Hoe ga je als opdrachtgever om met prijsstijgingen?
Door crisis en economische veranderingen kunnen de prijzen voor leveranciers snel stijgen. Ze kunnen hierdoor moeite hebben om zich aan gemaakte afspraken te houden. Dit heeft invloed op nieuwe en lopende overheidsopdrachten. Lees onze tips en adviezen om hier goed mee om te gaan.
Betrek een jurist
Prijsstijgingen kunnen juridisch ingewikkeld zijn. Betrek daarom zowel bij nieuwe als lopende aanbestedingen een jurist met verstand van het aanbestedings- en contractenrecht. Zo voorkom je achteraf problemen.
Lopende overeenkomst
Heb je te maken met een lopende overeenkomst? Dan kun je het volgende doen:
- Risicoverdeling
Lees eerst de oorspronkelijke aanbestedingsdocumenten en de bijbehorende contract- en inkoopvoorwaarden goed door en kijk per situatie of de risico’s eerlijk verdeeld zijn. Bepaal daarna of het redelijk is om de afspraken in de overeenkomst te houden zoals ze zijn. Dit kan per contract verschillen. Geeft een leverancier aan zich niet aan de afspraken te kunnen houden door onverwachte omstandigheden of overmacht? Dan moet de opdrachtnemer dit zelf aan kunnen tonen. - Bekijk de ruimte voor prijsstijgingen in het contract
Kijk eerst of in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken of overeenkomst afspraken zijn gemaakt over prijsaanpassingen. Vaak is hierin een herzieningsclausule opgenomen die prijsaanpassingen mogelijk maakt, zoals een indexatiebepaling.
Ontbreekt een passende contractuele bepaling? Beoordeel dan of de Aanbestedingswet 2012 ruimte biedt om de overeenkomst te wijzigen. Daarbij is onder meer van belang dat geen sprake mag zijn van een wezenlijke wijziging, waarvoor opnieuw moet worden aanbesteed.
Maak prijsafspraken bij voorkeur voor een afgebakende periode en met evaluatiemomenten. Leg de afspraken schriftelijk vast in een addendum bij de overeenkomst.
Beoordeel na iedere periode of de prijsaanpassing nog gerechtvaardigd is. Is dat niet meer het geval? Dan kun je de afspraken geheel of gedeeltelijk terugdraaien.
Nieuwe aanbestedingen
Zorg dat je de markt vooraf goed onderzoekt en maak duidelijke afspraken over onder andere:
- de mogelijkheid om prijzen aan te passen
- een risicoregeling (daarin staat hoe je de risico’s verdeelt)
- afspraken over het verrekenen van kosten
Leg risico’s zoveel mogelijk neer bij de partij die deze het best kan beheersen of beïnvloeden.
Neem niet alle ondernemingsrisico over
Betaal als opdrachtgever niet automatisch voor alle extra kosten. Weeg per situatie af of jij het risico van de onderneming overneemt.
Meer weten?
Bekijk dan de pagina Maatwerk bij prijsstijgingen. Op deze pagina staat ook een checklist die je helpt bij het beoordelen van prijsstijgingen.