Specificeren

Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van uw inkoopbehoefte in een vraagspecificatie. De eisen en wensen die u in uw vraagspecificatie opneemt, bepalen hoe en of de markt aan uw inkoopbehoefte kan voldoen. Bij het specificeren neemt u als aanbestedende dienst beslissingen, waarmee u de uitkomst van de procedure in hoge mate bepaalt. De markt zal u aanbieden waar u om hebt gevraagd. U zult in beginsel de aanbieding die het best voldoet aan uw specificatie moeten accepteren, waarna de opdracht conform wordt uitgevoerd. 

Minimumeisen en uitvoeringsvoorwaarden
Randvoorwaarden voor de vraagspecificatie

Technisch of functioneel specificeren

Standaardbestekken

Gevoelige informatie
Duurzaamheidscriteria
Keurmerken
Rubriceren opdracht (CPV-codes)
Algemene voorwaarden 
Rekening houden met contractmanagement

Minimumeisen en uitvoeringsvoorwaarden

Bij het specificeren geeft u vorm en inhoud aan uw specifieke inkoopbehoefte zoals u deze eerder heeft vastgesteld. U beschrijft de technische of functionele (minimum)eisen waaraan de opdracht moet voldoen. Hierbij kunt u ook invulling geven aan beleidsdoelen van uw organisatie, zoals de wens om duurzaam in te kopen, het betrekken van het lokale MKB enzovoort

Meer informatie: Beleidsdoelen bij inkoop

Verder legt u vast welke eventuele bijzondere uitvoeringsvoorwaarden u wilt stellen aan de uitvoering van de opdracht. Denk bijvoorbeeld aan het beperken van overlast voor de omgeving bij het uitvoeren van de opdracht (bijvoorbeeld een werk). Denk ook aan voorwaarden met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), U dient daarbij (ook onder de Europese aanbestedingsdrempels) inschrijvers of gegadigden te verzoeken aan te geven dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht.

Meer informatie: Verplichtingen op het gebied van het milieu, sociaal en arbeidsrecht

Ook kunt u aan de opdrachtnemers een sociale eis stellen, bijvoorbeeld dat bij de uitvoering van de opdracht een zeker percentage werknemers betrokken moet worden met een afstand tot de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld WAO'ers of werklozen). Dit laatste wordt ook wel Social Return on Investment  (SROI) genoemd. Uitvoeringsvoorwaarden moet u in het bestek of de aankondiging van de opdracht specificeren en dienen voldoende verband te houden met het voorwerp van de opdracht. De bijzondere voorwaarden mogen dus niet enkel betrekking hebben op de bedrijfsvoering van een opdrachtnemer en/of zijn leveranciers in algemene zin.

Randvoorwaarden voor de vraagspecificatie

Het opstellen van specificaties luistert nauw. De specificatie is één van de hoofdelementen van het aanbesteden; u formuleert zo goed mogelijk wat u wilt en krijgt daar offertes voor. De beste moet u (in beginsel) accepteren. Vanwege het grote belang van de specificatie geldt voor het opstellen daarvan een flink aantal wettelijke voorschriften, met name om te zorgen dat deze transparant is, non – discriminatoir en niet in strijd met het gelijkheidsbeginsel.

Als aanbestedende dienst bent u gehouden de technische specificaties van een opdracht in de aanbestedingsstukken op te nemen. Dit kunt u doen door deze te vermelden in de aankondiging van de opdracht of in het bestek. Het begrip 'technische specificaties' heeft in de Europese richtlijnen een ruime betekenis. Hieronder vallen niet alleen technische maar ook functionele eisen en voorschriften. U bent als aanbestedende dienst tot op zekere hoogte vrij om te bepalen tot op welk detailniveau u de eisen en wensen in de vraagspecificatie omschrijft.

De vraagspecificatie moet transparant zijn, non-discriminatoir en mag niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Verder moeten eisen en wensen proportioneel zijn. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan de eisen ten aanzien van de technische capaciteit en financieel-economische draagkracht van aanbieders en de (minimum)eisen en wensen waarin u de te leveren prestatie omschrijft. De specificatie mag niet tot gevolg hebben dat de mededinging op de markt op onevenredige wijze wordt belemmerd en moet iedere ondernemer gelijke toegang tot de opdracht bieden. De Aanbestedingswet 2012 wijst de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aan. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures die in het kader van de Aanbestedingswet 2012 worden gehouden. De eisen gesteld in de specificatie moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Dossier: Gids Proportionaliteit

Bij aankondiging van de opdracht moet u de specificaties en de gunningscriteria zo duidelijk mogelijk specificeren. U kunt daaraan niet later in het aanbestedingsproces invulling geven door deze bijvoorbeeld pas te publiceren in een nota van inlichtingen. Het verduidelijken van gepubliceerde specificaties en criteria is slechts mogelijk voor zover met de toelichting de oorspronkelijke vraagspecificatie niet wezenlijk wordt gewijzigd.

U formuleert als aanbestedende dienst de technische specificaties door:

  • te verwijzen naar onder andere technische specificaties en nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet, Europese goedkeuringen en internationale normen. Bij dit soort verwijzingen dient u de woorden 'of gelijkwaardig' te vermelden. Dit betekent dat u door aanbieders aangedragen alternatieve oplossingen die aan de specificaties voldoen niet mag afwijzen.
  • te verwijzen naar prestatie-eisen en functionele eisen zoals milieukenmerken. De technische specificaties dienen zo nauwkeurig te zijn bepaald dat inschrijvers de aard en omvang van de opdracht kunnen bepalen en u als aanbestedende dienst de inschrijvingen goed kunt beoordelen.

Meer informatie: Technische specificaties (normen, certificaten, enzovoort)
Meer informatie: Keurmerken 
Dossier: Aanbestedingswet 2012 (Paragraaf 2.3.3.1)

Het Europese Hof van Justitie heeft aangeven dat aanbestedende diensten de specificaties van een opdracht op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze moeten formuleren zodat:

  • alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier interpreteren, en;
  • de aanbestedende dienst in staat is om daadwerkelijk na te gaan of de offertes van de inschrijvers beantwoorden aan de specificaties die op de betrokken opdracht van toepassing zijn.

Technisch of functioneel specificeren

Op basis van de eisen en wensen die de interne gebruiker heeft, beschrijft u de specificaties van de opdracht. De eigenschappen waaraan een opdracht moet voldoen, kunt u technisch of functioneel specificeren. U legt de specificaties vast in het aanbestedingsdocument en meer in het bijzonder in het programma van eisen, het bestek of het beschrijvend document.  

Technisch

Technische specificaties geven een precieze omschrijving van het werk, de dienst of het te leveren product. U legt gedetailleerd vast aan welke afmetingen, prestaties, eigenschappen enzovoort de levering moet voldoen.

Deze manier van uitvragen wordt in de praktijk het meest toegepast. Nadeel van technisch specificeren is dat met een gedetailleerde specificatie veel tijd en dus kosten zijn gemoeid. Daarbij wordt aan de inschrijvers geen ruimte gelaten voor innovatieve oplossingen. Het beoordelen van de inschrijvingen is echter relatief eenvoudig. Technische specificaties zijn het meest geschikt voor opdrachten die op de laagste prijs worden gegund.

Functioneel

Wanneer u als aanbestedende dienst gebruik wilt maken van de kennis, ervaring en inventiviteit van marktpartijen, specificeert u functioneel. Hierbij beschrijft u het beoogde resultaat, de te leveren prestaties of het gebruiksdoel van het op te leveren werk, de dienst of het product. De aanbieders beschrijven hoe met hun aanbieding het resultaat bereikt wordt en geven hiervoor een prijs af. Het opstellen van een functionele specificatie is relatief eenvoudig. Het beoordelen en onderling waarderen van dergelijke inschrijvingen kost daarentegen veel tijd en kan ingewikkeld zijn. Een objectief toetsbaar beoordelingskader is noodzakelijk om de inschrijvingen onderling goed te kunnen vergelijken. 

De keuze voor functioneel specificeren wordt in de praktijk veelal gemaakt om de markt uit te dagen met creatieve / innovatieve oplossingen te komen of wanneer het lastig is om de opdracht technisch te specificeren. Bij functioneel specificeren stelt u minder gedetailleerde eisen ten aanzien van de wijze waarop (potentiële) opdrachtnemers de opdracht vormgeven. Hierdoor krijgt de opdrachtnemer meer verantwoordelijkheid. Het verschil tussen een technisch en functioneel specificeren komt tot uiting bij het formuleren van de vraag. Deze is bij functioneel specificeren nog niet gespecificeerd in een product, maar in een probleem waar een oplossing voor moet komen.

Meer informatie: Belemmeringen en tips voor functioneel specificeren

Dialoog

Bij complexe opdrachten blijkt het soms niet goed mogelijk voor de inkopende partij om specificaties op te stellen, omdat niet goed is aan te geven wat de oplossing voor uw inkoopvraag is. U kunt dan in dialoog met de markt de oplossing vinden. Hiervoor is een speciale procedure beschikbaar: de concurrentiegerichte dialoog. In sommige gevallen kan ook de mededingingsprocedure met onderhandeling een uitkomst bieden. 

Meer informatie: Concurrentiegerichte dialoog  
Handreiking: Concurrentiegerichte dialoog  

Standaardbestekken

In een aantal sectoren zijn in samenwerking tussen leveranciers en afnemers sectorbrede standaardbestekken opgesteld. Door hiervan gebruik te maken kan efficiënt op uniforme wijze helder gemaakt worden wat wordt verlangd. 

Voorbeelden zijn STABU- en de RAW-bestekken. Verder zijn standaardbestekteksten voor open standaarden bij ICT-aanbestedingen op de PIANOo-website gepubliceerd. Deze zijn door het Forum Standaardisatie ontwikkeld en vormen een praktisch hulpmiddel bij het specificeren van ICT-aanbestedingen. 

RAW 2010externelinkteken.gif op crow.nl
STABU-systematiekexternelinkteken.gif op stabu.org

Gevoelige informatie

Wees alert op het opnemen van commercieel- of privacygevoelige informatie in uw aanbestedingsdocumenten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ter beschikkingstellen van informatie over de omzetcijfers, maar ook bij andere (tot de persoon herleidbare) gegevens in aanbestedingsdocumenten. Denk daarbij aan gegevens van burgers (bijvoorbeeld binnen het sociaal domein), maar ook van eigen medewerkers (bijvoorbeeld bij het outsourcen van catering). Beoordeel of het noodzakelijk is om de betreffende informatie op deze wijze ter beschikking te stellen. Indien de informatie noodzakelijk is om tot een goede inschrijving te komen, kunt u overwegen om op grond van artikel 2:57a Aanbestedingswet 2012 eisen te stellen aan de ondernemers. U kunt in dat geval op grond van artikel 2:66 lid 4 Aanbestedingswet 2012 de stukken op een andere (wel kosteloze) wijze ter beschikking stellen.

Duurzaamheidscriteria

De Rijksoverheid heeft voor verschillende productgroepen een lijst van criteriadocumenten ontwikkeld. Deze moet of kunt u opnemen bij de specificatie van uw opdracht in uw aanbestedingsdocument. De documenten bevatten (minimale) milieucriteria en verwijzingen naar de generieke contractvoorwaarden die voor de sociale aspecten zijn opgesteld. 

Dossier: Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen)
Dossier: Productgroepen

Keurmerken

Het is toegestaan om een keurmerkte eisen in de technische specificaties van de opdracht, in de gunningscriteriaof als contractvoorwaarde. Hier zijn wel strikte voorwaarden aan verbonden.

Meer informatie: Keurmerken 

Rubriceren opdracht (CPV-codes)

Alle denkbare opdrachten voor werken, leveringen en diensten zijn beschreven in het Common Procurement Vocabulary (CPV), letterlijk vertaald: gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten. Bij een Europese aankondiging van een opdracht moet u de CPV-code(s) weergeven. 

In het CPV staan alle termen die bij het beschrijven van opdrachten worden gebruikt. Het CPV is vertaald in de 22 officiële talen van de Europese Gemeenschap. Het is een hulpmiddel voor alle gebruikers: aanbestedende diensten, gegadigden en inschrijvers. De standaardcodes maken overheidsopdrachten meer transparant. Ook voor buitenlandse bedrijven. Maar bovenal helpt het CPV u de opdracht goed in te delen. De meest recente lijst met CPV-codes is gepubliceerd met de Verordening (EG) nr. 213/2008.

Werk, levering of dienst

Voor de typering van een opdracht moet u eerst nagaan aan de hand van de CPV-code ofdeze valt onder de lijst van werkzaamheden zoals gespecificeerd onderbijlage II van richtlijn 2014/24/EU, afdeling 45 van de z.g. NACE-lijst voor de bouwnijverheid. Is dit het geval, dan is het een werk, is dit niet het geval, dan is sprake van een dienst of een levering.

Gaat het om de aankoop, huur, leasing of huurkoop van producten, dan is er sprake van een levering. In andere gevallen is sprake van een dienst. 

Het onderscheid tussen een werk en een dienst is in de praktijk soms lastig te maken. Hoewel sommige werkzaamheden de kenmerken van diensten hebben, worden deze toch aangemerkt als werk. Denk hierbij aan bepaalde schilderwerkzaamheden voor gebouwen. Een aanwijzing kan de CPV-code vormen. Wat betreft onderhoudswerkzaamheden aan bouwwerken geldt als vuistregel dat onderhoud van een bestaand bouwwerk als een werk moet worden aangemerkt, voor zover de werkzaamheden verdergaan dan het in stand houden van functies van het onroerend goed door middel van herstellen, vervangen en andere soortgelijke activiteiten. 

Willekeurige voorbeelden van wat ook tot werken gerekend wordt:  

  • onderhoud van CV-installaties;
  • plaatsen van een deur;
  • behangen;
  • schilderwerk;
  • maaiwerk;
  • aanbrengen zonwering;
  • onderhoud daken.

Dossier: CPV-codes 

Algemene voorwaarden

Bij overeenkomstenkunnen algemene voorwaarden horen. Dat kunnen de inkoopvoorwaarden zijn van uworganisatie of de leveringsvoorwaarden van de leverancier. In uw algemenevoorwaarden formuleert u standaardbepalingen voor de te sluiten overeenkomsten.

Meer informatie: Specificeren algemene voorwaarden   

Rekening houden met contractmanagement

In de specificatiefase kan het advies van een contractmanager van groot belang zijn. Het is bij de vraagspecificatie van cruciaal belang goed na te denken over de kernprestatie-indicatoren (KPI's) die voor de opdracht zullen gelden. Deze KPI's dienen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) in het te sluiten contract te worden geformuleerd, zodat ze in de praktijk ook meetbaar te zijn. De contractmanager kan hierover de nodige informatie verstrekken (wat werkte in het verleden wel, en wat niet). Tijdens de looptijd van de overeenkomst controleert hij of de leverancier de vastgelegde afspraken nakomt, stelt deze waar nodig bij en evalueert de onderlinge samenwerking. Dit kan alleen als bij specificatie van de opdracht de op te leveren resultaten en verificatoren helder zijn geformuleerd.

Contractmanagement is ook van belang om niet presterende ondernemers van deelname aan een aanbestedingsprocedure te kunnen uitsluiten. Dit kan alleen als u aan kunt tonen dat de betreffende ondernemers in het verleden wanprestatie hebben geleverd. Het is daarom van belang dat u wanpresterende opdrachtnemers in gebreke stelt en bij het in verzuim blijven de overeenkomst ontbindt. Het is vervolgens cruciaal om deze acties zorgvuldig in uw contractbeheer systeem vast te leggen. Alleen onder deze voorwaarden kunt slecht presterende marktpartijen bij een nieuwe aanbesteding uitsluiten.

Wachtkamerconstructie

Er zijn situaties waarin u het contract met de opdrachtnemer mogelijk wilt beëindigen. Bijvoorbeeld in geval van wanprestatie of faillissement. In dat geval zult u in beginsel de aanbestedingsprocedure opnieuw moeten doorlopen. De vervanging van een contractpartner zonder heraanbesteding brengt namelijk veelal een niet toegestane 'wezenlijke wijziging' van de opdracht met zich mee. Een nieuwe aanbesteding is echter tijdrovend en kostbaar en kan de continuïteit van uw bedrijfsvoering in gevaar brengen. U kunt een dergelijke situatie voorkomen met een 'wachtkamerconstructie' .

Dit betekent dat naast de overeenkomst met de winnaar van de aanbesteding u ook een schaduwovereenkomst onder opschortende voorwaarde met de nummer twee aangaat. Hiermee stelt u zeker dat de nummer 2 in rangorde de uitvoering van de opdracht bij beëindiging van de initiële overeenkomst overneemt. Marktpartijen dienen tijdig kennis te kunnen nemen van het bestaan en de strekking van alle elementen van de aanbesteding. Daarom zult u de wachtkamerconstructie al bij aankondiging van de opdracht in de aanbestedingsstukken bekend te maken. U kunt een wachttermijn in de schaduwovereenkomst opnemen en eventueel ook een vergoeding voor het stand-by staan. Daarbij houdt u rekening met de aard en omvang van de opdracht. In alle gevallen is het opstellen van een wachtkamerconstructie maatwerk.

Meer informatie: Inkoopproces Fase 3 – Uitvoeren
Meer informatie: Inkoopproces - Selecteren

 

externelinkteken.gif