatsen van opdrachten. 

Wat is een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met als doel het plaatsen van een stroom van toekomstige opdrachten. U spreekt voor de looptijd van de overeenkomst een aantal voorwaarden af (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd) waaronder de opdrachten (nadere overeenkomsten) zullen worden gegund.

Wanneer een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst heeft betrekking op een in de raamovereenkomst beschreven categorie producten, diensten of werken. Aanbestedende diensten hebben vaak behoefte om op korte termijn een opdracht te gunnen. Het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure duurt dan te lang voorafgaand aan elke individuele opdracht. Na het aanbesteden van een raamovereenkomst wordt het mogelijk om bij een concrete opdracht snel een eenvoudig offerte- en gunningstraject te doorlopen, omdat u tijdens de aanbestedingsprocedure al een groot aantal voorwaarden bent overeengekomen waaronder toekomstige opdrachten gegund worden (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid, leveringsvoorwaarden, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en levertijd).

Soms voorziet u een stroom van toekomstige opdrachten, bijvoorbeeld gelijksoortige opdrachten die met een zekere regelmaat worden verstrekt. Dan moet u de totale waarde van de opdrachten over de afgelopen (of de komende) twaalf maanden vaststellen of ramen. Wordt de Europese aanbestedingsdrempel overschreden, dan zou u elke afzonderlijke opdracht Europees moeten aanbesteden. In een dergelijk geval is het eenmalig Europees aanbesteden van een raamovereenkomst voor dit soort gelijksoortige opdrachten sterk aan te bevelen. U kunt dan volstaan met het organiseren van één Europese aanbesteding, en kunt de afzonderlijke opdrachten aan de gecontracteerde raamcontractpartijen gunnen.

Welke procedure om een raamovereenkomst te sluiten

Als de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst(en) geraamde opdrachten meer dan de Europese aanbestedingsdrempel bedraagt, bent u verplicht een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. U volgt in de regel een openbare of niet-openbare EU-aanbestedingsprocedure. In specifieke gevallen mag u één van de andere procedures toepassen.

Welke soorten raamovereenkomsten

Er zijn 3 soorten raamovereenkomsten, waarbij bij 2 van die soorten een variant mogelijk is.

Raamovereenkomst met 1 ondernemer

Een raamovereenkomst die een aanbestedende dienst sluit met één enkele ondernemer en waarbij alle voorwaarden vooraf bekend zijn en gunning van de opdracht plaatsvindt na een schriftelijk verzoek. Dit betekent feitelijk een afroep op basis van de voorwaarden van de raamovereenkomst. Een nadere offerte is dan niet nodig.

Wanneer u een raamovereenkomst heeft gesloten met één enkele ondernemer, en in de raamovereenkomst alle voorwaarden (inclusief de prijs of bindende prijsformule) zijn bepaald met betrekking tot het uitvoeren van het werk, de leveringen of de diensten, en alleen de af te nemen hoeveelheden nog niet zijn vastgelegd, kunt u door middel van het gebruik maken van een eenvoudig bestelformulier de ondernemer uitnodigen het gevraagde te leveren onder de voorwaarden die al in de raamovereenkomst zijn vastgelegd. Dit is een veelgebruikte methode voor het inkopen van kantoorartikelen, hulpmiddelen in de zorg of andere leveringen die op regelmatige basis worden afgenomen, maar waar de opdrachtgever bijvoorbeeld de voorraadruimte beperkt van omvang wil houden.

Variant

Als variant hierop is het ook mogelijk een raamovereenkomst met één enkele ondernemer te sluiten, waarbij alle voorwaarden vooraf bekend zijn maar de inschrijver schriftelijk geraadpleegd kan worden en de mogelijkheid krijgt zijn inschrijving aan te vullen. Dit betekent overigens niet dat u andere voorwaarden mag stellen dan bepaald in de raamovereenkomst. Het betekent wel dat de ondernemer de gelegenheid krijgt een concrete offerte uit te brengen.

Raamovereenkomst met meer dan 1 ondernemer (niet alle voorwaarden bepaald)

Dit betreft een raamovereenkomst met meer dan één ondernemer, waarbij in de raamovereenkomst niet alle voorwaarden zijn bepaald, en de aanbestedende dienst aan de betrokken ondernemers vraagt om een (nadere) inschrijving in te dienen (mini-competitie) alvorens tot het gunnen van een nadere opdracht over te kunnen gaan.

U moet de volgende stappen doorlopen, alvorens u tot gunnen van een overheidsopdracht over kunt gaan:

  • u moet alle betrokken ondernemers vragen een nadere inschrijving in te dienen op grond van een door u verstrekte nadere offerteaanvraag;
  • u beoordeelt de aangevulde inschrijvingen volgens de in de raamovereenkomst of aanbestedingsstukken vastgestelde gunningscriteria;
  • u sluit de overeenkomst voor de desbetreffende nadere opdracht met de ondernemer die het beste aanbod heeft gedaan.

NB: met de in artikel 2.47, tweede lid, onder a, bedoelde aanduiding 'de betrokken ondernemers' is voorgeschreven dat u niet aan een selectie, of slechts aan één van de ondernemers met wie u een raamovereenkomst hebt gesloten op basis van dezelfde aanbestedingsprocedure een nadere offerte mag vragen.

Raamovereenkomst met meer dan 1 ondernemer (alle voorwaarden zijn bepaald)

Wanneer u een raamovereenkomst met meer dan één ondernemer hebt gesloten waarbij in de raamovereenkomst alle voorwaarden zijn bepaald op basis waarvan een nadere opdracht aan een bepaalde ondernemer gegund kan worden, hoeft u de andere ondernemers niet tot mededinging op te roepen. Het zonder mededinging opdragen van een opdracht aan één van de ondernemers kan alleen wanneer objectief vooraf is vast te stellen welke ondernemer voor die bewuste opdracht in aanmerking komt en er geen nadere eisen of voorwaarden aan het uitvoeren van de opdracht worden gesteld.

Een voorbeeld van dit soort opdrachten is het moeten strooien van zout bij gladheid. Een ondernemer in Groningen vragen om een nadere offerte uit te brengen op het moment dat het glad is in Limburg, werkt niet in de praktijk. Wat wel werkt is vooraf met een ondernemer in elk van de twaalf provincies een raamovereenkomst afsluiten waarin de afspraken zijn vastgelegd wat er moet gebeuren wanneer het in die provincie glad is, welk soort strooizout gebruikt moet worden, hoe dik er gestrooid wordt en op welke soort wegen, tegen welke prijs enzovoort en op welke manier hij wordt opgeroepen door de opdrachtgever om in actie te komen. Elke partij bij deze raamovereenkomst weet vooraf precies wanneer hij wel of niet in aanmerking komt om zijn diensten te verrichten en tegen welke voorwaarden.

Variant

Bij deze variant is het mogelijk dat, mits dit vooraf in de aanbestedingsstukken is opgenomen, voorafgaand aan het plaatsen van een concrete opdracht de aanbestedende dienst een nieuwe oproep tot mededinging (aankondiging) kan doen. Die oproep geldt alleen voor de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst en waarbij in de raamovereenkomst met betrekking tot het uitvoeren van de betrokken werken, leveringen of diensten alle voorwaarden bekend waren. Met deze formulering lijkt de mogelijkheid aanwezig om bijvoorbeeld op het onderwerp prijs, nog nadere concurrentie te stellen. Voorwaarde is dan wel dat er meerdere contractpartners eenzelfde raamovereenkomst hebben, waarbij bijvoorbeeld alleen de plaats van handelen anders is. Anders is er immers geen sprake van mededinging.

Maximale duur raamovereenkomst

Als een raamovereenkomst eenmaal Europees is aanbesteed, kunt u onder de daarin gestelde voorwaarden voor een bepaalde periode (maximaal 4 jaar) nadere opdrachten plaatsen. U hoeft deze nadere opdrachten (onder of boven de drempel) dus niet opnieuw afzonderlijk nationaal of Europees aan te besteden.

Alleen in bijzondere omstandigheden kan een raamovereenkomst voor langer dan 4 jaar worden aangegaan. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn in een branche waarbij het afschrijven van producten over een langere tijd gebruikelijk is. Uitzonderingsgevallen moeten deugdelijk gemotiveerd zijn.

U mag een opdracht verstrekken gedurende de hele looptijd van een raamovereenkomst. Een nadere opdracht kan tot op de laatste dag van de looptijd van de raamovereenkomst gegund worden.

Maximale duur nadere overeenkomst

De maximale looptijd van een nadere opdracht is niet voorgeschreven in de Aanbestedingswet 2012. Een nadere opdracht kan dus de looptijd van de raamovereenkomst (ruim) overschrijden. Het is niet de bedoeling dat nadere overeenkomsten verlengd worden. Dat druist in tegen de gedachte achter de raamovereenkomsten, namelijk dat binnen een vaste groep contractpartners elke nieuwe opdracht wordt opengesteld (concurrentie moet mogelijk zijn). Het wijzigen van de eerder bepaalde looptijd van een nadere opdracht moet gezien worden als een wezenlijke wijziging van een opdracht, waardoor een nieuwe aan te besteden opdracht ontstaat. En voor een nieuwe opdracht moeten alle deelnemers aan de raamovereenkomst weer de kans krijgen om mee te dingen. Om discussie over wenselijkheid en mogelijkheid van een verlengingsoptie uit te sluiten, is aan de bevelen het einde van een nadere opdracht in de nadere overeenkomst anders te formuleren. Bijvoorbeeld door aan te geven dat de nadere opdracht pas is beëindigd wanneer de klus geklaard is en door de opdrachtgever is geaccepteerd.

Het afsluiten van een nadere overeenkomst voor langere tijd in de laatste weken van de looptijd van een raamovereenkomst, kan een goede oplossing lijken wanneer een nieuwe Europese aanbesteding nog niet is afgerond (continuering bedrijfsvoering), maar heeft niet alleen als consequentie dat u als opdrachtgever langjarig verbonden blijft aan een opdrachtnemer die wellicht inmiddels misschien niet meer de beste partij op de desbetreffende markt is. Het is dus inkooptechnisch gezien niet altijd verstandig vlak voor het verstrijken van de looptijd van de raamovereenkomst alsnog een nadere overeenkomst te sluiten.

Bestaat er een afnameplicht

Het kenmerkende van een raamovereenkomst is dat zij geen afnamegarantie kent. U bent dus niet verplicht iets af te nemen. Het is verstandig om voor alle duidelijkheid in de aanbestedingsdocumenten en de raamovereenkomst te vermelden dat u zich het recht voorbehoudt geen opdrachten onder de raamovereenkomst te verstrekken.

Mocht u wel overgaan tot het plaatsen van een opdracht die onder de reikwijdte van de raamovereenkomst valt, dan moet u die opdracht plaatsen bij de partij(en) van de raamovereenkomst. Het uitwijken naar andere deelnemers op de markt die niet meegedaan hebben aan een Europese aanbesteding is slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan, en dan gelden de nationale of Europese aanbestedingsregels onverkort.

In theorie kan het voorkomen dat raamcontractpartijen niet kunnen of willen leveren. In het geval er niet geleverd kan worden, is het verstandig om na te gaan of de vraag dan wel juist geformuleerd is, en of andere marktpartijen dat dan wel zouden kunnen leveren. Ook is het dan verstandig om de selectiecriteria van de eerder uitgevoerde Europese aanbesteding kritisch te beschouwen.

Goede contractvoorwaarden, zoals aansprakelijkheid bij wanprestatie of boetebedingen, kunnen voorkomen dat partijen niet willen offreren of leveren.

Plaatsen opdrachten binnen een raamovereenkomst

Voor het daadwerkelijk plaatsen van opdrachten binnen de raamovereenkomst sluit u aparte overeenkomsten (nadere overeenkomsten). Bij raamovereenkomsten met meer dan één ondernemer waarbij nog niet alle voorwaarden vooraf zijn bepaald, wordt voor het plaatsen van deze nadere opdrachten de mededinging opnieuw opengesteld door het organiseren van een zogenaamde minicompetitie tussen de betrokken raamovereenkomstpartijen. Partijen worden uitgenodigd een nadere offerte in te dienen op grond van een nadere offerteaanvraag. U moet partijen voldoende tijd geven om in te schrijven, waarbij u inschat hoeveel tijd een contractspartij nodig heeft om een reële inschrijving te doen. De wetgever heeft daar geen nadere regels voor gegeven.

Voor het beoordelen van de nadere inschrijvingen bij de minicompetitie, waarbij het niet meer gaat om de voorwaarden die al in de raamovereenkomst zijn overeengekomen, maar bijvoorbeeld wel gaat om planning, aflevermoment, prijs en cv's van personen die de opdracht gaan uitvoeren, past u de gunningsvoorwaarden toe die u in de aanbestedingsstukken voor de raamovereenkomst hebt opgenomen. U mag dus geen afwijkende gunningscriteria gebruiken bij het plaatsen van de opdracht binnen de raamovereenkomst (let wel, de gunningscriteria voor gunning van de nadere opdrachten binnen de raamovereenkomst kunnen geheel andere zijn dan de gunningscriteria waarop de raamovereenkomst zelf is gegund). U mag deze voorwaarden bij het plaatsen van een nadere opdracht niet meer wijzigen.

Toelaten andere aanbestedende diensten

Een raamovereenkomst wordt gesloten door een of meer aanbestedende diensten gezamenlijk. Het is niet toegestaan tijdens de looptijd extra aanbestedende diensten toe te laten tot de raamovereenkomst. De inschrijvende ondernemers hebben hun aanbiedingen gedaan op basis van de in de publicatie van de te gunnen overheidsopdracht vermelde gegevens. Het uitbreiden van het aantal partijen is een wezenlijke wijziging, die niet binnen eenzelfde overeenkomst mag plaatsvinden.

Wat te doen bij afhaken van contractpartijen

Bij het formuleren van de contractuele bepalingen is het goed rekening te houden met toekomstige scenario's waarbij partijen zouden kunnen willen of moeten afhaken. De kans op een toekomstig faillissement van een contractpartij is bijvoorbeeld te verkleinen door de juiste selectiecriteria toe te passen, maar is niet altijd te voorkomen. Het tussentijds afhaken van contractpartijen kan ontmoedigd worden door een boetebeding op te nemen voor het niet uitdienen van de maximale contractstermijn.

Wanneer gedurende de looptijd van een raamovereenkomst partijen afhaken, is het niet toegestaan om nieuwe partijen toe te laten tot deze overeenkomst. Het is daarom van belang om het aantal raamcontractpartijen niet te beperkt te houden. Gaat een contractpartij over in andere handen, en is er sprake van overgang van onderneming waarbij alle rechten en plichten mee overgaan, dan is het mogelijk de raamovereenkomst mee over te laten gaan naar de nieuwe ondernemer, maar over het wijzigen van de overeengekomen afspraken valt niet te onderhandelen.

Mag enkelvoudig onderhands gunnen bij geen geldige aanbieding

Nee, voor deze opdrachten geldt niet dat er al aan concurrentiestelling is gedaan en overgegaan kan worden naar de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, bedoeld in artikel 2.23, AW2012. U zult een dergelijke opdracht dus opnieuw in de markt moeten zetten rekening houdend met de (Europese) aanbestedingsregels.

Inkopen buiten de raamovereenkomst

U kunt niet buiten de raamovereenkomst inkopen, als u een opdracht te vergeven hebt die valt binnen de scope van de raamovereenkomst. U dient altijd eerst de raamcontractanten in de gelegenheid te stellen om een (nadere) offerte uit te brengen. Zij hebben immers aan een (kostbare) aanbestedingsprocedure meegedaan om raamcontractant te worden.

Het is (theoretisch) mogelijk om bepaalde opdrachten buiten de raamovereenkomsten te houden, bijvoorbeeld opdrachten beneden of juist boven een bepaald bedrag. Daartoe moet in het aanbestedingsdocument duidelijk worden aangegeven dat opdrachten tot of vanaf een bepaalde waarde niet binnen de reikwijdte van die raamovereenkomsten vallen. Maar het buiten de raamovereenkomst houden betekent niet dat deze opdrachten daarmee buiten de aanbestedingsregelgeving blijven.

Voorbeeld

Stel: een aanbestedende dienst neemt in het beschrijvend document op dat alle opdrachten beneden de € 50.000 en boven de € 500.000 niet onder de raamovereenkomstpartijen worden uitgezet, maar aan een andere partij (niet zijnde een raamcontractant) kunnen worden gegund. Inschrijvers voor die raamovereenkomsten weten dan vooraf wat de scope is van de desbetreffende aanbesteding voor raamovereenkomsten en kunnen op basis daarvan afwegen wel of niet in te schrijven.

In de praktijk betekent het voor de kleine opdrachten die soortgelijk zijn aan die waarvoor raamovereenkomsten worden afgesloten, dat er dan evengoed een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd voordat er gegund kan worden, omdat bij het ramen alle soortgelijke opdrachten, binnen en buiten de raamovereenkomsten, meetellen bij het bepalen van het wel of niet overschrijden van het drempelbedrag.

Voor opdrachten voor leveringen en diensten die soortgelijk zijn en waarvoor is aangegeven dat ze boven de € 500.000 niet onder de raamovereenkomsten vallen, geldt in ieder geval dat er een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd alvorens te kunnen gunnen aan andere partijen dan aan de raamcontractanten.

De opdrachten die buiten de scope van de raamovereenkomst(en) vallen, en niet soortgelijk zijn, moeten vanzelfsprekend conform de nationale en Europese aanbestedingsregels worden gegund.

Rechtsbescherming

Bij raamovereenkomsten is eigenlijk twee keer sprake van 'gunnen'. Allereerst bij de aanbesteding van de raamovereenkomst en vervolgens bij het gunnen van de nadere opdrachten op basis van nadere overeenkomsten.

Alleen bij de initiële aanbesteding van een raamovereenkomst moet u rekening houden met de in de Aanbestedingswet 2012 regels voor rechtsbescherming. U moet hierbij alle inschrijvers 20 dagen in staat stellen om een gerechtelijke procedure te starten tegen een voornemen tot gunnen. Bij de nadere opdrachten die onder een raamovereenkomst worden gegund geldt deze verplichting niet. Dat laat onverlet dat een partij mag opkomen tegen een beslissing van de aanbestedende dienst, indien die handelt in strijd met het aanbestedingsrecht.

Raamcontract of raamovereenkomst

In het Nederlandse taalgebied is een (raam)overeenkomst hetzelfde als een (raam)contract. U mag de beide termen naar eigen voorkeur hanteren, maar het is verwarrend wanneer u de termen door elkaar gebruikt.

In het Engelse taalgebied wordt er wel onderscheid gemaakt tussen een 'contract' en een 'agreement'. Maar heel groot zijn die verschillen niet. Zie de volgende toelichting: "A contract is a legally binding agreement reached between two parties, the terms of which the courts have the authority and obligation to enforce. An agreement is a less formal creation of an obligation between the two parties." Het verschil zit hem in de mate van concreetheid, waarbij het "contract" meer concreet aangeeft wat er tussen partijen is afgesproken dan het "agreement".

Samengevat: voor- en nadelen raamovereenkomst

Voordelen:

  • Raamovereenkomsten kunt u voor een periode van maximaal 4 jaar sluiten. De individuele opdrachten die hieruit voortkomen, hoeft u tijdens deze periode niet telkens Europees aan te besteden.
  • U heeft geen afnameplicht.

Nadelen

  • U mag opdrachten die vallen onder een raamovereenkomst niet zonder meer bij een andere leverancier afnemen buiten de overeenkomst om.
  • Raamovereenkomsten met meerdere ondernemers zijn niet populair binnen de markt omdat geen zekerheid bestaat over de gunning van de opdrachten, terwijl zij wel tijd en geld moeten investeren om partij bij de overeenkomst te worden.
  • Een raamovereenkomst beperkt de marktwerking gedurende de looptijd. Bij een sterk fluctuerende markt kan dit een groter nadeel zijn. dan bij een stabielere markt.