Contracten met ingenieursbureaus

Individuele opdrachten of raamovereenkomst

U kunt voor iedere opdracht opnieuw de markt benaderen. Voordelen hiervan zijn dat u flexibel bent en voor iedere opdracht de best geschikte ingenieursbureaus kunt benaderen. Het is ook mogelijk om een raamovereenkomst (mantelovereenkomst) met één of meerdere opdrachtnemers te sluiten. Een raamovereenkomst heeft voordelen als u met regelmaat opdrachten aan de markt gunt of indien u regelmatig met uw uitvragen boven de Europese aanbestedingsgrens komt.

Bij een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers kunt u via een minicompetitie werken. Met een minicompetitie blijft de concurrentie behouden terwijl u in vergelijking tot een Europese aanbesteding sneller kunnen gunnen.

Samenwerking met andere aanbestedende diensten

U kunt er voor kiezen om als individuele opdrachtgever op te treden, maar u kunt ook actief de samenwerking zoeken met andere aanbestedende diensten. Dit kan tot lagere transactiekosten, zowel bij de leveranciers als bij de aanbestedende dienst leiden, versnelling van de professionalisering geven, tot uniformere opdrachtverlening en werkwijze leiden en uitwisseling van kennis tussen aanbestedende diensten stimuleren. Keerzijde is wel dat het vaak tijd en moeite kost om draagvlak te creëren voor een gezamenlijke aanbesteding en dat voor kleinere bureaus de drempel om in te schrijven hoog kan zijn.

Een voorbeeld hiervan is de gezamenlijke aanbesteding van een landelijke raamovereenkomst van het waterschap Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en Rijkswaterstaat.

Inhuur vs uitbesteden

Bij ingenieursdienstopdrachten moet u [of een aanbesteder] een afweging maken tussen inhuur en uitbesteden. Kenmerkend voor uitbesteden is dat een resultaat of product wordt ingekocht zonder dat de opdrachtgever op de inzet van specifieke capaciteit stuurt. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de geleverde kwaliteit. Werkzaamheden vinden niet altijd op het kantoor van de opdrachtgever plaats. Het risico voor realisatie van het gevraagde product ligt bij de opdrachtnemer. Bij inhuur worden werkzaamheden onder regie van de aanbestedende dienst uitgevoerd. De inhuurkracht heeft een inspanningsverplichting, maar de resultaatverantwoordelijkheid blijft bij de aanbestedende dienst liggen. Ingenieursbureaus geven er de voorkeur aan om op basis van uitbesteding te werken. Voornamelijk omdat ze hun medewerkers en kennis dan optimaal kunnen inzetten voor de realisatie van de producten. Ook kunnen ze zo hun toegevoegde waarde t.o.v. detacheerders beter benutten. Dus uitbesteding heeft de voorkeur indien de aanbestedende dienst het op te leveren resultaat of dient goed kan omschrijven. Indien dit niet het geval is kan inhuur de voorkeur hebben.

Scheiding van belangen

Belangrijk bij het werken met ingenieursbureaus is de scheiding van belangen. Voorkomen dient te worden dat een ingenieursbureau die in de voorbereidende fase aan de zijde van de opdrachtgever is berokken zijn voorkennis te gelde maakt aan opdrachtnemerszijde. Nog weinig aanbestedende diensten hanteren algemene beleidslijnen voor het scheiden van belangen. Een voorbeeld van een organisatie die dit wel geregeld heeft is Rijkswaterstaat. Rijkswaterstaathanteert al sinds 2007 de Nota scheiding van belang waarin richtlijnen en maatregelen staan om belangenverstrengeling te voorkomen. Een aantal aanbestedende diensten heeft deze beleidslijnen overgenomen.

Kwaliteit

Belangrijke afwegingaspect bij ingenieursdiensten is kwaliteit zowel bij de uitvraag en de gunning als bij de uitvoering en controle van de werkzaamheden. Ingenieursbureaus hebben een sterke voorkeur voor gunnen op kwaliteit in plaats van prijs, dus aanbesteden op Beste Prijs Kwaliteit Verhouding met een (zeer) gering gewicht voor de prijscomponent. Bij een raamcontract kan bijvoorbeeld in eerste instantie alleen op kwaliteit gegund worden en kan de aanbesteder pas in de minicompetitie ook een prijscomponent hanteren.