Hoe organiseer ik inlichtingen- of vragenrondes?

U moet als aanbestedende dienst gevraagde Inlichtingen over de procedure uiterlijk 10 dagen voor de uiterlijke termijn van inschrijving te verstrekken mits de inlichtingen tijdig zijn gevraagd. Dit doet u bij nota van inlichtingen. In geval van een versnelde procedure bij de toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling bedraagt deze termijn 4 dagen Geef in de aanbestedingsstukken duidelijk aan tot wanneer u vragen wilt ontvangen en dat het niet tijdig stellen van vragen voor het risico van de inschrijvers komt. Inschrijvers lopen daarmee het risico onvoldoende tijd te hebben om hun inschrijving aan te passen. U kunt er dan voor kiezen de uiterlijke termijn van inschrijving te verlengen. Dit doet u door een kennisgeving van veranderingen of aanvullende informatie via TenderNed.

Vragen stellen via TenderNed

Inmiddels kunnen ondernemers digitaal inschrijven op aanbestedingen via TenderNed (als de aanbestedende dienst daarvoor kiest). Op dat moment is het ook mogelijk om uw vragenrondes digitaal via TenderNed te laten verlopen. U kunt dan ook eenvoudig een nota van inlichtingen publiceren.

Schriftelijke vragenronde(s)

Op basis van de gelijkheid van behandeling van deelnemers aan een aanbestedingsprocedure is vereist dat alle vragen en antwoorden aan alle aanvragers van de aanbestedingsstukken worden gezonden. De aanvragers kunnen op basis van de vragen en antwoorden de inschrijving aanpassen.

Meestal wordt een datum gesteld waarop de vragen binnen moeten zijn en aangegeven wanneer – bij voldoende belangstelling – een informatiedag wordt gehouden of de antwoorden worden toegezonden.

Inlichtingenbijeenkomst

Op een inlichtingenbijeenkomst kunnen alle potentiële inschrijvers ook mondeling vragen stellen. Geef als aanbesteder, ook al worden mondelinge antwoorden gegeven, aan dat de inschrijvers alleen aan de schriftelijke nota van inlichtingen zoals die verzonden zal worden, rechten kunnen ontlenen. Waak ervoor dat een leverancier na afloop van de informatieronde nog informatie uitwisselt met nog aanwezige medewerkers. Spreek van te voren duidelijk af wie welke vragen zal beantwoorden. Mochten mondelinge vragen worden gesteld waarvan u niet zeker bent of uw antwoord aanbestedingstechnisch klopt, geef dan geen antwoord en neem deze vraag mee voor de schriftelijke beantwoording.

In alle gevallen geldt dat de beantwoording van vragen niet mag leiden tot een substantiële wijziging van de specificaties of eisen die gesteld worden aan de leverancier. De antwoorden mogen ook niet leiden tot discriminatie van een product, dienst of leverancier of leiden tot minder transparantie en objectiviteit.