Op zoek naar de meest circulaire koffie van Nederland

Hoe vind je een leverancier die samen met jou op zoek gaat naar het beste, meest smaakvolle, duurzame kopje koffie en die ambities als beleving, circulariteit en partnership wil waarmaken? De provincie Fryslân vond de juiste match via Rapid Circular Contracting (RCC). "Ik denk zelfs dat we elkaar anders nooit hadden gevonden." (januari 2019)

Praktijkvoorbeeld MVI

De provincie Friesland zette een aanbesteding in de markt voor koffieautomaten waarbij circulariteit en partnership belangrijke ambities waren. Zij gebruikten hiervoor de methode Rapid Circular Contracting (RCC).

Contractduur

6 jaar

Bijzonder

Kenmerkend aan de methode Rapid Circular Contracting is de intensieve vorm van co-creatie. De opdrachtgever stelt een Programma van Ambities (PvA) op een relatief abstract functioneel niveau in plaats van een uitgewerkt technisch Programma van Eisen (PvE). Leverancier en opdrachtgever ontwikkelen en ontwerpen samen en delen inzichten en dilemma’s met elkaar.

Voordelen

  • Leverancier en opdrachtgever ontwikkelen en ontwerpen samen.
  • Veel ruimte om te komen tot een circulaire oplossing.

Nadelen

  • Kost veel tijd in de voorbereiding bij weinig ervaring met de werkwijze.
  • Niet bij elke aanbesteding toepasbaar.

Fairtrade provincie Fryslân koos ervoor om de traditionele werkwijze los te laten en ambities te formuleren in plaats van technische eisen. Dat was even wennen. "Je gaat een hele andere samenwerking aan. Op de traditionele manier zet je veel meer op papier, teken je de contracten en laat je de automaten plaatsen en dat is het dan. Daar zit je dan vervolgens vier of zes jaar aan vast. Bij RCC ga je een heel proces in. Dat kost je aan de voorkant meer tijd, maar lost aan de achterkant meer op", legt Anna Maria Feijen, facility adviseur bij provincie Fryslân uit.

Drie ambities

"Toen we met de voorbereiding van de aanbesteding van nieuwe koffieautomaten begonnen, kwamen we gezamenlijk uit op een aantal ambities die we nastreven: smaak en beleving, circulariteit en partnership. Voor ons gaan smaak en beleving hand in hand met circulariteit. Maar hoe konden we die ambities zo goed mogelijk in de markt zetten? We zochten een partner die samen met ons de komende zes jaar op zoek zou gaan naar de meest haalbare vorm van circulariteit op alle onderdelen van koffieautomaten."

Co-creatie

De provincie vond de oplossing in Rapid Circular Contracting. Een nieuwe werkwijze, die vooral uitgaat van co-creatie. Dus niet meer alles voorschrijven, maar een partner zoeken die samen met jou ambities wil waarmaken. Er werden vier mogelijke partners uitgenodigd hun ambities te pitchen. "Maas en Peeze kwamen als winnaar uit de bus en zij zijn in oktober 2018 van start gegaan. De samenwerking verloopt heel goed. Ze praten met veel passie en enthousiasme over de ambities die wij op tafel hebben gelegd en het lijkt wel alsof we elkaar al veel langer kennen. Medewerkers van de provincie zijn naar de branderij geweest. Dit smaakpanel heeft koffie geproefd en de panelleden zijn onze ambassadeurs geworden. Maas heeft al meteen een van onze wensen uitgevoerd: we zijn sinds kort op suikerrietbekers overgaan. De meest duurzame beker die er nu op de markt is en die zij via hun co-partner Peeze leveren. Dat is al meteen de eerste winst die deze aanbesteding ons oplevert."

keuzeknoppen smaakpanel circulaire koffie, geef uw mening

"Het is soms eng of spannend om een iets andere werkwijze toe te passen. Maar het levert ook veel op. Natuurlijk kostte het nu veel tijd en zal het ook niet voor elke aanbesteding goed werken. Maar voor een volgende keer weten we wat er moet gebeuren en gaat deze werkwijze veel sneller. Bovendien laat deze werkwijze iedereen in zijn kracht, ook de leverancier. Hij kent de markt, weet wat er wel en niet kan."

Beste oplossing

"Ik was eerlijk gezegd van tevoren wat huiverig voor deze aanpak", zegt Mark Gjaltema, accountmanager New Business bij Maas, die nu de aanschaf en het onderhoud van de drankenautomaten bij de provincie regelt. "Wij kenden RCC uit het verleden, maar toen bracht een aanbesteding uiteindelijk niet wat de aanbestedende partij wenste. Tot ik mij er meer in verdiepte en zag dat co-creatie voor deze uitvraag echt de beste oplossing biedt."

"Bij de traditionele werkwijze moet je het de komende vijf, zes jaar met elkaar doen en mag je afspraken tussendoor niet wijzigen. Dan kun je dus ook niet inspelen op nieuwe vormen van circulariteit, terwijl het naar mijn gevoel 2 voor 12 is als we het over de urgentie van circulaire economie hebben. Dat is volgens mij ook waarom circulair inkopen bij veel aanbestedingen niet van de grond komt; er ligt te veel vast en je kunt niet op de markt inspelen. Nu wel, zoals in het voorbeeld van de net op de markt verschenen suikerrietbeker. Daarnaast zijn we alweer met nieuwe ontwikkelingen bezig. Je kunt meteen op dit soort marktontwikkelingen inspelen."

Programma van ambities

"Normaal gesproken heb je tijdens een aanbesteding te maken met een Programma van Eisen, bij deze werkwijze alleen met een Programma van Ambities", vertelt Gjaltema verder. "Dat is voor zowel de opdrachtgever als de inschrijver een wezenlijk verschil. Je wordt nu niet meteen afgestraft omdat je een lettertje verkeerd leest, maar je bent vanaf het begin partner. Wordt niet geremd door kaders, maar kan werken met mooie ideeën om zoveel mogelijk impact te mogen maken. Die gelijkwaardigheid en dat vertrouwen aan beide kanten werkt heel prettig."

De aanbesteding werd medio 2018 uitgezet en in oktober werd de combinatie Maas en Peeze gekozen. "We moesten op een aantal A4’tjes onze ambities voor de samenwerking uitschrijven en dat borgen met een visie en Plan van Aanpak. Maas heeft meteen al de samenwerking met Peeze gezocht, die de meest duurzame koffie in Nederland maakt, en samen met dat bedrijf de stukken geschreven. Dat heeft inmiddels geleid tot een exclusieve samenwerking. De grote winst is uiteindelijk dat je met partijen om tafel zit die daadwerkelijk niet alleen duurzaam doen, maar ook duurzaam zijn en oprecht willen veranderen. Partijen die echt verschil willen maken; in dit geval met koffie."

Meer informatie

Circulair aanbesteden met de RCC-methodiek
Factsheet circulaire koffie gemeente Enschede