Gemeente Zaanstad : We kunnen nog veel meer borden hergebruiken

Praktijkvoorbeeld Metropoolregio Amsterdam

Drie samenwerkende gemeentes uit de Metropoolregio Amsterdam kopen de komende vier jaar via een aanbesteding verkeers- en straatnaamborden in. Daarbij wil ze vooral de bestaande regionale voorraad hergebruiken en tegelijkertijd innovatieve oplossingen uittesten. Leverancier van weg- en straatmeubilair Via Van Dalen en de HR Groep wonnen de aanbesteding. Via van Dalen en levert aan de gemeentes Gooise Meren en Zaanstad. Hiervan is 80% hergebruikt en de rest van biobased grondstof. De HR Groep levert 50% hergebruikte borden aan de gemeente Almere.

Bijzonder

Dankzij een digitale consultatieronde kregen geïnteresseerde marktpartijen een goed beeld van de wensen en eisen van de MRA. De hier opgehaalde informatie vormde een integraal onderdeel van het verdere aanbestedingsproces. Dit bespaarde veel tijd bij de Nota van Inlichtingen.

Geleerde lessen en tips

• 'Kijk goed om je heen als je naar nieuwe oplossingen zoekt. Soms zijn deze dichterbij dan je denkt.’
• ‘Stel je contract zo op dat contractbeheersing makkelijker wordt. Zet er bijvoorbeeld in wat per contractjaar gerealiseerd moet worden.’
• ‘Ga in gesprek met de markt. Alleen zo ontwikkel je innovatieve oplossingen, zoals biobased borden.’

De MRA is een bestuurlijke samenwerking van 32 gemeentes in Noord-Holland en Flevoland. ‘Dat samenwerken heeft voordelen’, vertelt Jaap Groeneveld, Inkoopadviseur van MRA-deelnemer Zaanstad. ‘Zo heb je gezamenlijk meer kennis en volumevoordeel. Daarnaast ben je als grote partij interessanter voor marktpartijen.’

Marktpartijen spreken

De MRA heeft vijf soorten producten geïdentificeerd die zich goed lenen voor duurzame en circulaire inkoop. Groeneveld: ‘Denk aan beton en kantoorartikelen. Maar ook aan verkeers- en straatnaamborden.’ De MRA had veel vragen over die laatste categorie. ‘Waarom zijn verkeersborden bijvoorbeeld meestal van aluminium? Zijn er ook andere, duurzamere materialen te gebruiken? En voldoen de borden dan nog steeds aan de veiligheidseisen? In onze regionale aanbesteding zochten we antwoorden op dit soort vragen.’
In die aanbesteding voor verkeers- en straatnaamborden ging het de MRA niet alleen om duurzame impact, maar ook om factoren als kosten en haalbaarheid. ‘Over dat alles gingen we het gesprek aan met marktpartijen. Was duurzame impact betaalbaar en haalbaar? Zij gaven ons het vertrouwen dat die combinatie mogelijk was.’

Voorraad benutten

Aanvankelijk wilde de MRA zoveel mogelijk inzetten op ‘biobased’ materiaal: borden gemaakt van biologische en natuurlijke grondstoffen. ‘Maar daarvan weten we nog niet of ze aan al onze gebruiks- en veiligheidseisen voldoen’, aldus Groeneveld. ‘Bovendien beseften we dat er een enorme potentie is voor hergebruik. Zo worden aluminium verkeersborden in de regel na vijftien jaar afgeschreven, terwijl je het materiaal minstens veertig jaar kan gebruiken. Daarom willen we eerst de bestaande voorraad beter benutten, door borden opnieuw te gebruiken.’

De MRA besloot de aanbesteding in tweeën te splitsen. Deel 1 ging over optimaal hergebruik van de bestaande aluminium bordenvoorraad. Bijvoorbeeld door de bestaande voorraden van gemeentes te benutten (denk aan: borden opknappen en opnieuw gebruiken). Of door samenwerking tussen MRA-gemeentes te coördineren (denk aan: zorgen dat gemeentes borden uitwisselen). En deel 2 van de aanbesteding? ‘Daarin vroegen we marktpartijen om ook nieuwe, innovatieve biobased materialen te testen’, zegt Groeneveld. ‘Zo kunnen we daar vertrouwd mee raken.’

Spanning wegnemen

De focus van het project verschoof dus van ‘biobased materiaal’ naar ‘hergebruik’. Het leek de MRA verstandig om die verschuiving in een online marktconsultatie toe te lichten. En om marktpartijen meteen vragen te laten stellen. Groeneveld: ‘Dat zou een hoop tijd en werk schelen bij de Nota van Inlichtingen – voor ons én voor marktpartijen.’
De consultatie verliep goed, zegt de inkoopadviseur. ‘Vaak zijn er na publicatie van een aanbesteding veel vragen van marktpartijen. Dit digitale event gaf ons de gelegenheid om antwoorden te bieden. Onder andere door bepaalde onderdelen van de aanbesteding goed uit te leggen. Bijvoorbeeld hoe we dat precies voor ons zagen: een bedrijf dat de samenwerking tussen gemeentes coördineert.’

Beloftes waarmaken

‘Inschrijvers konden flink wat punten scoren op het duurzaamheidsdeel van hun plan van aanpak’, vertelt Groeneveld. ‘We vroegen ze welke balans ze konden leveren tussen hergebruikte en biobased borden.’ Bij 50 procent hergebruik zou een partij het maximale aantal punten halen. Daar zou de MRA dus al heel tevreden mee zijn. Maar de uiteindelijke winnaar, Via Van Dalen, kwam in zijn offerte uit op een veel hoger percentage. De borden die dit bedrijf plaatst, zullen voor 80 procent hergebruikt zijn en voor 20 procent biobased. ‘Fantastisch natuurlijk’, zegt Groeneveld.

De MRA wil wel de zekerheid dat die belofte wordt waargemaakt. ‘Deze zekerheid hebben we in het contract ingebouwd. Via Van Dalen heeft toegezegd om in het eerste jaar minimaal 10 procent hergebruikte borden te leveren en in het tweede jaar 30 procent. Als dat niet lukt, kunnen we het contract opzeggen. Zo hebben we een stok achter de deur.’

Meer samenwerken

De MRA deed met deze aanbesteding waardevolle ervaring op. ‘We merkten bijvoorbeeld dat je niet alles achter je bureau kunt verzinnen als je iets vernieuwends wilt vinden’, zegt Groeneveld. ‘Je moet op onderzoek uit, bijvoorbeeld door met de markt in gesprek te gaan.’ Daarnaast zou er in zijn optiek meer eenduidigheid in het beleid van gemeentes mogen zijn. ‘Wij kiezen nu voor biobased, daar zien wij toekomst in. Maar stel dat een andere buyer group dan wij weer voor een heel andere oplossing kiest. Dan moeten marktpartijen daar weer met een nieuw antwoord op komen; zonde van hun eerder gedane investeringen. Dat zouden we kunnen voorkomen als gemeentes meer met elkaar praten. Misschien is er dan nóg meer impact mogelijk.’

Wegmarkeringenbedrijf Via Van Dalen

‘We vragen gemeentes early adaptors te worden’

Wegmarkeringenbedrijf Via Van Dalen ontwikkelde in het kader van de duurzame transitie een nieuwe productiewijze voor verkeers- en straatnaamborden. Hiermee kunnen ze verschillende grondstoffen tot borden verwerken. Ook is deze productie dankzij die innovatie goedkoop opschaalbaar. ‘Borden worden wat ons betreft “materiaalonafhankelijk”’, aldus Erwin van Dalen, directeur van Via Van Dalen.

‘Ik zie gemeentes worstelen met duurzaamheid. Ze willen het wel, maar ze weten niet hoe. Ze benaderen de markt vaak op de traditionele manier: puur als inkoper van een product of dienst, als opdrachtgever die alleen eisen stelt, niet zozeer als samenwerkingspartner die samen met de markt een oplossing ontwikkelt. Terwijl juist die samenwerking essentieel is voor een snelle innovatieve transitie.

Risico beperken

‘Gemeentes nemen nu nog vaak een te afwachtende houding aan ten opzichte van innovaties. Ze zeggen: “Ik zie vanzelf wel wat er aan voorstellen en resultaten komt.” Met zo’n passieve houding zal de transitie nog lang duren. Er is zelfs een risico dat bruikbare innovatieve tussenstappen niet gezet worden. Ik snap dat het voor gemeentes nieuw is. Maar marktpartijen maken vaak forse investeringen om deze oplossingen mogelijk te maken. Voor een gezond ondernemersplan zijn early adopters van groot belang.’

Meer produceren

‘Gemeentes mogen van mij kortom best wat pro-actiever worden als het gaat om innovaties. Gelukkig zien wij steeds meer gemeentes die bereid zijn om ons product als pilot in een aanbesteding of proefwijk op te nemen, zoals de MRA. Mede dankzij hun keuze om naast hergebruikte borden óók biobased materiaal in te zetten, komt grootschalig gebruik van deze duurzame oplossing dichterbij.’

Video hergebruik verkeers- en straatnaamborden